Meertalige hybride evenementen: een kluwen dat wij voor u ontwarren

In een vorig blogartikel stonden we stil bij het ondertitelen van video’s in de context van marketingcommunicatie. Uiteraard is dat niet de enige context die meer en meer gebruik maakt van video’s. Ook in het uitwisselen van kennis steunen lesgevers, sprekers en organisatoren steeds vaker op opgenomen materiaal. Daarbij stellen we in deze post-coronaperiode vast dat hybride vormen van conferenties, studiedagen en lessen aan belang winnen. Combineer dit met een meertalig doelpubliek en dit wordt algauw een kluwen van technologische en taalkundige uitdagingen. Plant u de organisatie van een dergelijk evenement, dan doet u er goed aan om een professionele partner onder de arm te nemen die samen met u alles in goede banen leidt. Eloquentia staat voor u klaar.

Grenzeloze mogelijkheden indien degelijk voorbereid

Met de huidige moderne technologieën kunnen we heel veel. Uiteraard hangt er ook aan elke oplossing een prijskaartje. Het is dus nuttig maar ook budgettair interessant om uw meertalig event grondig door te nemen met een specialist ter zake. We bekijken samen met u welke faciliteiten u precies nodig heeft:

• Wie neemt er allemaal het woord? Gaat het enkel om mensen die aanwezig zijn op locatie, of ook om mensen die online het evenement leiden en/of volgen?
• Van en naar welke talen moet er getolkt worden?
• Wie heeft vertolking nodig? Zijn die mensen fysiek of online aanwezig, of beide?
• Wordt er videomateriaal vertoond? Kan dat vooraf ondertiteld worden? Moet het getolkt worden?
• Hebt u een interactief stemsysteem nodig?
• …

Een professionele partner

We bekijken samen met u in detail hoe uw evenement eruit zal zien en welke ondersteuning wij daarbij kunnen bieden. We overlopen mogelijke scenario’s en hoe we daarmee kunnen omgaan. Een tip: contacteer ons zo snel mogelijk, zodat we van bij het begin mee kunnen denken. Het voorkomt onaangename verrassingen, zoals dubbel werk, onaangepaste technologie, een onaangepaste locatie, enzovoort. We stellen graag alles in het werk om van uw evenement een succes te maken. Contacteer ons vandaag nog via info@eloquentia.biz.

Het bericht Het kluwen van een meertalig hybride evenement ontward verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Geschreven

Dit moet je voor de gein echt eens testen: typ in het Google-zoekvenster “Why is Google Translate”. Het zal automatisch aangevuld worden met voorstellen als “so bad”, “inaccurate”. Probeer het dan eens met DeepL: “Why is DeepL”. Je krijgt nu veeleer “so good”, “better than google”. DeepL heeft duidelijk een betere reputatie dan Google Translate. Terecht? Wel, door een beroep te doen op neurale machinevertaling zodra het de resultaten van statistische machinevertaling overtroefde, gecombineerd met de nodige hardware (supercomputer) voor de verwerking van massaal veel gegevens, overtrof de performantie van DeepL van bij de start zijn concurrenten. En dat wordt geapprecieerd. Cijfers geven aan dat de website van DeepL heel druk bezocht is: volgens Alexa staat hij op de 146^e plaats van meest bezochte websites. Terwijl het bedrijf aanvankelijk zijn inkomen uit advertenties haalde, heeft het intussen een stevige B2B-positie veroverd met klanten zoals onder andere Deutsche Bahn, Roche, Fujitsu, Axa, Best Buy, Nokia, Rakuten, Siemens en Elsevier. De functionaliteit om eigen terminologie toe te voegen aan het systeem, speelt hierbij o.a. voor een klant als Deutsche Bank een belangrijke rol. Kortom, dit ambitieuze bedrijf zal ons wellicht nog verrassen, al is het doorgaans discreet over zijn plannen. De nieuwe missie licht een tipje van de sluier: to become Europe’s leading AI company. To be continued…

