Binnenkort vindt een meertalige vergadering plaats die u organiseert. U ziet wel heil in tolken, maar hoeveel hebt u er nu nodig? Is één tolk per taal voldoende? Of zijn er tolken die naar meerdere talen kunnen tolken? In dit blogartikel helpen we u bepalen hoeveel tolken u dient in te huren om uw opdracht tot een goed einde te brengen.

Tolken als teamsport

Eerst en vooral dient u een antwoord te hebben op de volgende vraag: hoeveel tolkenteams hebt u nodig? Wat? Tolkenteams? Vormen alle tolken dan niet samen één team? In zekere zin wel, maar aangezien tolken een heel intensieve bezigheid is, werken tolken normaal gezien altijd in paren om elkaar om het half uur af te wisselen. Zo’n paar noemen we voor het gemak een tolkenteam. Dus, hoeveel tolkenteams hebt u dan nodig?

Wel, de regel is eigenlijk zeer eenvoudig. U telt het aantal talen en trekt er eentje van af. Als u dus een bijeenkomst hebt waar er Nederlands, Frans, Engels en Duits gesproken wordt, zijn er in totaal drie tolkenteams nodig. U hebt dus geen apart tolkenteam nodig voor elke taal – tenzij u een opstelling genegen bent zoals in vele internationale instellingen (Europese Commissie, NAVO), maar die constellaties gaan voor dit artikel te ver.

Maar hoe werkt dat dan?

In de praktijk kiest het tolkenagentschap dan één van de werktalen van de bijeenkomst als ‘pivottaal’. Dat is een taal die alle ingeschakelde tolken actief beheersen, bovenop een tweede taal. Nu, voor ik u verlies: de uitleg is abstracter dan de praktijk. Laten we daarom de magie van een pivottaal illustreren:

Stel, op een vergadering worden Nederlands, Frans, Engels en Duits gesproken en Nederlands is de gekozen pivottaal. Dan hebt u drie cabines nodig (vier talen, min eentje, weet u nog?):

• een cabine Engels-Nederlands: deze tolkt alle talen naar het Engels, behalve als er Engels gesproken wordt in de zaal: dan tolkt die naar het Nederlands;
• een cabine Frans-Nederlands: deze tolkt alle talen naar het Frans, behalve als er Frans gesproken wordt in de zaal: dan tolkt die naar het Nederlands;
• een cabine Duits-Nederlands: deze tolkt alle talen naar het Duits, behalve als er Duits gesproken wordt in de zaal: dan tolkt die naar het Nederlands.

Zag u ook dat de pivottaal bij elke cabine terugkwam? Juist. Die taal – in ons geval, het Nederlands – vraagt dus geen apart tolkenteam. Vandaar dus de stelregel: je neemt het aantal talen van de vergadering, min eentje.

Om hier nog even op voort te borduren: hierdoor hebt u dus geen aparte cabine Duits-Frans nodig. Want wanneer er Duits gesproken wordt, tolkt de laatste cabine in ons voorbeeld naar het Nederlands en tolkt de tweede cabine dit dan weer naar het Frans. U dekt hierdoor dus ook alle mogelijke talencombinaties.

Tolkenteams, allemaal goed en wel. Maar hoeveel tolken dan?

Juist, die vraag moesten we nog beantwoorden. U mag ervan uitgaan dat in de meeste gevallen, een tolkenteam twee tolken telt. Dus kan u het aantal tolkenteams vermenigvuldigen met twee, om het aantal tolken te verkrijgen. In bovenstaand voorbeeld ziet dat er zo uit:

• Aantal talen: 4
• Aantal tolkenteams: 4 – 1 = 3
• Aantal tolken: 3 x 2 = 6

Zes stuks hebt u nodig. Laten we ze alvast boetseren en in de oven zetten!

