Événements hybrides multilingues : un écheveau que nous démêlons pour vous

Dans un article précédent, nous vous parlions du sous-titrage des vidéos dans le contexte de la communication marketing. Évidemment, cette branche n’est pas la seule à avoir recours aux vidéos. De plus en plus, les conférenciers, les intervenants et les organisateurs s’appuient eux aussi sur un matériel enregistré pour échanger des connaissances. Ainsi, au sortir de la période du coronavirus, nous constatons que les formes hybrides de conférences, de journées d’étude et de cours gagnent en importance. Si l’on ajoute à cela un public cible multilingue, cela devient rapidement un imbroglio de défis technologiques et linguistiques. Si vous envisagez d’organiser un tel événement, vous avez tout intérêt à vous faire épauler par un partenaire professionnel qui travaillera à vos côtés pour que tout se déroule comme prévu. Eloquentia est à votre service.

Des possibilités illimitées si elles sont correctement préparées

Avec les technologies modernes d’aujourd’hui, nous pouvons faire beaucoup de choses. Naturellement, chaque solution a un prix. Il est donc utile, mais aussi économique, de procéder à un examen approfondi de votre événement multilingue avec un spécialiste du domaine. Nous travaillerons avec vous pour déterminer exactement les installations dont vous avez besoin :

• Qui prend la parole ? S’agit-il uniquement de personnes présentes sur place, ou également de personnes qui mènent et/ou suivent l’événement en ligne ?
• Quelles sont les langues vers lesquelles et à partir desquelles il faut interpréter ?
• Qui a besoin d’interprétation ? Ces personnes sont-elles présentes physiquement ou en ligne, ou les deux ?
• Des vidéos seront-elles projetées ? Peut-on les sous-titrer à l’avance ? Faut-il les interpréter ?
• Avez-vous besoin d’un système de vote interactif ?
• Etc.

Un partenaire professionnel

Ensemble, nous examinerons en détail le déroulement de votre événement et le soutien que nous pouvons vous offrir. Nous passerons en revue les scénarios possibles et la manière d’y faire face. Un conseil : contactez-nous dès que possible pour que nous puissions réfléchir ensemble dès le début. Cette préparation permettra d’éviter les mauvaises surprises, telles qu’un travail redondant, une technologie inadaptée, un lieu inapproprié, etc. Nous nous ferons un plaisir de tout mettre en œuvre pour que votre événement soit un succès. Contactez-nous dès aujourd’hui à l’adresse info@eloquentia.biz.

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En bref, tout le monde a connu certains changements. Nous avons aussi constaté que nos clients ont dû faire preuve de créativité pour mener le tout à bien. Et vous aussi, vous avez certainement dû relever une série de défis (de taille).

Comme nous évoluons peu à peu vers une sorte de période post-Covid, nous nous penchons sur l’avenir et nous examinons comment nous pouvons continuer à répondre aux besoins de nos clients. Quel sera leur prochain défi ? Étant spécialisés dans les RH et la concertation sociale, nous vous invitons à vous poser la question suivante : quelle ambition visez-vous dans le cadre de votre concertation sociale après le coronavirus ? Et quelle forme de concertation sociale y est la plus appropriée ?

Allez-vous vous réunir à nouveau en présentiel, poursuivre les réunions exclusivement en ligne ou plutôt opter pour une solution hybride ? L’option hybride consiste soit à organiser une réunion avec certains participants en ligne et d’autres participants en présentiel, soit à alterner les réunions en présentiel et virtuelles, selon un rythme prédéfini ou aléatoire.

Le défi de la concertation sociale plurilingue reste quant à lui inchangé : promouvoir une bonne entente entre l’employeur et les travailleurs tout en abordant en détail les thèmes principaux de chaque organe de concertation sociale. Nous savons par expérience que les interprètes font une réelle différence et permettent de garantir une concertation la plus souple et dynamique possible, tant en ligne qu’en présentiel.

Nous nous faisons un plaisir de vous encadrer moyennant la solution qui convient à la forme de concertation sociale de votre choix.

La question principale que vous devez vous poser est la suivante : à quoi ressemblera la concertation sociale plurilingue au sein de votre organisation après la crise du coronavirus ? Nous avons hâte de découvrir les défis que vous souhaitez relever dans ce cadre et nous nous tenons à votre disposition pour vous conseiller sur le plan linguistique.

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Vous organisez prochainement une réunion plurilingue ? Vous êtes convaincu de l’utilité des interprètes, mais ne savez pas combien il en faut exactement ? Un interprète par langue est-il suffisant ? Ou certains interprètes sont-ils capables de traduire vers plusieurs langues ? Cet article de blog a pour but de vous aider à évaluer le nombre nécessaire d’interprètes pour assurer le bon déroulement de votre réunion.