Gesproken

Door de wereldwijde pandemie hebben heel wat online vergaderplatformen nieuwe mogelijkheden ontwikkeld, onder andere in verband met meertalige vergaderingen en de noodzaak om die te tolken. Zo maakte Zoom recent bekend dat het sleutelt aan een speech-to-text-benadering om ondertiteling en vertaling aan te bieden op zijn platform. Met Translatotron kondigt Google dan weer eerder speech-to-speech vertaling aan. Beide systemen moeten natuurlijk wel nog meer horden nemen dan een zuiver geschreven DeepL: naast de uitdaging om de correcte vertaling tevoorschijn te toveren, moeten deze systemen ook nog de gesproken tekst correct “begrijpen”. En bij Zoom moet die, na vertaling, ook nog eens correct mondeling worden weergegeven. Technische hoogstandjes, zeg maar. Het niveau van betrouwbaarheid zal nog moeten worden getest.

Wat moeten we dan aan met al deze nieuwe ontwikkelingen? Wel, bij Eloquentia volgen we ze op de voet om te zien vanaf wanneer we ze op welke manier zouden kunnen inzetten. Vooralsnog zijn we niet overtuigd van het nut van deze middelen voor onze activiteit. De omzetting van gesproken taal staat nog mijlenver van goede resultaten. De omzetting van schriftelijke taal staat wel al veel verder, maar zelfs een tool als DeepL, die als uitstekend wordt beschouwd, maakt zodanig veel geniepige fouten die een menselijke revisor recht moet zetten, dat hij zelfs nog geen productiviteitswinst kan opleveren als je mikt op uitmuntende kwaliteit.

Het bericht Mens of machine verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Sinds het begin van de pandemie publiceerden we op onze blog maar liefst tien artikels die op de één of andere manier het onderwerp “online vergaderen (met simultaantolken)” aansneden. In tijden van lockdown en sociale distantiëring zochten wij net zoals velen immers naar online oplossingen om een zekere continuïteit in onze business te garanderen.

Leerlessen uit anderhalf jaar beperkende maatregelen

Het Eloquentia-team heeft van bij de start van de beperkende maatregelen heel sterk een beroep kunnen doen op de natuurlijke ervaring die we hebben met telewerken. Voor ons was dat namelijk precorona al de norm. Toch heeft de invoering van de coronamaatregelen ons stevig uitgedaagd.

Veerkracht

Hoeft het nog gezegd, eigenlijk? Zowat iedereen heeft in het werkveld getuigd van veerkracht. Plots werden we geconfronteerd met een ongeziene context, maar heel snel werd er met oplossingen geëxperimenteerd die gaandeweg konden worden verfijnd.

Digitale geletterdheid

Bij de razendsnelle overgang van de “echte” wereld naar een afstandswereld met veel meer of enkel nog online ontmoetingen, speelde de uitrusting vanzelfsprekend een cruciale rol: beschikten alle deelnemers over een laptop, liefst met bijhorende headset met micro voor meer comfort, voldeed de beschikbare internetverbinding, was de nodige software geïnstalleerd? Maar ook de digitale geletterdheid was van belang: de één kon al sneller schakelen naar de afstandsrealiteit dan de ander.

Binnen het sociaal overleg stelden we vast hoe de sociale partners waar nodig in versneld tempo uitgerust werden met een laptop en/of smartphone en er de mogelijkheden van verkenden. Ook al gooide de techniek wel eens roet in het eten, het overleg hield stand. Voor online ondersteuning met consecutief of simultaantolken konden onze klanten op ons rekenen.

Nu die middelen en ervaring een feit zijn, zal de toekomst uitwijzen hoe die in een normalere context optimaal kunnen worden ingezet.

Opnieuw on-site vergaderen

De versoepelingen van de voorbije weken laten weer toe om on-site of op locatie te vergaderen. Gevoelige of ingewikkelde materie werd wel eens uitgesteld tot dit langverwachte moment, en terecht. Dergelijke besprekingen zouden op afstand te moeizaam verlopen en nog meer te lijden hebben onder de eventuele technische storingen van een online vergadering.

Een bijeenkomst in levende lijve geeft bovendien ruimte aan informele contacten. Het canvas van menselijke interacties tussen de sociale partners kan weer versterkt worden rond een kopje koffie of thee en aan de lunchtafel. Het haalt meer dan eens de druk van de ketel, zeker wanneer de gemoederen hoog oplopen.

