Événements hybrides multilingues : un écheveau que nous démêlons pour vous

Dans un article précédent, nous vous parlions du sous-titrage des vidéos dans le contexte de la communication marketing. Évidemment, cette branche n’est pas la seule à avoir recours aux vidéos. De plus en plus, les conférenciers, les intervenants et les organisateurs s’appuient eux aussi sur un matériel enregistré pour échanger des connaissances. Ainsi, au sortir de la période du coronavirus, nous constatons que les formes hybrides de conférences, de journées d’étude et de cours gagnent en importance. Si l’on ajoute à cela un public cible multilingue, cela devient rapidement un imbroglio de défis technologiques et linguistiques. Si vous envisagez d’organiser un tel événement, vous avez tout intérêt à vous faire épauler par un partenaire professionnel qui travaillera à vos côtés pour que tout se déroule comme prévu. Eloquentia est à votre service.

Des possibilités illimitées si elles sont correctement préparées

Avec les technologies modernes d’aujourd’hui, nous pouvons faire beaucoup de choses. Naturellement, chaque solution a un prix. Il est donc utile, mais aussi économique, de procéder à un examen approfondi de votre événement multilingue avec un spécialiste du domaine. Nous travaillerons avec vous pour déterminer exactement les installations dont vous avez besoin :

• Qui prend la parole ? S’agit-il uniquement de personnes présentes sur place, ou également de personnes qui mènent et/ou suivent l’événement en ligne ?
• Quelles sont les langues vers lesquelles et à partir desquelles il faut interpréter ?
• Qui a besoin d’interprétation ? Ces personnes sont-elles présentes physiquement ou en ligne, ou les deux ?
• Des vidéos seront-elles projetées ? Peut-on les sous-titrer à l’avance ? Faut-il les interpréter ?
• Avez-vous besoin d’un système de vote interactif ?
• Etc.

Un partenaire professionnel

Ensemble, nous examinerons en détail le déroulement de votre événement et le soutien que nous pouvons vous offrir. Nous passerons en revue les scénarios possibles et la manière d’y faire face. Un conseil : contactez-nous dès que possible pour que nous puissions réfléchir ensemble dès le début. Cette préparation permettra d’éviter les mauvaises surprises, telles qu’un travail redondant, une technologie inadaptée, un lieu inapproprié, etc. Nous nous ferons un plaisir de tout mettre en œuvre pour que votre événement soit un succès. Contactez-nous dès aujourd’hui à l’adresse info@eloquentia.biz.

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L’écrit

Faites ce test, rien que pour le fun : tapez “Why is Google Translate” dans la barre de recherche Google. Cette recherche sera automatiquement complétée par des suggestions telles que “so bad”, “incurrate”. Faites-en autant avec DeepL : “Why is DeepL”. Vous obtiendrez au contraire “so good”, “better than google”. DeepL jouit manifestement d’une meilleure réputation que Google Translate. À juste titre ? Le fait est que DeepL a d’entrée de jeu surpassé ses concurrents en faisant appel à la traduction automatique neuronale dès que celle-ci a surpassé les résultats de la traduction automatique statistique et en la combinant avec le matériel informatique (super-ordinateur) nécessaire pour la transformation de quantités colossales de données. Et les résultats sont là. Les chiffres indiquent que le site web de DeepL est visité plus souvent qu’à son tour : Alexa le classe à la 146^e place des sites les plus populaires. Si l’entreprise tirait au début ses revenus de la publicité, elle a depuis su conquérir une solide position B2B grâce à des clients tels que Deutsche Bahn, Roche, Fujitsu, Axa, Best Buy, Nokia, Rakuten, Siemens ou encore Elsevier. La fonctionnalité permettant d’ajouter sa propre terminologie au système joue un rôle important pour des clients tels que la Deutsche Bank. Bref, cette entreprise nous réserve sans aucun doute encore bien des surprises, même si elle reste généralement discrète sur ses intentions. Sa nouvelle mission lève un petit coin du voile : to become Europe’s leading AI company. À suivre…

L’oral

La pandémie mondiale a poussé de nombreuses plateformes de conférence en ligne à développer de nouvelles possibilités, entre autres concernant les réunions multilingues et la nécessité d’en assurer l’interprétation. Zoom a ainsi récemment révélé qu’il peaufinait une approche speech-to-text en vue de proposer sur sa plateforme du sous-titrage et de la traduction. Avec Translatotron, Google annonce par contre de la traduction speech-to-speech. Chacun de ces systèmes doit évidemment surmonter bien plus d’obstacles qu’un simple DeepL écrit : outre le défi de faire apparaître une traduction correcte, ils devront avant tout « comprendre » correctement à l’audition. Et encore faut-il qu’il que la traduction soit ensuite correctement restituée à l’oral dans Zoom. Autant dire qu’il s’agit de sacrées prouesses techniques, dont le degré de fiabilité restera encore à tester.