L’interprétation, un sport d’équipe

La première question à vous poser est la suivante : de combien d’équipes d’interprètes avez-vous besoin ? Comment ça, des « équipes d’interprètes » ? Les interprètes ne font-ils pas tous partie d’une seule et même équipe ? Dans un sens, oui, mais comme l’interprétation est un exercice qui exige une grande concentration, les interprètes ont pour habitude de travailler en tandem afin de pouvoir se relayer toutes les demi-heures. Par souci de facilité, nous préférons parler d’équipes d’interprètes. Ceci étant clarifié, de combien d’équipes d’interprètes avez-vous donc besoin ?

À vrai dire, la règle est très simple. Il vous suffit d’additionner le nombre de langues interprétées et d’en soustraire une. Pour une réunion dont les participants parlent français, néerlandais, anglais et allemand, vous avez besoin en tout de trois équipes d’interprètes. Il n’y a donc pas lieu de prévoir une équipe d’interprètes distincte pour chaque langue, à moins de tendre vers une configuration typique de nombreuses organisations internationales (Commission européenne, OTAN), mais cela dépasse le cadre de cet article.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

L’agence d’interprétation choisit l’une des langues de travail de la réunion comme « langue pivot ». Il s’agit de la langue que tous les interprètes présents maîtrisent activement, en plus d’une deuxième langue. Cela vous semble confus ? Rassurez-vous, l’explication est plus abstraite que la réalité. L’exemple suivant devrait vous aider à mieux comprendre la magie de la langue pivot.

Imaginez qu’une réunion se tienne en français, en néerlandais, en anglais et en allemand et que le français soit sélectionné comme langue pivot. Vous avez dès lors besoin de trois cabines (quatre langues moins une, vous vous souvenez ?) :

• – une cabine anglais-français : celle-ci traduit toutes les langues vers l’anglais, sauf lors des interventions en anglais ; dans ce cas, l’interprétation se fait vers le français ;
• – une cabine néerlandais-français : celle-ci traduit toutes les langues vers le néerlandais, sauf lors des interventions en néerlandais ; dans ce cas, l’interprétation a lieu vers le français ;
• – une cabine allemand-français : celle-ci traduit toutes les langues vers l’allemand, sauf lors des interventions en allemand ; dans ce cas, l’interprétation se fait vers le français.

Comme vous l’aurez sans doute remarqué, la langue pivot revient dans chaque cabine. Autrement dit, cette langue – en l’occurrence, le français – ne requiert pas d’équipe d’interprètes distincte. D’où la règle d’or : prendre le nombre de langues représentées lors de la réunion, moins une.

Cela signifie aussi que vous n’avez pas besoin d’une cabine allemand-néerlandais. En effet, lorsque la discussion se déroule en allemand, la dernière cabine de notre exemple traduit vers le français et la deuxième cabine traduit à son tour du français vers le néerlandais. Toutes les combinaisons linguistiques sont ainsi couvertes.

Les équipes d’interprètes, c’est bien. Mais de combien d’interprètes avez-vous concrètement besoin ?

Nous allions justement y venir. En règle générale, une équipe d’interprètes se compose de deux personnes. Il suffit donc de multiplier le nombre d’équipes d’interprètes par deux pour connaître le nombre d’interprètes. Dans l’exemple ci-dessus, cela donne :

• Nombre de langues : 4
• Nombre d’équipes d’interprètes : 4 – 1 = 3
• Nombre d’interprètes : 3 x 2 = 6

Vous avez donc besoin de six interprètes. Rien de plus simple. Nous les réservons pour vous.

Exceptions

Qui dit langues, dit exceptions. La réalité peut parfois s’avérer plus complexe – ou au contraire plus simple – que dans notre explication.

Vous voulez être tout à fait sûr de vos choix? N’hésitez pas à nous contacter par téléphone ( +32 (0) 472 76 54 55) ou par courriel. Nous vous aiderons avec plaisir.

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Déesse attache beaucoup d’importance à la formation continue de ses collaborateurs. En plus d’être intéressante pour vous en tant que client, cette approche veille à ce que la fonction des traducteurs/interprètes reste passionnante. C’est dans le cadre de cette politique de formation continue que notre traductrice interne Marie Hélène s’est formée à l’interprétation de conférence.