Blik op morgen

We stellen vast dat heel wat bedrijven het online vergaderen even voor bekeken willen houden. Voorlopig lijkt het on-site vergaderen stevig in het voordeel. Toch moeten we het kind niet met het badwater weggooien. Nieuwe, hybride formules kunnen uitgewerkt worden waarbij het beste van beide benaderingen voluit wordt benut. Daarbij moeten tal van parameters afgewogen worden: het overleg zelf (thema, duur, frequentie), de deelnemers (hoeveel, van waar komen ze, andere taken en afspraken) en de locatie.

Wat ook de noden zijn, we maken ons sterk dat we voor elke formule de gepaste omkadering kunnen bieden. Wij kijken er alvast naar uit om samen met onze klanten de beste formule uit te werken voor elke gelegenheid. Contacteer ons gerust indien u met ons de juiste mix op punt wil zetten voor uw meertalig sociaal overleg.

Het bericht Terug naar “normaal”? verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Kortom: niemand ontsnapte eraan. We merkten zo ook dat onze klanten creativiteit aan de dag hebben moeten leggen om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. En ook u heeft ongetwijfeld het hoofd moeten bieden aan enkele (stevige) uitdagingen.

Nu we stilaan evolueren naar een soort post-coronatijdperk, richten we onze blik op de toekomst en stellen we ons de volgende vraag: hoe kunnen we blijven inspelen op de noden van onze klanten? Wat vormt hun volgende uitdaging? Aangezien wij ons specialiseren in HR en sociaal overleg, nodigen we u uit om even stil te staan bij de volgende vraag: welke ambitie koestert u voor uw sociaal overleg na corona? En welke vorm van sociaal overleg past daar het beste bij?

Kiest u ervoor om opnieuw volledig fysiek te vergaderen, gaat u volledig digitaal verder of zoekt u een hybride oplossing? Dit laatste kan betekenen dat deelnemers aan vergaderingen deels fysiek en deels digitaal aanwezig zijn, maar ook dat sommige vergaderingen fysiek en andere digitaal worden georganiseerd, al dan niet volgens een vooropgesteld stramien.

De uitdaging van meertalig sociaal overleg blijft onveranderd: een goede verstandhouding tussen werkgever en werknemers bevorderen, waarbij de kernthema’s van elk sociaaloverlegorgaan grondig kunnen worden besproken. In onze ervaring maken tolken een verschil om dit zo soepel en dynamisch mogelijk te laten verlopen, zowel fysiek als digitaal.

Uiteraard bekijken we graag voor u hoe we u kunnen ontzorgen, rekening houdend met de vorm die uw sociaal overleg aanneemt.

De belangrijkste vraag wordt dus: hoe ziet u het meertalige sociaal overleg binnen uw organisatie post-corona? We zijn benieuwd naar de uitdagingen die u morgen in dit kader wil aangaan en staan voor u klaar om u professioneel advies te geven bij de taalkundige omkadering ervan.

Het bericht Meertalig sociaal overleg in de toekomst: hoe ziet dat eruit? verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Uit een recente studie van Camille Collard en Marta Bujan blijkt dat maar liefst 83% van de tolken online tolken moeilijker vindt dan “fysiek” tolken. Voor 67% zijn de werkomstandigheden slechter dan voor corona. Het is dan ook niet verwonderlijk dat 56% verkiest om in een speciale hub of studio, zeg maar, een kantoor met cabines, te tolken. Sinds vorig jaar hebben wij ook zo’n cabine bij ons op kantoor staan. We zetten de voordelen ervan op een rijtje.

Een van de grootste voordelen is isolatie. Zoals u wellicht zelf gemerkt hebt tijdens een online vergadering, zorgen geluiden rondom u voor afleiding. Een vaatwasmachine die op de achtergrond draait, een hond die ligt te snurken, verkeer op de achtergrond, uw partner die ook thuis werkt en die even moet telefoneren… Een tolkcabine is zo ingericht dat u amper omgevingsgeluiden hoort. Dat zorgt ervoor dat de tolken de stemmen van de deelnemers aan de online vergadering zo goed mogelijk horen. Daardoor kunnen zij vlot en foutloos tolken.