Alors, que faire de tous ces développements ? Chez Eloquentia, nous les suivons étroitement afin de déterminer à partir de quand et comment nous pourrions les utiliser. Nous ne sommes pour l’instant pas convaincus de l’utilité de ces moyens pour notre activité. Les résultats de la reconversion de la langue parlée sont encore à des années-lumière de l’excellence. Si la conversion de l’écrit est bien plus avancée, même un outil tel que DeepL, bien qu’il soit considéré comme excellent, fait de si nombreuses erreurs sournoises nécessitant l’intervention d’un réviseur humain, qu’il n’est pas encore rentable lorsque l’on vise une qualité irréprochable.

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Depuis le début de la pandémie, notre blog s’est enrichi de dix articles évoquant d’une manière ou d’une autre les « conférences en ligne (avec interprétation simultanée) ». En ces temps de confinement et de distanciation sociale, nous avons en effet tout comme bien d’autres recherché des solutions en ligne afin d’assurer une certaine continuité de nos activités.

Leçons tirées de 18 mois de mesures restrictives

Dès le début des mesures restrictives, l’équipe d’Eloquentia a pu grandement mettre à profit son expérience naturelle du télétravail. C’était en effet déjà notre pain quotidien avant même le Corona. L’introduction des mesures Corona n’en représentait pas moins un sacré défi.

Résilience

Est-il vraiment encore nécessaire de le dire ? À peu près tout le monde a fait preuve de résilience dans le domaine professionnel. Nous avons soudainement été confrontés à un contexte inédit qui nous a rapidement poussés à expérimenter des solutions que nous avons su perfectionner au fil du temps.

Littératie numérique

Il va sans dire que l’équipement a joué un rôle crucial dans le passage éclair du monde « physique » à une distanciation qui ne permettait quasi plus que des rencontres en ligne ; chaque participant disposait-il d’un ordinateur, de préférence avec un casque-micro adapté pour plus de confort, la connexion internet disponible était-elle suffisante, le logiciel nécessaire était-il installé ? La littératie numérique était tout aussi déterminante : certains se sont montrés capables de s’adapter plus rapidement à la réalité distancielle que d’autres.

Au sein de la concertation sociale, nous avons pu constater comment les partenaires sociaux qui en avaient besoin ont été équipés en un temps record d’un ordinateur portable et/ou Smartphone et ont su en apprécier les possibilités. Même si la technique nous a occasionnellement mis des bâtons dans les roues, la concertation a été maintenue. Nos clients ont pu compter sur nous par le soutien en ligne des interprétations consécutives ou simultanées.

Ces moyens et cette expérience étant avérés, l’avenir nous dira comment ils pourront être intégrés au mieux dans un contexte plus proche de la normale.

Retour des réunions sur site

L’assouplissement des dernières semaines permet à nouveau la tenue de réunions sur site ou sur le terrain. Certains sujets sensibles ou complexes ont été, à juste titre, reportés à ce moment tant attendu. De telles discussions auraient été trop pénibles à mener à distance et auraient encore plus pâti des éventuelles pannes techniques d’une réunion en ligne.

Une rencontre en chair et en os favorise par ailleurs les contacts informels. La toile des interactions humaines entre partenaires sociaux peut à nouveau être renforcée autour d’une tasse de café ou de thé et lors d’un repas. Cela fait bien souvent retomber la pression, surtout lorsque les esprits s’échauffent.

Coup d’œil sur demain

Nous constatons que bien des entreprises souhaitent actuellement mettre un terme aux réunions en ligne. Pour l’instant, les réunions sur site ont le vent en poupe. Prenons toutefois garde à ne pas jeter le bébé avec l’eau du bain. De nouvelles formules hybrides peuvent être élaborées afin de tirer le meilleur parti des deux approches. Cela nécessite de soupeser quantité de paramètres : la concertation elle-même (thème, durée, fréquence), les participants (nombre, leur provenance, autres tâches et rendez-vous) et le lieu.

