Online vergaderen met tolken – kent u onze tolkcabine al?

Posted on Categories Blog, TolkenTags , , , , ,

Online vergaderen vraagt niet alleen van de deelnemers een grote(re) focus, ook de tolken moeten zich hard(er) concentreren. Tijdens fysieke bijeenkomsten werken tolken daarom vanuit een geluiddichte tolkcabine, die hen helpt om zich toe te leggen op hun kerntaak. Nu vergaderingen vaak online verlopen, werken veel tolken vanuit hun thuiskantoor, met de nodige stoorzenders en afleidingen. Eloquentia mikt steevast op een optimale kwaliteit. Maak daarom kennis met de tolkcabine in ons kantoor.

Continue reading “Online vergaderen met tolken – kent u onze tolkcabine al?”

Online vergaderen met tolken: zo begint u eraan

Posted on Categories Blog, Communicatie, TolkenTags , , , , , ,

Ondertussen bent u hoogstwaarschijnlijk al gewend aan online vergaderen. De kans is groot dat u meerdere malen per week via een videocall afstemt met uw collega’s en dat u ook regelmatig een grotere online vergadering moet bijwonen of organiseren. Maar wat als u binnenkort een meertalige vergadering op de planning hebt staan? Hoe bereidt u die het beste voor? Wij zetten alles even op een rijtje.

Continue reading “Online vergaderen met tolken: zo begint u eraan”

Zoom: dé extra tip voor meer comfort

Posted on Categories Blog, Communicatie, ZakelijkTags , ,

Nu telewerken de norm is geworden en we met zijn allen volop Teamsen en Zoomen, wordt het stilletjes aan tijd dat we werk maken van kwaliteitsvolle online vergaderingen.

Op onze blog vindt u al vele tips om die vergaderingen vlot te laten verlopen: gebruik bekabeld internet, zet de camera aan als u spreekt, enzovoort. Ook elders op het internet vliegen de tips in het rond.

Maar als u Zoom gebruikt, is er misschien toch nog één kleinigheidje waar slechts weinig mensen van op de hoogte zijn. Een vinkje in de instellingen, waarmee uw stem nog net iets natuurlijker klinkt voor uw toehoorders – of dat uw collega’s zijn, klanten of tolken. Zet het vinkje aan en maak indruk bij uw gesprekspartners.

Pssst … de grote truc is om dit ook om te draaien: bezorg de link naar onze video aan de contacten en tolken met wie u online vergadert zodat ook uw vergadercomfort erop vooruit gaat.

Online vergaderen met tolken: zo moet het NIET

Posted on Categories Blog, Tolken, ZakelijkTags , , , , , ,

Stel u voor dat u een belangrijke online vergadering heeft met uw tien filiaalmanagers in West-Europa. Er zijn drie collega’s uit Duitsland, drie uit Frankrijk, twee uit het Verenigd Koninkrijk en eentje uit Nederland. Om de communicatie vlot te laten verlopen, besluit u om voor deze online meertalige vergadering een beroep te doen op tolken. Zo gezegd, zo gedaan. De online vergadering gaat van start om 11.00 uur.

Continue reading “Online vergaderen met tolken: zo moet het NIET”

Tolken: het online avontuur

Posted on Categories Banner, Blog, Communicatie, TolkenTags , , , , ,   Leave a comment on Tolken: het online avontuur

Ongewone tijden vereisen ongewone maatregelen. Dat is de voorbije maanden wel meer dan duidelijk geworden, niet? Zo werden we met een lockdown van verschillende weken geconfronteerd. Tot op vandaag is aanhoudende voorzichtigheid geboden om te voorkomen dat het coronavirus vrij spel zou krijgen.

Dit alles heeft verregaande gevolgen op vele vlakken, waarvan we de draagwijdte gaandeweg hebben ervaren (en wellicht nog verder zullen ondervinden). Geen enkele sector bleef buiten schot.

Van meet af aan was het voor professionele tolken overduidelijk dat de “oude” vergadercultuur danig door elkaar geschud werd. Bedrijven die hun activiteiten konden en/of moesten verderzetten, zochten meteen naar werkbare alternatieven.

Als tolkenagentschap bleef Déesse niet met gekruiste armen toekijken. We timmerden meteen aan oplossingen voor onze klanten. Omdat we onder andere tolkdiensten verlenen aan bedrijven in de zogenaamde “essentiële” sectoren, zagen we ons verplicht om heel snel te schakelen.

Nu zou u kunnen denken dat eenvoudigweg een online vergadertool invoeren meteen de volledige oplossing is, ook voor meertalig overleg. Niets is minder waar. De doorsnee vergadertool heeft namelijk maar één audiokanaal. Wil u tolken toevoegen aan de vergadering, dan bieden de meeste omgevingen niet de nodige extra audiokanalen voor simultaantolken. Bij simultaantolken spreken de spreker en de tolk namelijk ongeveer gelijktijdig. Deze vorm van tolken heet niet voor niets “simultaan” tolken. Daarvoor heb je dus simultaan een kanaal nodig voor de spreker én per taal waarin wordt getolkt. Hoe los je dat op?

Opties

Er zijn drie mogelijkheden.

