Meertalige hybride evenementen: een kluwen dat wij voor u ontwarren

In een vorig blogartikel stonden we stil bij het ondertitelen van video’s in de context van marketingcommunicatie. Uiteraard is dat niet de enige context die meer en meer gebruik maakt van video’s. Ook in het uitwisselen van kennis steunen lesgevers, sprekers en organisatoren steeds vaker op opgenomen materiaal. Daarbij stellen we in deze post-coronaperiode vast dat hybride vormen van conferenties, studiedagen en lessen aan belang winnen. Combineer dit met een meertalig doelpubliek en dit wordt algauw een kluwen van technologische en taalkundige uitdagingen. Plant u de organisatie van een dergelijk evenement, dan doet u er goed aan om een professionele partner onder de arm te nemen die samen met u alles in goede banen leidt. Eloquentia staat voor u klaar.

Grenzeloze mogelijkheden indien degelijk voorbereid

Met de huidige moderne technologieën kunnen we heel veel. Uiteraard hangt er ook aan elke oplossing een prijskaartje. Het is dus nuttig maar ook budgettair interessant om uw meertalig event grondig door te nemen met een specialist ter zake. We bekijken samen met u welke faciliteiten u precies nodig heeft:

• Wie neemt er allemaal het woord? Gaat het enkel om mensen die aanwezig zijn op locatie, of ook om mensen die online het evenement leiden en/of volgen?
• Van en naar welke talen moet er getolkt worden?
• Wie heeft vertolking nodig? Zijn die mensen fysiek of online aanwezig, of beide?
• Wordt er videomateriaal vertoond? Kan dat vooraf ondertiteld worden? Moet het getolkt worden?
• Hebt u een interactief stemsysteem nodig?
• …

Een professionele partner

We bekijken samen met u in detail hoe uw evenement eruit zal zien en welke ondersteuning wij daarbij kunnen bieden. We overlopen mogelijke scenario’s en hoe we daarmee kunnen omgaan. Een tip: contacteer ons zo snel mogelijk, zodat we van bij het begin mee kunnen denken. Het voorkomt onaangename verrassingen, zoals dubbel werk, onaangepaste technologie, een onaangepaste locatie, enzovoort. We stellen graag alles in het werk om van uw evenement een succes te maken. Contacteer ons vandaag nog via info@eloquentia.biz.

Het bericht Het kluwen van een meertalig hybride evenement ontward verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Sinds het begin van de pandemie publiceerden we op onze blog maar liefst tien artikels die op de één of andere manier het onderwerp “online vergaderen (met simultaantolken)” aansneden. In tijden van lockdown en sociale distantiëring zochten wij net zoals velen immers naar online oplossingen om een zekere continuïteit in onze business te garanderen.

Leerlessen uit anderhalf jaar beperkende maatregelen

Het Eloquentia-team heeft van bij de start van de beperkende maatregelen heel sterk een beroep kunnen doen op de natuurlijke ervaring die we hebben met telewerken. Voor ons was dat namelijk precorona al de norm. Toch heeft de invoering van de coronamaatregelen ons stevig uitgedaagd.

Veerkracht

Hoeft het nog gezegd, eigenlijk? Zowat iedereen heeft in het werkveld getuigd van veerkracht. Plots werden we geconfronteerd met een ongeziene context, maar heel snel werd er met oplossingen geëxperimenteerd die gaandeweg konden worden verfijnd.

Digitale geletterdheid

Bij de razendsnelle overgang van de “echte” wereld naar een afstandswereld met veel meer of enkel nog online ontmoetingen, speelde de uitrusting vanzelfsprekend een cruciale rol: beschikten alle deelnemers over een laptop, liefst met bijhorende headset met micro voor meer comfort, voldeed de beschikbare internetverbinding, was de nodige software geïnstalleerd? Maar ook de digitale geletterdheid was van belang: de één kon al sneller schakelen naar de afstandsrealiteit dan de ander.