Où que se situent les besoins, nous sommes convaincus de pouvoir proposer l’encadrement adapté à chaque formule. Nous sommes impatients de développer, avec nos clients, la formule la mieux adaptée pour chaque occasion. N’hésitez pas à nous contacter pour mettre au point avec nous la bonne combinaison pour votre concertation sociale multilingue.

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Une étude menée récemment par Camille Collard et Marta Bujan nous apprend que pas moins de 83 % des interprètes trouvent que l’interprétation à distance est un exercice plus complexe que l’interprétation en présentiel. Pas moins de 67 % trouvent que les conditions de travail se sont dégradées depuis la crise sanitaire. Il n’y a rien d’étonnant donc que 56 % préfèrent interpréter depuis un hub ou studio spécialisé, autrement dit un bureau proposant des cabines. Voilà pourquoi, nous avons décidé l’année dernière d’équiper nos bureaux d’une cabine d’interprétation. Nous vous en énumérons les avantages dans cet article.

L’isolation constitue l’un des principaux avantages. Vous l’aurez probablement remarqué lors de vos réunions en ligne : les bruits environnants vous distraient. Si ce n’est pas le lave-vaisselle qui tourne, c’est le chien qui ronfle, le trafic en arrière-fond ou encore votre partenaire en télétravail qui passe un coup de téléphone. Une cabine d’interprétation est conçue pour vous épargner au maximum ces bruits environnants. Le résultat ? Les interprètes entendent correctement les interventions des participants à la réunion en ligne et peuvent ainsi interpréter facilement et sans erreurs.

De plus, notre cabine est équipée de microphones USB. Les participants entendent donc mieux les interprètes. Ajoutez-y un cadre insonorisé et vous obtenez une qualité sonore optimale sans bruits de fond dérangeants. Saviez-vous d’ailleurs qu’une exposition fréquente au son « pauvre » d’un micro d’ordinateur portable standard cause une surdité progressive ? Ces microphones (tout comme certains logiciels de réunion) filtrent certaines fréquences de la voix naturelle afin d’économiser de la bande passante, ou tout simplement parce qu’ils n’ont pas la qualité requise pour les capter. Moins vous êtes exposé à ces fréquences, moins vous parvenez à les entendre. Un thème à prendre en considération si vous êtes conseiller en prévention.

Vous pensez peut-être que nous avons caché notre cabine insonorisée dans un recoin obscure ? Rien n’est moins vrai. Elle se trouve tout simplement dans nos bureaux : outre ses équipements techniques, elle offre également un cadre de travail agréable baigné de lumière naturelle. Les interprètes peuvent ainsi travailler dans un environnement de travail des plus accommodants qui contribue à leur bien-être et à vous offrir une qualité au top pour toutes vos réunions.

Eloquentia est parée pour l’avenir des réunions en ligne avec interprétation simultanée. Vous souhaitez utiliser notre cabine en tant qu’interprète ? Ou vous cherchez des interprètes pour votre réunion en ligne ? N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez un devis, sans aucun engagement de votre part.

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En bref, tout le monde a connu certains changements. Nous avons aussi constaté que nos clients ont dû faire preuve de créativité pour mener le tout à bien. Et vous aussi, vous avez certainement dû relever une série de défis (de taille).

Comme nous évoluons peu à peu vers une sorte de période post-Covid, nous nous penchons sur l’avenir et nous examinons comment nous pouvons continuer à répondre aux besoins de nos clients. Quel sera leur prochain défi ? Étant spécialisés dans les RH et la concertation sociale, nous vous invitons à vous poser la question suivante : quelle ambition visez-vous dans le cadre de votre concertation sociale après le coronavirus ? Et quelle forme de concertation sociale y est la plus appropriée ?

Allez-vous vous réunir à nouveau en présentiel, poursuivre les réunions exclusivement en ligne ou plutôt opter pour une solution hybride ? L’option hybride consiste soit à organiser une réunion avec certains participants en ligne et d’autres participants en présentiel, soit à alterner les réunions en présentiel et virtuelles, selon un rythme prédéfini ou aléatoire.

Le défi de la concertation sociale plurilingue reste quant à lui inchangé : promouvoir une bonne entente entre l’employeur et les travailleurs tout en abordant en détail les thèmes principaux de chaque organe de concertation sociale. Nous savons par expérience que les interprètes font une réelle différence et permettent de garantir une concertation la plus souple et dynamique possible, tant en ligne qu’en présentiel.

Nous nous faisons un plaisir de vous encadrer moyennant la solution qui convient à la forme de concertation sociale de votre choix.