Marie Hélène a obtenu son diplôme de traduction en 1992 et a intégré l’équipe de Déesse en 2016. Lors d’un exercice de team building, il lui a été demandé d’interpréter un bout de discours en cabine. Il s’agissait en fait d’un coup monté. Sébastien, l’administrateur de Déesse, pensait bien avoir flairé son talent d’interprète et voulait en avoir le cœur net. L’expérience lui a donné raison. Sébastien a dès lors encouragé Marie Hélène à s’inscrire au post-graduat d’interprétation de conférence de l’UGent. Depuis le mois d’août 2019, Marie Hélène arbore donc une nouvelle corde à son arc : en plus d’être traductrice, elle est aussi interprète de conférence néerlandais-français/français-néerlandais.

Déesse prévoit chaque année un généreux budget de formation pour chacun de ses collaborateurs. Cela peut aller de formations générales en marketing, en droit, en communication ou en vente à des formations spécialisées à propos d’outils d’aide à la traduction. Cette enveloppe peut aussi être allouée à une formation universitaire, comme ce fut le cas pour Marie Hélène. Le grand avantage de ce post-graduat est qu’il s’agit d’une formation fortement axée sur la pratique. Marie Hélène a ainsi pu accepter sa première mission en tant qu’interprète dès le mois de juillet. Durant sa formation, elle s’est aussi régulièrement exercée avec Sébastien et ses autres collègues, histoire de favoriser l’apprentissage mutuel !

La formation continue est un excellent moyen d’élargir ses horizons et de continuer à se spécialiser. Elle permet de créer une situation triplement gagnante : vous avez la certitude que votre mission sera confiée à une personne compétente, Déesse renforce le professionnalisme de son équipe, et chaque collaborateur cultive l’intérêt et la diversité de ses tâches.

En cette année d’élections sociales, Déesse et Eloquentia mettent principalement l’accent sur les formations et ateliers dédiés à la concertation sociale. Nous approfondissons nos connaissances de la législation et savons quelles sont les obligations des employeurs et des travailleurs. Résultat : les collaborateurs de Déesse effectuent les traductions et les missions d’interprétation placées sous le signe des élections sociales et de la concertation sociale en général avec une efficacité inégalée. Votre société plurilingue peut ainsi se concentrer sur l’essentiel, à savoir la teneur de la concertation sociale.

Comme vous le voyez, la formation continue est loin d’être un vain mot chez Déesse. Nous joignons le geste à la parole pour le bien de tous !

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Nous recevons régulièrement des demandes de devis pour des missions d’interprétation, le plus souvent du néerlandais vers le français et inversement, où le prospect nous fait la demande « d’un interprète ». Quelle n’est donc pas la surprise, bien souvent, dudit prospect, lorsqu’il découvre qu’il a en réalité besoin non pas d’un seul, mais de deux interprètes, afin que sa réunion multilingue se déroule au mieux. Qui plus est, si le prospect n’a pas été bien informé quant à l’équipement requis dans le cadre d’une mission d’interprétation, la surprise est totale et malheureusement on aboutit souvent dans une impasse.

Un interprète ou deux (voire davantage) : telle est la question.

Dans l’exemple ci-dessous, nous partons du principe que l’interprétation simultanée est réalisée depuis des cabines.

Si vous avez lu attentivement l’article que nous avons consacré au « retour », vous savez entre-temps qu’il faut toujours une cabine de moins qu’il n’y a de langues de travail (et qu’une cabine peut abriter un ou deux interprète(s), mais je reviendrai sur ce point plus loin). Ainsi, une réunion qui se déroule uniquement en français et en anglais ne nécessite qu’une seule cabine. Pour une réunion de comité d’entreprise européen, où sept langues de travail sont utilisées, on prévoira six cabines. Pour plus d’informations à ce sujet, je vous invite à lire notre article consacré au retour ou à nous contacter par téléphone (informations de contact en bas de la page).

À présent que vous pouvez estimer en toute connaissance de cause le nombre de cabines d’interprétation à prévoir, il vous reste à déterminer combien d’interprètes installer par cabine. Il faut savoir qu’un interprète ne peut raisonnablement pas interpréter plus de 45 minutes d’affilée. L’interprétation est une activité très intense, qui demande une immense concentration. Lorsqu’il interprète davantage que trois quarts d’heure d’affilée, l’interprète se met à bafouiller, à se tromper, à construire des phrases erronées et à commettre des erreurs stupides en tout genre. Ce n’est évidemment pas ce à quoi vous vous attendiez en faisant appel à « un interprète » qui vous a coûté quelques centaines d’euros.