Binnen het sociaal overleg stelden we vast hoe de sociale partners waar nodig in versneld tempo uitgerust werden met een laptop en/of smartphone en er de mogelijkheden van verkenden. Ook al gooide de techniek wel eens roet in het eten, het overleg hield stand. Voor online ondersteuning met consecutief of simultaantolken konden onze klanten op ons rekenen.

Nu die middelen en ervaring een feit zijn, zal de toekomst uitwijzen hoe die in een normalere context optimaal kunnen worden ingezet.

Opnieuw on-site vergaderen

De versoepelingen van de voorbije weken laten weer toe om on-site of op locatie te vergaderen. Gevoelige of ingewikkelde materie werd wel eens uitgesteld tot dit langverwachte moment, en terecht. Dergelijke besprekingen zouden op afstand te moeizaam verlopen en nog meer te lijden hebben onder de eventuele technische storingen van een online vergadering.

Een bijeenkomst in levende lijve geeft bovendien ruimte aan informele contacten. Het canvas van menselijke interacties tussen de sociale partners kan weer versterkt worden rond een kopje koffie of thee en aan de lunchtafel. Het haalt meer dan eens de druk van de ketel, zeker wanneer de gemoederen hoog oplopen.

Blik op morgen

We stellen vast dat heel wat bedrijven het online vergaderen even voor bekeken willen houden. Voorlopig lijkt het on-site vergaderen stevig in het voordeel. Toch moeten we het kind niet met het badwater weggooien. Nieuwe, hybride formules kunnen uitgewerkt worden waarbij het beste van beide benaderingen voluit wordt benut. Daarbij moeten tal van parameters afgewogen worden: het overleg zelf (thema, duur, frequentie), de deelnemers (hoeveel, van waar komen ze, andere taken en afspraken) en de locatie.

Wat ook de noden zijn, we maken ons sterk dat we voor elke formule de gepaste omkadering kunnen bieden. Wij kijken er alvast naar uit om samen met onze klanten de beste formule uit te werken voor elke gelegenheid. Contacteer ons gerust indien u met ons de juiste mix op punt wil zetten voor uw meertalig sociaal overleg.

Het bericht Terug naar “normaal”? verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Oei, het loopt meteen al mis. Na uw introductie slaagt uw Engelse collega er niet in om zijn presentatie te delen. U probeert het via de instellingen te regelen, maar dat lukt niet meteen. Gelukkig schieten uw collega’s te hulp! Helaas spreekt iedereen door elkaar, waardoor u niets van hun goedbedoelde adviezen begrijpt. De tolken weten ook niet aan wie ze nu precies voorrang moeten geven… Na tien minuten prutsen is het dan uiteindelijk gelukt: de presentatie is door iedereen te zien!

Uw Engelse collega presenteert gedurende een kwartiertje en geeft dan het woord aan een andere collega. Helaas gebruikt zij geen hoofdtelefoon met ingebouwde microfoon, waardoor er op de achtergrond een echo klinkt. Dat bevordert de (meertalige) communicatie natuurlijk niet… Gelukkig duurt haar toelichting niet te lang en schakelen we over naar de collega’s in Frankrijk.

Die dame heeft echter al de hele vergadering problemen met de wifi. Ze valt soms weg, of het beeld bevriest. Daardoor moet ze haar uitleg vaak herhalen, wat de meeting vertraagt. Ze besluit dan maar om haar uitleg deels in het chatvenster te typen. Alleen concentreren de tolken zich op het gesproken woord en kunnen de chat niet mee vertalen. Haar boodschap wordt dus niet helemaal in de andere talen omgezet. Of iedereen de volledige boodschap meegekregen heeft, is niet helemaal duidelijk, maar jullie timing is strak. Op dus naar een Duitse collega!

De filiaalmanager uit Berlijn heeft besloten om het nuttige aan het aangename te koppelen: terwijl hij vergadert, maakt hij een korte wandeling in de buurt. Lekker gezond, niet? Hij heeft zijn oortjes in, dus hij hoort alles prima. U hoort hem echter niet goed omdat de microfoon te ver van zijn mond verwijderd is en de hele tijd langs zijn sjaal wrijft. Daarnaast hoort u ook alle storende achtergrondgeluiden, zoals auto’s en spelende kinderen. Uw collega besluit zo snel mogelijk naar huis terug te keren en stelt voor om eerst het woord aan uw Nederlandse collega te geven.