La question principale que vous devez vous poser est la suivante : à quoi ressemblera la concertation sociale plurilingue au sein de votre organisation après la crise du coronavirus ? Nous avons hâte de découvrir les défis que vous souhaitez relever dans ce cadre et nous nous tenons à votre disposition pour vous conseiller sur le plan linguistique.

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1 Connaissez vos participants

En tant qu’organisateur de la réunion, vous devez identifier les participants et les orateurs. S’agit-il d’une présentation pendant laquelle un orateur s’adresse surtout aux autres participants, ou plutôt d’un événement interactif pendant lequel de nombreuses personnes prennent la parole ? En outre, dans le cadre d’une réunion plurilingue en distanciel, il est important de connaître les langues parlées par les orateurs et par le public. La première étape consiste donc à dresser la liste des orateurs et des langues parlées.

2 Faites appel à des interprètes

Le nombre de langues pratiquées vous permet de déterminer le nombre d’interprètes nécessaires. Nous vous expliquons dans cet article comment réaliser ce calcul. Contactez une agence d’interprètes et parcourez ensemble votre situation concrète. Les interprètes sont ainsi impliqués dès le début et peuvent également vous conseiller.

3 Choisissez l’outil de réunion en ligne qui vous convient

La plupart des entreprises utilisent Microsoft Teams, Skype, Zoom ou Google Meet dans le cadre de leurs réunions en ligne. Malheureusement, la plupart de ces outils de réunion plus connus ou classiques ne se prêtent pas à l’interprétation simultanée, contrairement à QuaQua par exemple. Parmi les outils classiques, seul Zoom offre cette possibilité et permet d’utiliser plusieurs canaux audio, offrant ainsi un canal pour l’/les orateur(s) et pour l’/interprète(s).

4 Fournissez l’ordre du jour et/ou les présentations aux interprètes

Pour garantir le bon déroulement de l’interprétation, il n’y a rien de plus pratique que de fournir au préalable aux interprètes, la présentation ou l’ordre du jour de la réunion en ligne pour qu’ils puissent se préparer au mieux.

5 Veillez à mettre en place un environnement de réunion agréable

Les réunions en ligne peuvent s’avérer inconfortables : mauvaises connexion, bruit de fond dérangeant, problèmes de microphone ou d’écran, et cetera. Nous vous avions déjà donné quelques astuces pratiques pour vos réunions en ligne avec interprètes tout en mentionnant les éléments à prendre en compte. Lisez également cet article si vous voulez savoir comment une réunion en ligne avec des interprètes peut devenir un véritable calvaire. Afin de garantir un service de qualité à nos clients, nous avons installé dans nos bureaux, une cabine d’interprétation qui vient à point pour les missions à distance.

Ces conseils pourront certainement vous aider à organiser une réunion virtuelle plurilingue réussie. Nos interprètes se feront un plaisir de vous conseiller. Contactez-nous pour obtenir des conseils concrets et une offre correcte.

Het bericht Voici comment préparer une réunion en ligne avec interprétation simultanée verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

Vérifiez au préalable que tout le monde vous entend correctement

Il n’y a rien de plus ennuyeux que de disposer d’une connexion instable ou d’avoir une mauvaise qualité sonore. C’est désagréable pour les participants mais cela complique aussi le travail des interprètes. Lors d’une réunion physique, les interprètes peuvent se trouver dans une cabine spécialisée ou alors déambuler librement dans la salle pour mieux entendre l’intervenant. Dans le cas d’une réunion en ligne, ils dépendent totalement de la qualité sonore. Il faut donc à tout prix vous munir d’un micro de qualité.

Ne parlez pas trop vite

Si vous prenez la parole, évitez de parler trop vite. Cela permet ainsi à l’ensemble des participants mais aussi aux interprètes de comprendre correctement le message. En ralentissant votre débit verbal, votre message a aussi plus d’impact même en cas d’interruptions passagères de la connexion. N’oubliez pas de prévoir suffisamment de temps de repos pour reprendre votre souffle. Les interprètes peuvent ainsi aussi transmettre plus facilement le message.

Ne passez pas trop rapidement à la diapositive suivante

Ici aussi, nous vous conseillons de vous interrompre brièvement après chaque diapositive. Les interprètes ont en effet un léger retard par rapport à votre exposé. Rien de plus agréable pour les participants allophones que de disposer de la diapositive sous les yeux lorsqu’ils reçoivent les explications dans l’autre langue.