Uitzonderingen

Wie talen zegt, zegt uitzonderingen. Ook hier geldt de stelregel dat de werkelijkheid in sommige gevallen iets complexer – of net iets eenvoudiger – kan zijn dan hierboven geschetst.

Wil u zeker zijn over wat u nodig hebt? Bel ( +32 (0) 472 76 54 55) of mail ons dan gerust. We bespreken het graag.

Het bericht Tolken. Hoeveel stuks moet ik er inhuren? verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Regelmatig ontvangen we offerteaanvragen voor tolkopdrachten, vaak in de talencombinatie Nederlands < > Frans, waarbij de prospect een aanvraag doet voor ‘een tolk’. Vaak is de verbazing van die prospect dan ook groot wanneer hij ontdekt dat hij niet één, maar wel twee tolken nodig heeft om zijn meertalige bijeenkomst tot een goed einde te brengen. Als de prospect dan ook niet goed ingelicht was over de uitrusting die tolken nodig hebben, dan is de verbazing – en helaas vaak ook de patstelling – compleet.

Eén tolk of twee (of zelfs meer): dat is de hamvraag

Laten we er in onderstaand voorbeeld even van uitgaan dat we een simultane vertolking willen vanuit cabines.

Wie ons artikel over de zogenaamde retour aandachtig heeft gelezen, weet ondertussen dat je steeds één cabine (bestaande uit één of twee tolken, dat leg ik hieronder uit) minder nodig hebt dan er werktalen zijn. Een vergadering met enkel Nederlands en Engels vraagt dus één cabine. Een Europese ondernemingsraad met zeven werktalen, zes cabines. Voor meer uitleg, lees gerust het artikel over de retour of bel ons gewoon even op (contactgegevens onderaan de pagina).

Nu we dit weten en kunnen inschatten hoeveel tolkencabines we moeten plaatsen, moeten we nog opmaken in hoeveel tolken we per cabine moeten voorzien. Welnu, de beperking van een tolk zit hem in het feit dat hij niet langer dan 45 minuten aaneen kan tolken. Tolken is een heel intensieve bezigheid en vraagt een immense concentratie. Wanneer een tolk langer dan drie kwartier aaneen tolkt, begint hij te hakkelen, zich te vergissen, foute zinnen te construeren, en gebeuren er nog een heleboel andere onkiese dingen. Dat wil je niet voorhebben wanneer je een paar honderd euro neertelt voor ‘een tolk’.

Met andere woorden, als een cabine zonder onderbreking langer dan 45 minuten aaneen moet tolken, dan heb je twee tolken nodig om die cabine te bemannen. Beide tolken lossen elkaar dan af, waarschijnlijk om de 20 à 30 minuten, om te vermijden dat hun hersenen te snel te vermoeid raken en ze het einde van de dag niet halen. Dat betekent inderdaad dat je voor een doorsnee vergadering of conferentie per cabine vaak twee tolken moet inhuren.

Plan eromheen

Als de planning flexibel is en vertolking niet constant vereist is, dan kun je er soms omheen plannen. Als je een medische conferentie organiseert en je hebt twee Spaanstalige sprekers met elk een presentatie van 45 minuten die naar het Nederlands moet getolkt worden, terwijl er verder geen vertolking nodig is naar het Spaans voor deze sprekers, plan ze dan niet meteen na elkaar in, maar houd bijvoorbeeld een koffiepauze na de eerste spreker of las een Nederlandstalige spreker tussen beide Spaanstaligen in, zodat de tolk voldoende rust heeft tussen de twee presentaties die hij moet tolken. Zo spaar je alvast één tolk uit. En zo zijn er nog mogelijkheden om de tolk telkens voldoende rust te gunnen tussen twee tolkbeurten door. Een goede maatstaf is evenveel rust als vertolking, met een maximum van 45 minuten voor de vertolking welteverstaan.