Daarnaast werken wij in onze tolkcabine met externe USB-microfoons. Daardoor horen de deelnemers aan de online vergadering onze tolken beter. Combineer dat met de geluidsdichte omgeving waarin de tolken zitten en u verkrijgt optimaal stemgeluid zonder storende achtergrondgeluiden. Wist u trouwens dat u geleidelijk aan doof wordt door vaak blootgesteld te worden aan het “arme” geluid van de doorsnee laptopmicrofoon? Die microfoons (en bepaalde vergaderprogramma’s) filteren bepaalde frequenties uit het natuurlijke stemgeluid, om bandbreedte te besparen of gewoonweg omdat ze van te slechte kwaliteit zijn om die frequenties op te pikken. Hoe minder vaak je aan die frequenties wordt blootgesteld, hoe minder frequenties je oren geleidelijk aan kunnen detecteren. Iets om over na te denken als u preventieadviseur bent.

Ik hoor u nu denken: zo’n geluidsdichte tolkcabine, dat zal hoogstwaarschijnlijk wel ergens in een donker hoekje verstopt zitten. Niets is minder waar. Onze cabine staat gewoon in ons kantoor en is naast technisch ook gezellig ingericht, met natuurlijk daglicht. Geen saaie en muffige boel dus voor onze tolken, maar wel een aangename werkomgeving die aandacht schenkt aan het welzijn van onze collega’s, zodat u als klant keer op keer een optimale kwaliteit kan verwachten.

Zoals u ziet is Eloquentia gewapend voor de toekomst van het online vergaderen met tolken. Bent u tolk en wilt u graag gebruik maken van onze tolkcabine? Of bent u op zoek naar tolken voor uw online vergadering? Contacteer ons en wij bezorgen u een vrijblijvende offerte.

Het bericht Online vergaderen met tolken – kent u onze tolkcabine al? verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

1 Ken uw deelnemers

Als organisator van de vergadering moet u zowel weten wie op de online vergadering verwacht wordt als wie er zal spreken. Gaat het om een presentatie waarbij er voornamelijk éénrichtingsverkeer is van de spreker naar de toehoorders of gaat het om een interactieve meeting waarbij heel wat mensen aan het woord komen? Bij een meertalige online vergadering is het ook van belang dat u goed weet welke talen de sprekers en de toehoorders spreken. Maak als eerste stap dan ook een lijstje met de sprekers en de verschillende talen.

2 Schakel tolken in

Eens u weet hoeveel talen er gesproken zullen worden, weet u ook hoeveel tolken u moet inschakelen. Wij leggen in dit artikel uit hoe u dat te weten kunt komen. Neem contact op met een tolkbureau en bespreek samen met hen uw situatie. Zo zijn de tolken van in het begin mee met het opzet en kunnen ze met u meedenken.

3 Kies de juiste online vergadertool

De meeste bedrijven vergaderen online via Microsoft Teams, Skype, Zoom of Google Meet. De meeste “bekendere” of “doorsnee” vergadertools zijn evenwel niet specifiek voor simultaan tolken gemaakt, in tegenstelling tot bijvoorbeeld QuaQua. Van die gangbare online vergadertools is Zoom de enige die wel de mogelijkheid biedt om simultaan te tolken. Die tool staat namelijk toe om met meerdere audiokanalen te werken, waardoor er een apart kanaal is voor de spreker(s) en voor de tolk(en). Meer uitleg over online simultaan tolken kunt u vinden in dit artikel.

4 Bezorg de agenda en/of presentatie aan de tolken

Om het tolken vlot te laten verlopen, is het handig dat u de presentatie of de agenda van de online vergadering op voorhand aan de tolken bezorgt. Zo kunnen zij zich optimaal voorbereiden.

