Het belang van consistente communicatie

Stel, u krijgt van een bedrijf een brief waarin u als “mevrouw” of “mijnheer” wordt aangesproken, met de bijhorende beleefdheidsvormen. Enkele dagen later ontvangt u een tweede brief waarin u bij uw voornaam wordt aangesproken met je-vormen. Daar zit een folder bij die in een onpersoonlijke stijl is opgesteld waar u zich helemaal niet betrokken bij voelt. Die communicatie is allesbehalve consistent.

Wat ook uw interesses en beroep zijn, de kans is groot dat dergelijke, inconsistente communicatie weinig vertrouwen bij u wekt, ook al zou u er niet meteen de vinger op kunnen leggen waarom. Dat is althans de reden waarom Mary Shores in haar Forbesartikel ijvert voor consistente communicatie. Ze gaat hier voornamelijk in op de inhoud en situeert haar pleidooi in de context van klantendiensten. Wij bij Eloquentia menen dat dit in al uw communicatie bijdraagt tot de geloofwaardigheid van uw onderneming.

Omdat elke persoon een eigen communicatiestijl heeft, is het van belang om hierover binnen uw organisatie duidelijke afspraken te maken. U heeft evenwel niet gewacht op een vertaalbureau om u daar attent op te maken, natuurlijk. Waarom zouden wij daar dan aandacht aan besteden? Omdat vertalingen de (in)consistentie van de bronteksten vermenigvuldigen in elke doeltaal. Als uw teksten deels intern, deels extern worden vertaald (door verschillende leveranciers), wordt de situatie alleen maar heikeler. Daar is gelukkig een handige oplossing voor: de vertaalstijlgids.

De vertaalstijlgids: van papier tot vertaalsoftware

In een eenvoudige tabel, in Word bijvoorbeeld

Een vertaalstijlgids invoeren in uw onderneming hoeft geen huzarenstukje te zijn. Als u bijvoorbeeld in Vlaanderen, Brussel en Wallonië actief bent, kunt u eenvoudigweg de communicatieafspraken van Frans en Nederlands opnemen in een document in twee kolommen, eventueel met een korte toelichting. Daarin vermeldt u dan aansprekingsvormen intern en extern, afsluiter van een mail intern en extern, afsluiter van een brief intern en extern, afspraken rond u- en je-vormen, specifieke begrippen met de juiste term, specifieke tools die al dan niet een verschillende naam hebben in elke taal, functietitels, gangbare afkortingen, enzovoort.

In Excel

Zo’n eenvoudige stijlgids is enkel handig als de afsprakenlijst vrij beperkt is, of om de belangrijkste aandachtspunten samen te vatten. Beperk het best tot één of maximum twee pagina’s. Zodra de lijst langer wordt, wordt het handiger om de informatie in een Excel-bestand op te nemen. Daarin kunnen de betrokkenen zoekopdrachten uitvoeren. In grotere bedrijven is dat algauw handig, bijvoorbeeld door het grote aantal functies, diensten of specifieke termen.

In de vertaalsoftware

Zowel een eenvoudig document als een Excel-bestand ontvangen wij graag van onze klanten die over een (vertaal)stijlgids beschikken. Om een snelle service te garanderen zonder aan kwaliteit te moeten inboeten, organiseren wij ons graag efficiënt. De inhoud van papieren en Excel-versies van vertaalstijlgidsen vinden dan ook hun weg naar onze vertaalsoftware. We kunnen er termen in opnemen en de klantspecifieke vertaling, en ook termen die we niet mogen gebruiken. Het volstaat dan dat wij de te vertalen documenten van klant X op een specifiek manier verwerken. Na vertaling laten we onze vertaalsoftware het document controleren en worden we verwittigd wanneer we bepaalde vertaalafspraken over het hoofd zouden hebben gezien.

Het spreekt voor zich dat we dit eerst in onze vertaalsoftware moeten instellen, hetgeen tijd vraagt. Dit loont echter. Omdat we voor verschillende klanten uiteenlopende afspraken moeten respecteren, is het handig dat die informatie beschikbaar is in onze vertaalsoftware, die ons toelaat dit in een specifiek project te definiëren. Verwelkomen we in ons team een nieuwe collega, dan kan die ook meteen steunen op de geautomatiseerde vertaalstijlgidsinformatie in onze software. Organisaties met een meerkoppige vertaaldienst doen hier ook hun voordeel mee, zeker als ze bovendien een deel van het vertaalwerk uitbesteden.