Na een korte discussie met hem, merkt u op dat het al 12.30 uur is. Tijd dus om uw boterhammen op te eten! U vergeet echter uw microfoon af te zetten, waardoor uw collega’s kunnen ‘genieten’ van uw eetgeluiden. U wordt al snel op de vingers getikt en excuseert zich. U grapt nog dat die externe microfoon blijkbaar zeer goed zijn werk doet. De vergadering verloopt verder zonder problemen en om 13.00 uur zit u alweer klaar voor een volgende vergadering.

Voordat u inlogt, noteert u toch even dat u wil evalueren hoe uw online vergaderingen in de toekomst vlotter kunnen verlopen…

Wel, in ons vorige artikel leest u alvast nuttige tips voor een online vergadering met tolken.

Geïnteresseerd in extra advies? Aarzel niet om tijdig contact met ons op te nemen om de aanpak van uw volgende (online) vergadering met tolken te bespreken, voor een vlot verloop voor u en uw collega’s.

Het bericht Online vergaderen met tolken: zo moet het NIET verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Dit alles heeft verregaande gevolgen op vele vlakken, waarvan we de draagwijdte gaandeweg hebben ervaren (en wellicht nog verder zullen ondervinden). Geen enkele sector bleef buiten schot.

Van meet af aan was het voor professionele tolken overduidelijk dat de “oude” vergadercultuur danig door elkaar geschud werd. Bedrijven die hun activiteiten konden en/of moesten verderzetten, zochten meteen naar werkbare alternatieven.

Als tolkenagentschap bleef Déesse niet met gekruiste armen toekijken. We timmerden meteen aan oplossingen voor onze klanten. Omdat we onder andere tolkdiensten verlenen aan bedrijven in de zogenaamde “essentiële” sectoren, zagen we ons verplicht om heel snel te schakelen.

Nu zou u kunnen denken dat eenvoudigweg een online vergadertool invoeren meteen de volledige oplossing is, ook voor meertalig overleg. Niets is minder waar. De doorsnee vergadertool heeft namelijk maar één audiokanaal. Wil u tolken toevoegen aan de vergadering, dan bieden de meeste omgevingen niet de nodige extra audiokanalen voor simultaantolken. Bij simultaantolken spreken de spreker en de tolk namelijk ongeveer gelijktijdig. Deze vorm van tolken heet niet voor niets “simultaan” tolken. Daarvoor heb je dus simultaan een kanaal nodig voor de spreker én per taal waarin wordt getolkt. Hoe los je dat op?

Opties

Er zijn drie mogelijkheden.

• Oplossing 1: we tolken consecutief in plaats van simultaan: de spreker is enkele minuten aan het woord terwijl de tolk noteert, waarna de tolk in de andere taal herhaalt wat de spreker heeft gezegd. Het voordeel: één audiokanaal volstaat. Het kan dus in eender welke online vergaderomgeving. Maar het heeft ook een aantal nadelen:
  • Consecutief tolken is enkel haalbaar als er maar twee talen zijn (bv. Nederlands en Frans).
  • Consecutief tolken verdubbelt de vergadertijd. De tolk heeft namelijk evenveel tijd nodig als de spreker om alles gezegd te krijgen, en start pas wanneer de spreker even pauzeert.
  • De presentaties en het overleg zijn minder dynamisch.

Bij Déesse hebben we met deze oplossing gewerkt voor één van onze klanten. Meteen bleek dat voor het sociaal overleg (ondernemingsraad, cpbw, syndicale delegatie) de beperkte dynamiek van de gesprekken een struikelblok vormde. Consecutief tolken werkt wel, maar vraagt veel meer tijd.