5 Zorg voor een aangename vergaderomgeving

Online vergaderen kan helaas heel wat ongemakken met zich meebrengen: een slechte verbinding, storend achtergrondlawaai, problemen met de microfoon of het scherm… Wij gaven eerder al handige tips voor uw online vergadering met tolken en vertelden u waar u zoal op moet letten. Daarnaast kunt u hier lezen hoe een online vergadering met tolken helemaal de mist in kan gaan. Om onze klanten uitstekende kwaliteit te garanderen, bouwden wij op kantoor een eigen tolkcabine voor onze online opdrachten.

Wij zijn ervan overtuigd dat u met deze tips een geslaagde online meertalige vergadering met tolken tegemoet gaat. Onze tolken staan met veel plezier voor u klaar. Neem contact met ons op voor het nodige advies en een correcte offerte.

Het bericht Online vergaderen met tolken: zo begint u eraan verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Test op voorhand of iedereen u goed kan horen

Niets is zo vervelend als een verbinding die af en toe wegvalt of iemand die helemaal vanuit de verte klinkt. Dat is niet aangenaam voor de toehoorders én dat bemoeilijkt het tolken. Tijdens een fysieke vergadering zitten de tolken ofwel in een gespecialiseerde cabine, ofwel kunnen ze vrij rondlopen in de zaal om de spreker beter te horen. Nu hangen ze voor honderd procent af van het online geluid. Een goede microfoon mag dus zeker niet ontbreken.

Spreek niet te snel

Bent u aan het woord, spreek dan niet te snel. Op die manier kunnen zowel alle toehoorders als de tolken de boodschap goed opnemen. Door niet te snel te spreken, komt uw boodschap beter over, zelfs als er heel kleine onderbrekingen of storingen zijn op de verbinding. Las ook voldoende rust- en adempauzes in uw betoog in. Dat maakt het voor de tolken gemakkelijker om de boodschap duidelijk over te brengen.

Schakel niet te snel over naar de volgende slide

Net als bij het spreken, raden we ook aan om na iedere slide van uw presentatie even te pauzeren. De boodschap van de tolken heeft namelijk altijd enkele seconden vertraging. Het is voor de toehoorders met een andere moedertaal dan aangenaam om toch nog de juiste slide voor zich te hebben terwijl ze de uitleg krijgen.

Lees de reacties en vragen in de chat voor

Tolken focussen zich enkel en alleen op de mondelinge boodschap. Dat is al een hele klus: luisteren, vertalen en spreken tegelijkertijd. Wil u inspelen op een vraag of reactie in de chat, lees die dan luidop voor vooraleer u antwoordt. Ook voor mensen die de chat niet meteen volgen, is dit aangenaam. Zo gaat er niets van de boodschap verloren.

Vervul de rol van de tolk niet

Wie zich uit de slag kan trekken in verschillende talen, is vaak geneigd om te antwoorden in de taal waarin de vraag gesteld werd. We raden u echter aan om zoveel mogelijk bij uw eigen moedertaal te blijven. U drukt zich dan namelijk vlotter uit en er gaat niets van de boodschap noch van de nuance verloren. Vertrouw voor de andere talen op de tolken. Zij zijn gespecialiseerd in het overbrengen van de correcte boodschap. Wil u om diplomatische redenen toch af en toe in een andere taal spreken, wissel dan niet om de haverklap van taal.

Vergadert u binnenkort online met deelnemers met verschillende moedertalen? Schakel dan tijdig tolken in. Eloquentia heeft al een ruime ervaring met online vergaderen met tolken. We bezorgen u dan ook met veel plezier het nodige advies en een correcte offerte.

Het bericht Online vergaderen met tolken: hier moet u op letten verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Oei, het loopt meteen al mis. Na uw introductie slaagt uw Engelse collega er niet in om zijn presentatie te delen. U probeert het via de instellingen te regelen, maar dat lukt niet meteen. Gelukkig schieten uw collega’s te hulp! Helaas spreekt iedereen door elkaar, waardoor u niets van hun goedbedoelde adviezen begrijpt. De tolken weten ook niet aan wie ze nu precies voorrang moeten geven… Na tien minuten prutsen is het dan uiteindelijk gelukt: de presentatie is door iedereen te zien!