Hoe het ook zij, zodra u overweegt om tolken in te schakelen, neemt u best contact op met uw tolkenagentschap om de mogelijkheden in kaart te brengen. Het budget dat u moet vrijhouden voor vertolking is sterk afhankelijk van een aantal factoren, waaronder de uitrusting die nodig is, het aantal tolken, en de uurregeling en de plaats van uw bijeenkomst. Met een degelijke offerte in de hand weet u perfect waar u aan begint.

Het bericht Waarom tolken meestal per twee komen verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Congreszaal Kamer Van Volksvertegenwoordigers

[Lisez la traduction française ici.]

Aangezien de laatste paar maanden artikeltjes met als titel “X manieren om Y” als paddenstoelen uit de grond schieten, vond ik het een goed idee om zelf ook eens dat stramien toe te passen in mijn blog. Het resultaat: vijf manieren om een vergadering of conferentie waar tolken aan het werk zijn of zouden moeten zijn, naar de knoppen te helpen.

Inhoudelijke voorbereiding

Klanten die tolken willen inschakelen, houden er vaak niet van om op voorhand de tolken degelijk in te lichten over de inhoud van de bijeenkomst. Tolken hoeven niet alles van tevoren te weten, maar in vele gevallen is een degelijke inhoudelijke voorbereiding wel degelijk vereist. De woordenschat voor een conferentie over bekkenbodemspieren of de castratie van varkens zuig je als tolk niet zomaar uit je duim … Het argument van de geheimhouding gaat trouwens niet op: tijdens de vergadering zelf krijgen de tolken dan toch de vertrouwelijke informatie te horen en te zien. Dat betekent daarom nog niet dat ze er nadien mee te koop lopen. Dus kan de organisator van een getolkt evenement de tolken maar best zo veel mogelijk informatie op voorhand toesturen.

Foute opstelling

Elk evenement, elke vergadering is (te) duur. Werknemers worden van hun werk weggehaald, de catering moet worden betaald, de vergaderlocatie misschien ook, en dat geldt uiteraard ook voor de tolken. Het risico voor de vertolking is dat – onder het mom van kostenbesparing – een organisator ervoor kiest om bijvoorbeeld te werken met een fluisterset (of: tolkenkoffer) voor een bijeenkomst die eigenlijk om een cabine vraagt. Een fluisterset is niet zomaar een goedkope vervanging voor een cabine. Beide uitrustingen hebben hun nut, maar wel in verschillende omstandigheden. De kans bestaat (en is zelfs groot) dat de vertolking door een foute uitrustingskeuze voor een stuk in het water valt, terwijl de organisator van de vergadering toch best wel wat centen kwijt is. Beter iets méér geld uitgeven en kunnen rekenen op een degelijke dienstverlening, me dunkt.

Vindt u het moeilijk om te kiezen? Neem dan onze Tolkenwegwijzer bij de hand of bel ons kantoor gewoon even op (+32 472 76 54 55) zodat we samen kunnen nagaan hoe we van uw meertalige bijeenkomst een succes kunnen maken.

Geen briefing

Een briefing van de tolken en van de spreker(s) duurt niet lang, kost geen geld, en leidt zonder uitzondering tot een vlottere bijeenkomst. Tolken heel kort de “wie-wat-waar-hoe-wanneer-waarom” uitleggen en sprekers die een presentatie geven bewust maken van de trekjes die het onmogelijk maken om goed te tolken, is een kleine moeite die niettemin een aanzienlijke impact heeft op het comfort van het publiek.

Tolken met zicht

Steek tolken niet weg achter een pilaar of gordijn. Akkoord, een mobiele, muisgrijze cabine is geen toonbeeld van strak design, maar als u de tolken wegstopt, doet u er meer kwaad mee dan goed. Tolken die hun sprekers niet (goed) zien, tolken niet zo goed. Punt. Draai het liever om: geef tolken een goed zicht op wat er gebeurt en de vertolking zal veel soepeler en vooral vollediger zijn. Het publiek vaart er wel bij. Wilt u de tolken toch niet in de vergaderzaal, overweeg dan ons systeem van tolken op afstand.