Eloquentia en uw vertaalstijlgids

Waar u vandaag ook staat met uw vertaalstijlgids, we bekijken graag met u hoe wij daar verder aan kunnen bijdragen. Wij hebben bij Eloquentia niet alleen ervaring hiermee, onze algemeen bestuurder, Sébastien Devogele, is bovendien erkend trainer voor onze vertaalsoftware (Trados Studio). Wenst u hier verder op in te gaan en een eventuele samenwerking te bespreken? Of een professionele opleiding voor uw vertaaldienst in de vergaande mogelijkheden van Studio? Neem dan vandaag nog contact met ons op via info@eloquentia.biz.

Het bericht De vertaalstijlgids: consistent communiceren in elke taal verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Beide doen in de afborsteling.

Hoezo?

Valérie De Groote van JCI, die mee haar schouders steekt onder het World Cleanup Day-intiatief, contacteerde ons met de vraag of wij het wilden steunen door vertalingen naar het Frans te verzorgen. Daarin zagen wij een mooie gelegenheid om ons afgeborstelde steentje bij te dragen. World Cleanup Day ijvert voor nette buurten, en Déesse werkt elke dag aan afgeborstelde vertaal- en tolkopdrachten. Een kolfje naar onze hand dus.

Zowel de Facebook-posts als brieven en e-mails die de organisatie uitstuurt, vertalen wij naar het Frans. Daarbij hebben de organisatie en Déesse één doel voor ogen: ervoor zorgen dat zoveel mogelijk mensen op 15 september hun mouwen opstropen voor een nette buurt.

De naam “World Cleanup Day” vat het opzet van dit initiatief goed samen: een wereldwijde schoonmaak. Dit mondiale zwerfvuil-verzamelinitiatief vindt zijn oorsprong in Estland, waar een lokale gemeenschap bewees dat samenwerking een nette buurt kan opleveren. Intussen is het initiatief uitgegroeid tot ‘s werelds grootste burgeractie voor schone buurten.

Dankzij onze vertalingen bereikt de communicatie van de Belgische tak van de World Cleanup Day ook onze Franstalige landgenoten. Hoe meer initiatieven er lokaal worden opgezet, hoe meer mensen hiervan op de hoogte zijn, hoe groter de impact.

Lees meer over dit initiatief en ontdek welke lokale schoonmaakacties al werden geregistreerd op de Facebook-pagina van World Cleanup Day Belgium. Daar leest u ook hoe u heel eenvoudig kan aanmelden om zelf ook aan de slag te gaan op 15 september.

U kent Déesse nog niet? Bekijk dan zeker eens onze filosofie op onze website en ons korte presentatiefilmpje.

Het bericht Afgeborsteld verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Vertaalwoordenboeken zijn handig. Voor vertalers en tolken, maar ook voor al wie zich in een andere taal wil uitdrukken en op zoek is naar net dat ene woord. In een ouder blogbericht wees ik er al op dat vertalers en tolken geen wandelende woordenboeken zijn.

Het gevaar van woorden zonder context

Laten we nu even stilstaan bij het gevaar dat woordenboeken vormen, en in het bijzonder vertaalwoordenboeken. Gevaar?! Zijn woordenboeken dan gevaarlijk? Ow ja, en wel omdat ze vaak geen of onvoldoende context geven. Een paar voorbeeldjes uit ons gratis toegankelijke tweetalige woordenlijst voor het sociaal overleg, die, net zoals de naam het zegt, een woordenlijst is, dus zonder context.