Uw Engelse collega presenteert gedurende een kwartiertje en geeft dan het woord aan een andere collega. Helaas gebruikt zij geen hoofdtelefoon met ingebouwde microfoon, waardoor er op de achtergrond een echo klinkt. Dat bevordert de (meertalige) communicatie natuurlijk niet… Gelukkig duurt haar toelichting niet te lang en schakelen we over naar de collega’s in Frankrijk.

Die dame heeft echter al de hele vergadering problemen met de wifi. Ze valt soms weg, of het beeld bevriest. Daardoor moet ze haar uitleg vaak herhalen, wat de meeting vertraagt. Ze besluit dan maar om haar uitleg deels in het chatvenster te typen. Alleen concentreren de tolken zich op het gesproken woord en kunnen de chat niet mee vertalen. Haar boodschap wordt dus niet helemaal in de andere talen omgezet. Of iedereen de volledige boodschap meegekregen heeft, is niet helemaal duidelijk, maar jullie timing is strak. Op dus naar een Duitse collega!

De filiaalmanager uit Berlijn heeft besloten om het nuttige aan het aangename te koppelen: terwijl hij vergadert, maakt hij een korte wandeling in de buurt. Lekker gezond, niet? Hij heeft zijn oortjes in, dus hij hoort alles prima. U hoort hem echter niet goed omdat de microfoon te ver van zijn mond verwijderd is en de hele tijd langs zijn sjaal wrijft. Daarnaast hoort u ook alle storende achtergrondgeluiden, zoals auto’s en spelende kinderen. Uw collega besluit zo snel mogelijk naar huis terug te keren en stelt voor om eerst het woord aan uw Nederlandse collega te geven.

Na een korte discussie met hem, merkt u op dat het al 12.30 uur is. Tijd dus om uw boterhammen op te eten! U vergeet echter uw microfoon af te zetten, waardoor uw collega’s kunnen ‘genieten’ van uw eetgeluiden. U wordt al snel op de vingers getikt en excuseert zich. U grapt nog dat die externe microfoon blijkbaar zeer goed zijn werk doet. De vergadering verloopt verder zonder problemen en om 13.00 uur zit u alweer klaar voor een volgende vergadering.

Voordat u inlogt, noteert u toch even dat u wil evalueren hoe uw online vergaderingen in de toekomst vlotter kunnen verlopen…

Wel, in ons vorige artikel leest u alvast nuttige tips voor een online vergadering met tolken.

Geïnteresseerd in extra advies? Aarzel niet om tijdig contact met ons op te nemen om de aanpak van uw volgende (online) vergadering met tolken te bespreken, voor een vlot verloop voor u en uw collega’s.

Het bericht Online vergaderen met tolken: zo moet het NIET verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

1) Surf niet op wifi

Volg de vergadering indien mogelijk niet via wifi maar plug de internetkabel in. Vaak is bekabeld internet stabieler dan wifi. Zo voorkomt u dat u middenin uw vergadering plots wegvalt en daardoor belangrijke delen van de vergadering mist.

2) Gebruik een USB-micro

Heel wat mensen gebruiken de ingebouwde microfoon van hun laptop, maar dat geeft vaak een slechte geluidskwaliteit. Investeer daarom in een USB-microfoon of in een hoofdtelefoon met ingebouwde microfoon. Bij die laatste optie hebben andere deelnemers ook minder last van de omgevingsgeluiden in uw buurt. Het zorgt er ook voor dat de tolken u beter begrijpen en dus beter te werk kunnen gaan.

3) Zet slechts één vergaderprogramma open

Normaal gezien volgt u geen twee vergaderingen tegelijkertijd. Sluit daarom andere vergaderprogramma’s af. Combineren is meestal een slecht idee, omdat sommige vergaderprogramma’s als het ware uw microfoon en camera ‘kapen’. Vergadert u bijvoorbeeld via Zoom? Sluit dan Teams af.

4) Test tijdig en voorkom stress

Test op voorhand goed of alles (microfoon, camera, presentatie, scherm delen …) werkt. Eigenlijk net als bij een gewone presentatie. Zeker wanneer u een voor u onbekend platform dient te gebruiken. Doe dit ook wanneer u niet zelf presenteert. Vaak staat een online vergaderruimte 5 à 10 minuten, soms zelfs een uur op voorhand open. Log dan al in om te zien of alles werkt, zodat u klaar bent wanneer de presentatie start. Wil u extra zekerheid? Test dan het platform een paar dagen voor de feitelijke vergadering.

