1 Ken uw deelnemers

Als organisator van de vergadering moet u zowel weten wie op de online vergadering verwacht wordt als wie er zal spreken. Gaat het om een presentatie waarbij er voornamelijk éénrichtingsverkeer is van de spreker naar de toehoorders of gaat het om een interactieve meeting waarbij heel wat mensen aan het woord komen? Bij een meertalige online vergadering is het ook van belang dat u goed weet welke talen de sprekers en de toehoorders spreken. Maak als eerste stap dan ook een lijstje met de sprekers en de verschillende talen.

2 Schakel tolken in

Eens u weet hoeveel talen er gesproken zullen worden, weet u ook hoeveel tolken u moet inschakelen. Wij leggen in dit artikel uit hoe u dat te weten kunt komen. Neem contact op met een tolkbureau en bespreek samen met hen uw situatie. Zo zijn de tolken van in het begin mee met het opzet en kunnen ze met u meedenken.

3 Kies de juiste online vergadertool

De meeste bedrijven vergaderen online via Microsoft Teams, Skype, Zoom of Google Meet. De meeste “bekendere” of “doorsnee” vergadertools zijn evenwel niet specifiek voor simultaan tolken gemaakt, in tegenstelling tot bijvoorbeeld QuaQua. Van die gangbare online vergadertools is Zoom de enige die wel de mogelijkheid biedt om simultaan te tolken. Die tool staat namelijk toe om met meerdere audiokanalen te werken, waardoor er een apart kanaal is voor de spreker(s) en voor de tolk(en). Meer uitleg over online simultaan tolken kunt u vinden in dit artikel.

4 Bezorg de agenda en/of presentatie aan de tolken

Om het tolken vlot te laten verlopen, is het handig dat u de presentatie of de agenda van de online vergadering op voorhand aan de tolken bezorgt. Zo kunnen zij zich optimaal voorbereiden.

5 Zorg voor een aangename vergaderomgeving

Online vergaderen kan helaas heel wat ongemakken met zich meebrengen: een slechte verbinding, storend achtergrondlawaai, problemen met de microfoon of het scherm… Wij gaven eerder al handige tips voor uw online vergadering met tolken en vertelden u waar u zoal op moet letten. Daarnaast kunt u hier lezen hoe een online vergadering met tolken helemaal de mist in kan gaan. Om onze klanten uitstekende kwaliteit te garanderen, bouwden wij op kantoor een eigen tolkcabine voor onze online opdrachten.

Wij zijn ervan overtuigd dat u met deze tips een geslaagde online meertalige vergadering met tolken tegemoet gaat. Onze tolken staan met veel plezier voor u klaar. Neem contact met ons op voor het nodige advies en een correcte offerte.

Het bericht Online vergaderen met tolken: zo begint u eraan verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Test op voorhand of iedereen u goed kan horen

Niets is zo vervelend als een verbinding die af en toe wegvalt of iemand die helemaal vanuit de verte klinkt. Dat is niet aangenaam voor de toehoorders én dat bemoeilijkt het tolken. Tijdens een fysieke vergadering zitten de tolken ofwel in een gespecialiseerde cabine, ofwel kunnen ze vrij rondlopen in de zaal om de spreker beter te horen. Nu hangen ze voor honderd procent af van het online geluid. Een goede microfoon mag dus zeker niet ontbreken.

Spreek niet te snel

Bent u aan het woord, spreek dan niet te snel. Op die manier kunnen zowel alle toehoorders als de tolken de boodschap goed opnemen. Door niet te snel te spreken, komt uw boodschap beter over, zelfs als er heel kleine onderbrekingen of storingen zijn op de verbinding. Las ook voldoende rust- en adempauzes in uw betoog in. Dat maakt het voor de tolken gemakkelijker om de boodschap duidelijk over te brengen.

Schakel niet te snel over naar de volgende slide

Net als bij het spreken, raden we ook aan om na iedere slide van uw presentatie even te pauzeren. De boodschap van de tolken heeft namelijk altijd enkele seconden vertraging. Het is voor de toehoorders met een andere moedertaal dan aangenaam om toch nog de juiste slide voor zich te hebben terwijl ze de uitleg krijgen.

Lees de reacties en vragen in de chat voor

Tolken focussen zich enkel en alleen op de mondelinge boodschap. Dat is al een hele klus: luisteren, vertalen en spreken tegelijkertijd. Wil u inspelen op een vraag of reactie in de chat, lees die dan luidop voor vooraleer u antwoordt. Ook voor mensen die de chat niet meteen volgen, is dit aangenaam. Zo gaat er niets van de boodschap verloren.

Vervul de rol van de tolk niet

Wie zich uit de slag kan trekken in verschillende talen, is vaak geneigd om te antwoorden in de taal waarin de vraag gesteld werd. We raden u echter aan om zoveel mogelijk bij uw eigen moedertaal te blijven. U drukt zich dan namelijk vlotter uit en er gaat niets van de boodschap noch van de nuance verloren. Vertrouw voor de andere talen op de tolken. Zij zijn gespecialiseerd in het overbrengen van de correcte boodschap. Wil u om diplomatische redenen toch af en toe in een andere taal spreken, wissel dan niet om de haverklap van taal.

Vergadert u binnenkort online met deelnemers met verschillende moedertalen? Schakel dan tijdig tolken in. Eloquentia heeft al een ruime ervaring met online vergaderen met tolken. We bezorgen u dan ook met veel plezier het nodige advies en een correcte offerte.

Het bericht Online vergaderen met tolken: hier moet u op letten verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.