Test op voorhand of iedereen u goed kan horen

Niets is zo vervelend als een verbinding die af en toe wegvalt of iemand die helemaal vanuit de verte klinkt. Dat is niet aangenaam voor de toehoorders én dat bemoeilijkt het tolken. Tijdens een fysieke vergadering zitten de tolken ofwel in een gespecialiseerde cabine, ofwel kunnen ze vrij rondlopen in de zaal om de spreker beter te horen. Nu hangen ze voor honderd procent af van het online geluid. Een goede microfoon mag dus zeker niet ontbreken.

Spreek niet te snel

Bent u aan het woord, spreek dan niet te snel. Op die manier kunnen zowel alle toehoorders als de tolken de boodschap goed opnemen. Door niet te snel te spreken, komt uw boodschap beter over, zelfs als er heel kleine onderbrekingen of storingen zijn op de verbinding. Las ook voldoende rust- en adempauzes in uw betoog in. Dat maakt het voor de tolken gemakkelijker om de boodschap duidelijk over te brengen.

Schakel niet te snel over naar de volgende slide

Net als bij het spreken, raden we ook aan om na iedere slide van uw presentatie even te pauzeren. De boodschap van de tolken heeft namelijk altijd enkele seconden vertraging. Het is voor de toehoorders met een andere moedertaal dan aangenaam om toch nog de juiste slide voor zich te hebben terwijl ze de uitleg krijgen.

Lees de reacties en vragen in de chat voor

Tolken focussen zich enkel en alleen op de mondelinge boodschap. Dat is al een hele klus: luisteren, vertalen en spreken tegelijkertijd. Wil u inspelen op een vraag of reactie in de chat, lees die dan luidop voor vooraleer u antwoordt. Ook voor mensen die de chat niet meteen volgen, is dit aangenaam. Zo gaat er niets van de boodschap verloren.

Vervul de rol van de tolk niet

Wie zich uit de slag kan trekken in verschillende talen, is vaak geneigd om te antwoorden in de taal waarin de vraag gesteld werd. We raden u echter aan om zoveel mogelijk bij uw eigen moedertaal te blijven. U drukt zich dan namelijk vlotter uit en er gaat niets van de boodschap noch van de nuance verloren. Vertrouw voor de andere talen op de tolken. Zij zijn gespecialiseerd in het overbrengen van de correcte boodschap. Wil u om diplomatische redenen toch af en toe in een andere taal spreken, wissel dan niet om de haverklap van taal.

Vergadert u binnenkort online met deelnemers met verschillende moedertalen? Schakel dan tijdig tolken in. Eloquentia heeft al een ruime ervaring met online vergaderen met tolken. We bezorgen u dan ook met veel plezier het nodige advies en een correcte offerte.

Het bericht Online vergaderen met tolken: hier moet u op letten verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Oei, het loopt meteen al mis. Na uw introductie slaagt uw Engelse collega er niet in om zijn presentatie te delen. U probeert het via de instellingen te regelen, maar dat lukt niet meteen. Gelukkig schieten uw collega’s te hulp! Helaas spreekt iedereen door elkaar, waardoor u niets van hun goedbedoelde adviezen begrijpt. De tolken weten ook niet aan wie ze nu precies voorrang moeten geven… Na tien minuten prutsen is het dan uiteindelijk gelukt: de presentatie is door iedereen te zien!

Uw Engelse collega presenteert gedurende een kwartiertje en geeft dan het woord aan een andere collega. Helaas gebruikt zij geen hoofdtelefoon met ingebouwde microfoon, waardoor er op de achtergrond een echo klinkt. Dat bevordert de (meertalige) communicatie natuurlijk niet… Gelukkig duurt haar toelichting niet te lang en schakelen we over naar de collega’s in Frankrijk.

Die dame heeft echter al de hele vergadering problemen met de wifi. Ze valt soms weg, of het beeld bevriest. Daardoor moet ze haar uitleg vaak herhalen, wat de meeting vertraagt. Ze besluit dan maar om haar uitleg deels in het chatvenster te typen. Alleen concentreren de tolken zich op het gesproken woord en kunnen de chat niet mee vertalen. Haar boodschap wordt dus niet helemaal in de andere talen omgezet. Of iedereen de volledige boodschap meegekregen heeft, is niet helemaal duidelijk, maar jullie timing is strak. Op dus naar een Duitse collega!

De filiaalmanager uit Berlijn heeft besloten om het nuttige aan het aangename te koppelen: terwijl hij vergadert, maakt hij een korte wandeling in de buurt. Lekker gezond, niet? Hij heeft zijn oortjes in, dus hij hoort alles prima. U hoort hem echter niet goed omdat de microfoon te ver van zijn mond verwijderd is en de hele tijd langs zijn sjaal wrijft. Daarnaast hoort u ook alle storende achtergrondgeluiden, zoals auto’s en spelende kinderen. Uw collega besluit zo snel mogelijk naar huis terug te keren en stelt voor om eerst het woord aan uw Nederlandse collega te geven.

Na een korte discussie met hem, merkt u op dat het al 12.30 uur is. Tijd dus om uw boterhammen op te eten! U vergeet echter uw microfoon af te zetten, waardoor uw collega’s kunnen ‘genieten’ van uw eetgeluiden. U wordt al snel op de vingers getikt en excuseert zich. U grapt nog dat die externe microfoon blijkbaar zeer goed zijn werk doet. De vergadering verloopt verder zonder problemen en om 13.00 uur zit u alweer klaar voor een volgende vergadering.

Voordat u inlogt, noteert u toch even dat u wil evalueren hoe uw online vergaderingen in de toekomst vlotter kunnen verlopen…

Wel, in ons vorige artikel leest u alvast nuttige tips voor een online vergadering met tolken.

Geïnteresseerd in extra advies? Aarzel niet om tijdig contact met ons op te nemen om de aanpak van uw volgende (online) vergadering met tolken te bespreken, voor een vlot verloop voor u en uw collega’s.

Het bericht Online vergaderen met tolken: zo moet het NIET verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.