5) Zet uw camera aan als u actief wil deelnemen

Om bandbreedte te sparen, zetten heel wat mensen hun camera uit. Wanneer u echter actief wil deelnemen aan een vergadering, is het beter om uw camera aan te zetten. De anderen zien dan uw lichaamstaal, kunnen gesprekken gemakkelijker volgen én het maakt het tolken eenvoudiger. Let ook op uw microfoon: zet die uit wanneer u niet spreekt. Zo vermijdt u storende achtergrondgeluiden voor anderen. Vergeet die uiteraard niet weer aan te zetten wanneer u het woord neemt. Kortom: als u spreekt, micro en camera aan. Als u enkel volgt, micro en camera uit. Simpel, niet?

Hebt u binnenkort een online vergadering met anderstaligen? Reserveer dan tijdig uw tolken zodat iedereen de vergadering in zijn/haar moedertaal kan volgen. De tolken van Eloquentia staan voor u klaar.

Het bericht Online vergaderen met tolken – 5 tips verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Dit alles heeft verregaande gevolgen op vele vlakken, waarvan we de draagwijdte gaandeweg hebben ervaren (en wellicht nog verder zullen ondervinden). Geen enkele sector bleef buiten schot.

Van meet af aan was het voor professionele tolken overduidelijk dat de “oude” vergadercultuur danig door elkaar geschud werd. Bedrijven die hun activiteiten konden en/of moesten verderzetten, zochten meteen naar werkbare alternatieven.

Als tolkenagentschap bleef Déesse niet met gekruiste armen toekijken. We timmerden meteen aan oplossingen voor onze klanten. Omdat we onder andere tolkdiensten verlenen aan bedrijven in de zogenaamde “essentiële” sectoren, zagen we ons verplicht om heel snel te schakelen.

Nu zou u kunnen denken dat eenvoudigweg een online vergadertool invoeren meteen de volledige oplossing is, ook voor meertalig overleg. Niets is minder waar. De doorsnee vergadertool heeft namelijk maar één audiokanaal. Wil u tolken toevoegen aan de vergadering, dan bieden de meeste omgevingen niet de nodige extra audiokanalen voor simultaantolken. Bij simultaantolken spreken de spreker en de tolk namelijk ongeveer gelijktijdig. Deze vorm van tolken heet niet voor niets “simultaan” tolken. Daarvoor heb je dus simultaan een kanaal nodig voor de spreker én per taal waarin wordt getolkt. Hoe los je dat op?

Opties

Er zijn drie mogelijkheden.

• Oplossing 1: we tolken consecutief in plaats van simultaan: de spreker is enkele minuten aan het woord terwijl de tolk noteert, waarna de tolk in de andere taal herhaalt wat de spreker heeft gezegd. Het voordeel: één audiokanaal volstaat. Het kan dus in eender welke online vergaderomgeving. Maar het heeft ook een aantal nadelen:
  • Consecutief tolken is enkel haalbaar als er maar twee talen zijn (bv. Nederlands en Frans).
  • Consecutief tolken verdubbelt de vergadertijd. De tolk heeft namelijk evenveel tijd nodig als de spreker om alles gezegd te krijgen, en start pas wanneer de spreker even pauzeert.
  • De presentaties en het overleg zijn minder dynamisch.

Bij Déesse hebben we met deze oplossing gewerkt voor één van onze klanten. Meteen bleek dat voor het sociaal overleg (ondernemingsraad, cpbw, syndicale delegatie) de beperkte dynamiek van de gesprekken een struikelblok vormde. Consecutief tolken werkt wel, maar vraagt veel meer tijd.