Praktische afspraken

Met wat ik nu ga schrijven, denkt u ongetwijfeld dat ik een open deur intrap, maar geloof me: het komt vaker voor dan u denkt. Het spreekt voor zich dat tolken best lang genoeg op voorhand worden geboekt (tolken worden inderdaad heel vaak ‘vergeten’) en dat u elke wijziging van datum of uurrooster ook zo snel mogelijk dient te melden aan de tolken. Elk jaar heb ik het herhaaldelijk voor: op vrijdagnamiddag gecontacteerd worden door een klant die tolken nodig heeft op maandag, of een half uur op voorhand ter plekke aankomen om te horen te krijgen dat de bijeenkomst de week voordien geannuleerd werd of dat de vergadering is verplaatst naar een later uur. Niet zo leuk voor de tolken, maar vooral: een duur grapje voor de eindklant.

Het bericht Vijf manieren om een vergadering met tolken naar de knoppen te helpen verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Dankzij de Tolkenwegwijzer kunt u aan de hand van enkele eenvoudige ja-neenvragen een beeld krijgen van de beste oplossing voor uw vergadering, bijeenkomst of overleg. De juiste keuze hangt onder andere af van de duur, de grootte van het publiek, het aantal luisteraars voor de vertolking en de aard van het evenement.

U kunt zo tot vier verschillende oplossingen komen: consecutief tolken, of simultaan tolken met een cabine of een tolkenkoffer, of simultaan tolken zonder uitrusting (fluistertolken). Iedere methode gaat natuurlijk gepaard met voor- en nadelen.

Fluistertolken

Fluistertolken houdt in dat de tolk bij de luisteraars gaat zitten is en hen letterlijk de vertolking toefluistert. Voordeel: er is geen uitrusting nodig. Nadeel: een fluistertolk kan maximaal voor twee deelnemers tolken. Fluistertolken is trouwens een vorm van simultaan tolken. Simultaan tolken houdt in dat het publiek de vertaalde boodschap van de spreker met slechts enkele seconden vertraging te horen krijgt.

Simultaan tolken met cabine

Simultaan tolken vanuit een geluiddichte tolkencabine verzekert meer comfort voor zowel het publiek als de tolk. Nadeel: het prijskaartje. Maar wel steeds véél waar voor uw geld.

Simultaan tolken met tolkenkoffer

De tolkenkoffer is een eenvoudig mobiel systeem waarmee tot zo’n 20 luisteraars bediend kunnen worden. Voordeel: qua uitrusting is de tolkenkoffer een uitstekende voordelige middenweg in vele situaties. Nadeel: het systeem is niet bijzonder comfortabel voor het publiek, noch voor de tolken. Voor meer informatie over de tolkenkoffer, lees dan zeker dit blogartikel.

Consecutief tolken

Consecutief tolken is, ten slotte, steeds wat omslachtiger: de tolk komt dan pas na de spreker aan het woord. Een bijeenkomst met een consecutieve vertolking duurt dan ook de facto dubbel zo lang als met een simultane vertolking. Voordeel is dan weer dat een consecutieve vertolking net zoals het fluistertolken geen materiaal vergt. Hoewel deze techniek weinig gebruikelijk is, kan ze in sommige omstandigheden perfect ingezet worden.

Beschouw deze wegwijzer niet als een evangelie. Déesse staat altijd klaar om u te helpen met verdere vragen. Twijfel dus niet om ons te contacteren voor meer informatie of voor vrijblijvend advies op maat. We staan u met veel plezier te woord. Onze contactgegevens staan bovenaan de pagina.

Download hier de Tolkenwegwijzer

Het bericht De tolkenwegwijzer: fluistertolken, consecutief tolken, of simultaan tolken met tolkenkoffer of cabine? verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.