  • Oplossing 1: we tolken consecutief in plaats van simultaan: de spreker is enkele minuten aan het woord terwijl de tolk noteert, waarna de tolk in de andere taal herhaalt wat de spreker heeft gezegd. Het voordeel: één audiokanaal volstaat. Het kan dus in eender welke online vergaderomgeving. Maar het heeft ook een aantal nadelen:
    • Consecutief tolken is enkel haalbaar als er maar twee talen zijn (bv. Nederlands en Frans).
    • Consecutief tolken verdubbelt de vergadertijd. De tolk heeft namelijk evenveel tijd nodig als de spreker om alles gezegd te krijgen, en start pas wanneer de spreker even pauzeert.
    • De presentaties en het overleg zijn minder dynamisch.

Bij Déesse hebben we met deze oplossing gewerkt voor één van onze klanten. Meteen bleek dat voor het sociaal overleg (ondernemingsraad, cpbw, syndicale delegatie) de beperkte dynamiek van de gesprekken een struikelblok vormde. Consecutief tolken werkt wel, maar vraagt veel meer tijd.

  • Oplossing 2: de tolken kunnen worden beluisterd via een apparte app. De tolken zelf luisteren dus naar de vergadering in de tool van de klant (bv. Microsoft Teams) en tolken simultaan, maar dan wel in een andere app, waar de anderstalige toehoorders op kunnen afstemmen – en liefst nog op een ander toestel dan het toestel waarmee ze naar de originele vergadering kijken. Het evidente voordeel: de tolken werken simultaan. Zo beïnvloeden ze noch de duur, noch de dynamiek van de online vergadering. Toch zijn er ook hier nadelen:
    • Zowel de tolken als de anderstalige toehoorders moeten goochelen met twee applicaties – idealiter ook met twee aparte toestellen.
    • De kans dat er zich technische problemen voordoen, wordt verdubbeld, omdat twee tools gelijktijdig vlekkeloos moeten werken.
    • Als u de beschrijving hierboven leest, dan merkt u onmiddellijk dat dit een vrij complexe oplossing is, die eigenlijk indruist tegen de missie van Déesse, namelijk om u meertaligheid aan te bieden met het comfort van eentaligheid.

Bij Déesse hebben we voor een andere klant met deze oplossing gewerkt. We weten intussen dat het van groot belang is dat de deelnemers niet alleen met de vergadertool eigen aan hun organisatie volledig werkklaar zijn, maar ook met de tool waarop de vertolking aangeboden wordt. Voor sommigen is dat jammer genoeg een brug te ver, en terecht. Als je vergadert, wil je je kunnen concentreren op de inhoud en niet op de techniek.

  • Oplossing 3: vergadering én simultaanvertolking verlopen via één en hetzelfde platform. Dit is de meest comfortabele oplossing. Tenzij u sowieso al Zoom gebruikt, betekent zo’n platform wel dat u vergadert in een andere tool dan u gewend bent, maar die is niet noodzakelijk complex(er). Het voordeel ligt voor de hand: simultaanvertolking binnen dezelfde omgeving als de vergadering zelf. De enige nadelen die hieraan verbonden zijn:
    • De deelnemers moeten (misschien) leren werken in een nieuwe tool, dus er is een (beperkte) leercurve.
    • Deze oplossing houdt extra kosten in omdat u een nieuw platform moet huren, tenzij u al over een Business-account beschikt bij Zoom.

Nóg professioneler

Zoals u ziet, is Déesse de voorbije maanden de uitdaging aangegaan om de voor- en nadelen van deze drie oplossingen in kaart te brengen, zodat we onze klanten hierin onderbouwd advies kunnen geven en de juiste oplossing aanbieden. Maar er is meer! Het thuiskantoor van de tolken vormt bij dit alles immers een bijkomende uitdaging.

De meeste tolken hebben ondertussen geïnvesteerd in een degelijke computer en headset, maar een thuiskantoor geeft je noch de geluidskwaliteit, noch het comfort van een professionele cabine. Thuis raak je sneller afgeleid, wat je prestatie kan verstoren: de buurman verbouwt zijn badkamer, een hond blaft, een vrachtwagen levert grind, een vriendelijke PostNL-medewerker brengt je het kleinood dat je gisteren bestelde…

Die storende elementen kun je moeilijk voorkomen of verhelpen. Tenzij… je natuurlijk op kantoor over een professionele cabine beschikt, met technische ondersteuning en een onthaal. Intussen is die professionele cabine met het benodigde back-upmateriaal bij Déesse een realiteit. Onze tolken zijn dus helemaal klaar om de online uitdagingen aan te gaan die u ons als klant wil toevertrouwen, vanuit een uiterst professionele omgeving.

Cabine op het kantoor van Déesse

De ervaring van de voorbije maanden heeft ons geleerd dat een degelijke, technische voorbereiding van een online vergadering met tolken een troef is om alles vlot te laten verlopen. Laten we ons dus samen buigen over uw vraag, de (technische) mogelijkheden en de verwachtingen die u heeft, en de best mogelijke oplossing uitwerken voor uw online vergaderingen. Met of zonder coronamaatregelen, u kunt op onze professionele diensten rekenen. Het online vergaderen in meerdere talen wordt wellicht een vaste waarde binnen uw vergadercultuur.

Meertaligheid bieden met het comfort van eentaligheid, daar staan we voor.

Contacteer gerust Sébastien: 0472 76 54 55 – sebastien@eloquentia.biz.