• Oplossing 2: de tolken kunnen worden beluisterd via een apparte app. De tolken zelf luisteren dus naar de vergadering in de tool van de klant (bv. Microsoft Teams) en tolken simultaan, maar dan wel in een andere app, waar de anderstalige toehoorders op kunnen afstemmen – en liefst nog op een ander toestel dan het toestel waarmee ze naar de originele vergadering kijken. Het evidente voordeel: de tolken werken simultaan. Zo beïnvloeden ze noch de duur, noch de dynamiek van de online vergadering. Toch zijn er ook hier nadelen:
  • Zowel de tolken als de anderstalige toehoorders moeten goochelen met twee applicaties – idealiter ook met twee aparte toestellen.
  • De kans dat er zich technische problemen voordoen, wordt verdubbeld, omdat twee tools gelijktijdig vlekkeloos moeten werken.
  • Als u de beschrijving hierboven leest, dan merkt u onmiddellijk dat dit een vrij complexe oplossing is, die eigenlijk indruist tegen de missie van Déesse, namelijk om u meertaligheid aan te bieden met het comfort van eentaligheid.

Bij Déesse hebben we voor een andere klant met deze oplossing gewerkt. We weten intussen dat het van groot belang is dat de deelnemers niet alleen met de vergadertool eigen aan hun organisatie volledig werkklaar zijn, maar ook met de tool waarop de vertolking aangeboden wordt. Voor sommigen is dat jammer genoeg een brug te ver, en terecht. Als je vergadert, wil je je kunnen concentreren op de inhoud en niet op de techniek.

• Oplossing 3: vergadering én simultaanvertolking verlopen via één en hetzelfde platform. Dit is de meest comfortabele oplossing. Tenzij u sowieso al Zoom gebruikt, betekent zo’n platform wel dat u vergadert in een andere tool dan u gewend bent, maar die is niet noodzakelijk complex(er). Het voordeel ligt voor de hand: simultaanvertolking binnen dezelfde omgeving als de vergadering zelf. De enige nadelen die hieraan verbonden zijn:
  • De deelnemers moeten (misschien) leren werken in een nieuwe tool, dus er is een (beperkte) leercurve.
  • Deze oplossing houdt extra kosten in omdat u een nieuw platform moet huren, tenzij u al over een Business-account beschikt bij Zoom.

Nóg professioneler

Zoals u ziet, is Déesse de voorbije maanden de uitdaging aangegaan om de voor- en nadelen van deze drie oplossingen in kaart te brengen, zodat we onze klanten hierin onderbouwd advies kunnen geven en de juiste oplossing aanbieden. Maar er is meer! Het thuiskantoor van de tolken vormt bij dit alles immers een bijkomende uitdaging.

De meeste tolken hebben ondertussen geïnvesteerd in een degelijke computer en headset, maar een thuiskantoor geeft je noch de geluidskwaliteit, noch het comfort van een professionele cabine. Thuis raak je sneller afgeleid, wat je prestatie kan verstoren: de buurman verbouwt zijn badkamer, een hond blaft, een vrachtwagen levert grind, een vriendelijke PostNL-medewerker brengt je het kleinood dat je gisteren bestelde…

Die storende elementen kun je moeilijk voorkomen of verhelpen. Tenzij… je natuurlijk op kantoor over een professionele cabine beschikt, met technische ondersteuning en een onthaal. Intussen is die professionele cabine met het benodigde back-upmateriaal bij Déesse een realiteit. Onze tolken zijn dus helemaal klaar om de online uitdagingen aan te gaan die u ons als klant wil toevertrouwen, vanuit een uiterst professionele omgeving.

De ervaring van de voorbije maanden heeft ons geleerd dat een degelijke, technische voorbereiding van een online vergadering met tolken een troef is om alles vlot te laten verlopen. Laten we ons dus samen buigen over uw vraag, de (technische) mogelijkheden en de verwachtingen die u heeft, en de best mogelijke oplossing uitwerken voor uw online vergaderingen. Met of zonder coronamaatregelen, u kunt op onze professionele diensten rekenen. Het online vergaderen in meerdere talen wordt wellicht een vaste waarde binnen uw vergadercultuur.

Meertaligheid bieden met het comfort van eentaligheid, daar staan we voor.

Contacteer gerust Sébastien: 0472 76 54 55 – sebastien@eloquentia.biz.

Het bericht Tolken: het online avontuur verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.