En d’autres termes, si une cabine doit interpréter sans interruption pendant plus de 45 minutes d’affilée, il vous faut prévoir deux interprètes dans cette cabine. Les deux interprètes se relaient environ toutes les 20 à 30 minutes pour éviter une fatigue cérébrale trop rapide, qui les empêcherait de pouvoir tenir jusqu’à la fin de la journée. Cela signifie effectivement qu’il faut souvent faire appel à deux interprètes par cabine pour une réunion ou une conférence lambda.

Gestion du planning

Si votre planning est flexible et que l’interprétation n’est pas requise en continu, des aménagements sont possibles à cet égard. Exemple : vous organisez une conférence médicale où deux orateurs hispanophones vont chacun faire une présentation d’une durée de 45 minutes à interpréter en néerlandais; par ailleurs, aucune interprétation vers l’espagnol n’est requise pour ces orateurs. Ne planifiez pas les deux interventions immédiatement l’une après l’autre, mais prévoyez un intervalle, tel qu’une pause-café, après l’intervention du premier orateur, ou intercalez un orateur néerlandophone entre les deux hispanophones, de façon à laisser à l’interprète le temps de se reposer quelques instants entre les deux présentations qu’il doit interpréter. Vous faites ainsi d’emblée l’économie d’un interprète. Il existe bien entendu d’autres façons d’accorder systématiquement un repos suffisant à l’interprète entre deux séances d’interprétation. Prévoyez une durée de repos correspondant à la durée d’interprétation, en n’excédant toutefois jamais les 45 minutes pour une séquence d’interprétation, comme nous venons de le voir.

En tout état de cause, dès que vous envisagez de faire appel à des interprètes, nous vous conseillons de prendre contact avec votre agence d’interprétation afin d’envisager ensemble les possibilités. Le budget à prévoir en matière d’interprétation dépend pour beaucoup d’un certain nombre de facteurs, tels que l’équipement requis, le nombre d’interprètes, le programme horaire, ou encore le lieu de la réunion. Avec une offre solide en mains, pas de mauvaise surprise.

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Dernièrement encore, je me suis retrouvé dans une situation invraisemblable. C’était le chaos – un cauchemar pour un esprit structuré comme le mien. Une mission en sous-traitance, pour une « agence de traduction » à Alost, avec pour client final une multinationale gigantesque établie à Alost. Une assemblée générale, nous avait-on dit. De 14h à 17h. Tout allait bien, on nous avait même envoyé des présentations PowerPoint avec beaucoup de chiffres, ce qui est toujours pratique. Je me suis donc rendu sur place préparé et confiant.

La première chose que l’on m’a racontée sur place était que l’horaire qui m’avait été communiqué, était incorrect. Apparemment, mon collègue et moi devions être présents de 14h30 à 18h. Ajoutez à cela le retard habituel et vous vous retrouvez avec un client qui a besoin d’une heure et demi d’interprétation en plus que prévu. Le client  était convaincu d’avoir communiqué ces heures à l’agence ; l’horaire avait en effet été fixé longtemps à l’avance et n’avait plus été changé. Mais l’aventure ne s’arrêtait pas là.

L’assemblée générale n’était pas seulement vouée aux chiffres. Non, les différents services allaient également dévoiler leurs projets (plutôt techniques). Quel bonheur ! Malheureusement aucune information ne nous était parvenue et nous étions pris à l’improviste. Il ne nous restait plus qu’à improviser, quoique cela s’avère compliqué quand il s’agit de chambres de déviation, de pieux sécants et de différentes sortes de navires. Bien sûr que nous étions contents que la présentation fût truffée de nombreuses images, notre seule bouée de sauvetage. Sans parler de la technique : un volume carrément insuffisant et une cabine grognante (j’y ai en effet appris qu’une cabine peut grogner).

Bref, pourquoi en parler ici et maintenant ? Ne vous laissez pas leurrer par le site Web d’une agence de traduction. Chaque agence prétend vous offrir la meilleure qualité au meilleur prix (et généralement dans les meilleurs délais aussi), alors que la traduction et l’interprétation exigent deux approches complètement différentes. Un interprète n’encadrera peut-être pas un projet de traduction comme il sied, mais un traducteur ne sera à son tour pas capable non plus d’encadrer une mission d’interprétation. Adressez-vous à une agence gérée par des interprètes pour vos missions d’interprétation. Assurez-vous que l’information préparatoire soit réellement envoyée aux interprètes. Toute l’information pratique, comme l’horaire et le lieu du rassemblement, mais également l’information sur le contenu.

L’interprétation coûte cher. Faites en sorte que cet argent vous offre un retour. Les interprètes en valent l’investissement. Pour garantir la réussite, ayez recours à une véritable agence d’interprètes et non pas à une agence de traduction qui considère les missions d’interprétation comme un dérivé de son activité et ne s’y connait pas du tout.

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