• Oplossing 2: de tolken kunnen worden beluisterd via een apparte app. De tolken zelf luisteren dus naar de vergadering in de tool van de klant (bv. Microsoft Teams) en tolken simultaan, maar dan wel in een andere app, waar de anderstalige toehoorders op kunnen afstemmen – en liefst nog op een ander toestel dan het toestel waarmee ze naar de originele vergadering kijken. Het evidente voordeel: de tolken werken simultaan. Zo beïnvloeden ze noch de duur, noch de dynamiek van de online vergadering. Toch zijn er ook hier nadelen:
  • Zowel de tolken als de anderstalige toehoorders moeten goochelen met twee applicaties – idealiter ook met twee aparte toestellen.
  • De kans dat er zich technische problemen voordoen, wordt verdubbeld, omdat twee tools gelijktijdig vlekkeloos moeten werken.
  • Als u de beschrijving hierboven leest, dan merkt u onmiddellijk dat dit een vrij complexe oplossing is, die eigenlijk indruist tegen de missie van Déesse, namelijk om u meertaligheid aan te bieden met het comfort van eentaligheid.

Bij Déesse hebben we voor een andere klant met deze oplossing gewerkt. We weten intussen dat het van groot belang is dat de deelnemers niet alleen met de vergadertool eigen aan hun organisatie volledig werkklaar zijn, maar ook met de tool waarop de vertolking aangeboden wordt. Voor sommigen is dat jammer genoeg een brug te ver, en terecht. Als je vergadert, wil je je kunnen concentreren op de inhoud en niet op de techniek.

• Oplossing 3: vergadering én simultaanvertolking verlopen via één en hetzelfde platform. Dit is de meest comfortabele oplossing. Tenzij u sowieso al Zoom gebruikt, betekent zo’n platform wel dat u vergadert in een andere tool dan u gewend bent, maar die is niet noodzakelijk complex(er). Het voordeel ligt voor de hand: simultaanvertolking binnen dezelfde omgeving als de vergadering zelf. De enige nadelen die hieraan verbonden zijn:
  • De deelnemers moeten (misschien) leren werken in een nieuwe tool, dus er is een (beperkte) leercurve.
  • Deze oplossing houdt extra kosten in omdat u een nieuw platform moet huren, tenzij u al over een Business-account beschikt bij Zoom.

Nóg professioneler

Zoals u ziet, is Déesse de voorbije maanden de uitdaging aangegaan om de voor- en nadelen van deze drie oplossingen in kaart te brengen, zodat we onze klanten hierin onderbouwd advies kunnen geven en de juiste oplossing aanbieden. Maar er is meer! Het thuiskantoor van de tolken vormt bij dit alles immers een bijkomende uitdaging.

De meeste tolken hebben ondertussen geïnvesteerd in een degelijke computer en headset, maar een thuiskantoor geeft je noch de geluidskwaliteit, noch het comfort van een professionele cabine. Thuis raak je sneller afgeleid, wat je prestatie kan verstoren: de buurman verbouwt zijn badkamer, een hond blaft, een vrachtwagen levert grind, een vriendelijke PostNL-medewerker brengt je het kleinood dat je gisteren bestelde…

Die storende elementen kun je moeilijk voorkomen of verhelpen. Tenzij… je natuurlijk op kantoor over een professionele cabine beschikt, met technische ondersteuning en een onthaal. Intussen is die professionele cabine met het benodigde back-upmateriaal bij Déesse een realiteit. Onze tolken zijn dus helemaal klaar om de online uitdagingen aan te gaan die u ons als klant wil toevertrouwen, vanuit een uiterst professionele omgeving.

De ervaring van de voorbije maanden heeft ons geleerd dat een degelijke, technische voorbereiding van een online vergadering met tolken een troef is om alles vlot te laten verlopen. Laten we ons dus samen buigen over uw vraag, de (technische) mogelijkheden en de verwachtingen die u heeft, en de best mogelijke oplossing uitwerken voor uw online vergaderingen. Met of zonder coronamaatregelen, u kunt op onze professionele diensten rekenen. Het online vergaderen in meerdere talen wordt wellicht een vaste waarde binnen uw vergadercultuur.

Meertaligheid bieden met het comfort van eentaligheid, daar staan we voor.

Contacteer gerust Sébastien: 0472 76 54 55 – sebastien@eloquentia.biz.

Het bericht Tolken: het online avontuur verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.