U bespreekt de opzegging van een arbeidsovereenkomst met een Franstalige collega. Arbeidsovereenkomst kent u in het Frans: contrat de travail. U weet zelfs dat het woord mannelijk is: un contrat de travail. Maar hoe zeg je opzegging? Dan komt onze tweetalige woordenlijst in beeld. Opzegging wordt er vertaald door dénonciation. U maakt er logischerwijs dénonciation du contrat de travail van. En toch slaat u de bal mis. In het Frans gebruikt men in de context van arbeidsovereenkomsten niet dénonciation (of het werkwoord dénoncer), maar wel degelijk résiliation (of het werkwoord résilier, of nog, de langere formulering mettre fin à). Dénoncer wordt gebruikt voor de opzegging van cao’s. Een snelle Google-opzoeking naar dénonciation contrat travail geeft u automatisch wel een aantal betere mogelijkheden dan dénonciation.

Nog eentje. U maakte de notulen op van uw ondernemingsraad en wil ze nu zelf vertalen naar het Frans. Maar wat met het woord notulen in de titel? Onze woordenlijst geeft de correcte vertaling: minutes. Maar is dat de geijkte term voor uw notulen? Neen. Procès-verbal is beter. (Trouwens, in het Nederlands maakt u er ook beter verslag van in plaats van notulen.) U begint in te zien dat het klakkeloos overnemen van vertalingen uit een vertaalwoordenboek of woordenlijst, geen goed idee is.

Het belang van het juiste woord

Velen denken dat vertalen een omzetting is van losse woorden. Quod non. Woorden staan bijna nooit alleen. Ze staan in hun context en brengen een bepaalde boodschap over. Vertalers en tolken zetten die boodschap om en gebruiken daarbij correcte en vooral gepaste woorden. Dat zijn niet noodzakelijk de woorden die een vertaalwoordenboek – al even correct – opgeeft.

Maakt dat onze woordenlijst en andere vertaalwoordenboeken compleet waardeloos? Neen, helemaal niet. Zolang u maar de vertalingen controleert in hun context. De vertalingen in de woordenlijst zijn correct, maar misschien niet gepast in de zin waarin u ze wil gebruiken. In het algemeen kunnen we stellen dat hoe breder de betekenis is van een woord, hoe gevaarlijker het is om dat woord zomaar te gebruiken zonder extra controle. Hoe specifieker de betekenis, hoe veiliger. Maar je weet het nooit zeker zolang je het gebruik van het woord niet hebt gecontroleerd.

Als u het zekere voor het onzekere wil nemen, dan kunt u ook te rade gaan bij een vertaalbureau zoals Déesse.

Het bericht Woorden en hun context: risico’s en oplossingen verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Overleg bij de vertaling

Een case die we recent schetsten, is een schoolvoorbeeld van het belang van overleg. In dit geval bestond het overleg uit twee luiken: overleg met de klant daar waar de vertalers vragen hadden bij specifieke woordkeuzes, interpretaties of formuleringen, en overleg tussen de taalkundigen onderling om de Franstalige en Nederlandstalige vertaling consistent te maken.

De toegewezen projectmanager leidde alles in goede banen. De projectmanager centraliseerde de vragen die de vertalers hadden. Wanneer we intern geen sluitende oplossing konden vinden, koppelde de projectmanager terug naar de klant. De informatie die de projectmanager van de klant kreeg, gaf hij door aan de vertalers, die nadien in hun vertaling rekening konden houden met de verduidelijkingen.

Soms moet de projectmanager naar de klant toe verduidelijken hoe belangrijk een ogenschijnlijke detailvraag is om een degelijk eindproduct te garanderen. Ons aanspreekpunt bij de klant heeft namelijk zelden een taalkundige achtergrond. Interpretatie kan echter heel gevoelig liggen. En dan heb je best eens de klant aan de lijn, om twee of meer mogelijke interpretaties af te toetsen.

Zeker bij deze opdracht bleek dat onontbeerlijk. Het ging hier namelijk om teksten die vaak in puntjes en opsommingen uitgeschreven waren. Onze vertalers hadden dus weinig context om hun interpretatie te staven. Kortom, een goede verstandhouding met ons aanspreekpunt bij de klant heeft ook hier weer een groot verschil gemaakt.

Uiteindelijk zag de projectmanager er ook op toe dat beide vertalingen consistent waren. Pas dan konden ze opgeleverd worden. Bij deze marathon van 60 000 woorden maal twee (Nederlands en Frans) heeft de aanpak van Déesse ervoor gezorgd dat we – op een termijn van een dikke maand – bruikbare teksten konden afleveren voor de overlegpartners binnen de organisatie. Hoe vaak we intern ook vloeken over de ondoorgrondelijke wegen van SDL Trados Studio 2017, dit soort opdrachten bewijst nog maar eens dat onze state-of-the-art CAT-tool wel degelijk een meerwaarde is.

Efficiënt vertalen met een CAT-tool

Efficiënt werken met drie Excel-bestanden van om en bij de 15 MB, waar tal van herhalingen in staan, hoe doe je dat? Wanneer je aan een dergelijke opdracht begint, ben je maar al te dankbaar voor je CAT-tool. Die herkent namelijk alle herhalingen en suggereert ook vertalingen van passages die je vroeger al hebt vertaald, ook al gaat het niet om identiek dezelfde tekst (de zogenaamde fuzzy matches). Wanneer je dan van de klant of de revisor feedback krijgt over een passage die tientallen keren voorkomt, kun je de nodige aanpassingen veel efficiënter doorvoeren. De CAT-tool zal namelijk voorstellen om de wijzigingen overal waar nodig aan te brengen.

Aangezien er ook heel wat zinvolle woordenschat terugkeerde, die eigen is aan onze klant, hebben we onze termenbank aanzienlijk gespekt. Daar kun je elke term ook markeren als “eigen aan klant X”. Onze CAT-tool vermeldt te gepasten tijde ook steeds de voorkeursvertaling van termen die in onze termenbank staan. Best wel handig, ook voor toekomstige vertalingen, niet?

Het doeltreffend inzetten van die instrumenten heeft ons bij dit project toegelaten om met een bijzonder strakke levertermijn te werken. De klant kreeg graag de vertalingen voordat de meeste medewerkers hun welverdiende vakantie zouden inzetten. We hebben de deadline dankzij een goede organisatie gehaald! De functieomschrijvingen kunnen in het bedrijf verspreid worden, en iedereen zal het nodige materiaal hebben in zijn eigen taal wanneer het overleg hieromtrent vanaf september wordt gevoerd.

Geïntegreerde dienstverlening

Dat betekent evenwel niet dat we bij Déesse tevreden op onze lauweren kunnen rusten. Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers het overleg in hun eigen moedertaal kunnen voeren, zullen onze tolken de simultaanvertaling verzorgen. Ook zij kunnen putten uit de gemaakte vertalingen en de termenbank om zich voor te bereiden, zodat zij voor de vuist weg het gepaste woord vinden. Iedere deelnemer spreekt en luistert in zijn eigen taal, zodat de taal op zich geen struikelblok vormt. Afhankelijk van de groepsgrootte gebruiken we hiervoor tolkencabines (via een vaste partner) of een fluisterset (die we zelf kunnen aanleveren).

Deze opdracht is een schoolvoorbeeld van waar Déesse voor staat: goede communicatie die bijdraagt tot een beter wederzijds begrip en daardoor ook tot het welslagen van organisaties. We hebben onze ervaring met complexere projecten ruimschoots in de strijd mogen gooien. En daar genieten we van.

Van losse vertaling tot complexe projecten: allemaal een kolfje naar onze hand

Vanzelfsprekend schrijft niet elke vertaal- of tolkopdracht zich in zo’n grootscheeps project in. Niettemin houdt elke opdracht wel eigen uitdagingen in, die Déesse met zijn klanten aangaat. Dat gaat van de vertaling van commerciële vlotte tekst over het tolken van juridische opleidingen tot het vertalen van PowerPoint-presentaties, om maar enkele voorbeelden te citeren. Als er taalverschillen moeten worden overbrugd, hebben wij ook voor u een antwoord op maat.

Wilt u ook uw boodschap professioneel overbrengen, in welke taal dan ook? Hecht ook u belang aan wederzijds begrip, binnen uw organisatie of tussen uw organisatie en uw klanten en leveranciers? Dan kunt u bij ons rekenen op een gepersonaliseerde aanpak van uw vraag. Aarzelt u niet om contact op te nemen voor een offerte. Onze contactgegevens staan onderaan deze pagina.

Het bericht Een kwalitatieve vertaling? De juiste tools! verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.