Lisez les réactions et les questions reçues dans la messagerie instantanée

Les interprètes ne se focalisent que sur le message transmis oralement. Et c’est déjà pas mal car écouter, traduire et parler en même temps, il faut le faire ! Vous souhaitez réagir à une question ou à une réaction dans la messagerie instantanée ? Lisez-la donc à voix haute avant d’y répondre. Cette approche est également plus agréable pour les personnes qui ne suivent pas la messagerie instantanée. Et en plus, vous ne perdez rien au message !

Faites confiance aux interprètes

Si vous parlez plusieurs langues, vous avez peut-être tendance à répondre dans la langue dans laquelle la question a été posée. Nous vous conseillons toutefois de vous exprimer le plus possible dans votre langue maternelle. Vous vous exprimerez mieux tout en faisant passer l’entièreté du message avec les bonnes nuances. Faites confiance aux interprètes pour ce qui est des langues étrangères. Ce sont de vrais spécialistes de la transmission correcte des messages. Si pour des raisons diplomatiques, vous souhaitez quand même vous exprimer de temps en temps dans une autre langue, soyez cohérent dans votre approche et ne changez pas de langue à tout bout de champ.

Vous organisez prochainement une réunion en ligne avec des participants allophones ? Faites donc appel à temps à des interprètes. Eloquentia a acquis une vaste expérience dans l’organisation de réunions en ligne avec service d’interprétation. Nous nous ferons dès lors un plaisir de vous prodiguer les bons conseils et de vous fournir une offre au juste prix.

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Aie, ça se passe mal dès le début ! Après votre introduction, votre collègue anglais ne parvient pas à partager sa présentation. Vous tentez de régler le problème au niveau des paramètres, mais vous n’y parvenez pas immédiatement. Heureusement, vos collègues vous viennent en aide ! Mais, tout le monde parle en même temps et vous ne comprenez donc rien à leurs conseils avisés. Les interprètes sont eux aussi perdus car ils ne savent pas qui interpréter en priorité… Après dix minutes de chipotage, vous y êtes enfin parvenu : la présentation est visible de tous !

Votre collègue anglais fait un exposé d’un quart d’heure avant de passer la parole à une autre intervenante. Malheureusement, celle-ci n’utilise pas de casque doté d’un micro intégré avec pour résultat un écho en bruit de fond. Ce problème n’améliore bien évidemment en rien la communication (plurilingue)… Heureusement, son intervention est vite bouclée. C’est à présent au tour de la collègue française.

Depuis le tout début de la réunion, celle-ci rencontre des problèmes avec sa connexion Wi-Fi. Elle la perd ou alors l’image se bloque. Elle doit par conséquent souvent répéter ses explications, ce qui ralentit forcément la réunion. Après un temps, elle décide de mettre une partie de son explication dans la fenêtre de messagerie instantanée. Or, les interprètes traduisent ce qu’elle dit, et non pas ce qu’elle écrit. Son message n’est donc pas totalement traduit dans les autres langues. L’on ignore au final si tous les participants ont bien reçu le message en entier mais malheureusement le délai de la réunion doit être respecté. C’est au tour du collègue allemand !

Ce dernier a décidé de joindre l’utile à l’agréable puisqu’il se promène tout en participant à la réunion. Bonne idée puisque c’est excellent pour la santé ! À cette occasion, il utilise ses oreillettes et entend donc tout clairement. Mais vous, vous ne parvenez pas à l’entendre correctement car son micro est trop loin de sa bouche et frotte en plus contre son écharpe. Vous entendez aussi tous les bruits de fond gênants, comme les voitures qui passent ou encore les enfants qui jouent. Votre collègue décide donc de rentrer chez lui au plus vite et propose de d’abord donner la parole au collègue néerlandais.

Après une courte discussion avec lui, vous constatez qu’il est déjà 12 h 30. Il est grand temps de savourer votre déjeuner ! Vous oubliez cependant d’éteindre votre micro : vos collègues entendent sans le vouloir les bruits de votre mastication. Ils vous en font rapidement la remarque, et vous tentez de vous excuser en lançant une blague sur votre micro externe qui fait apparemment bien son boulot. La réunion se poursuit sans problème et à 13 h, vous voilà fin prêt à participer à une autre réunion.

Avant de vous connecter, vous notez qu’il faudrait savoir pour l’avenir comment organiser une réunion en ligne sans problème.

Ne cherchez plus puisque notre précédent article vous donne toute une série de conseils pour garantir la réussite de votre réunion en ligne.

Vous souhaitez avoir d’autres conseils ? N’hésitez pas à nous contacter afin d’analyser l’approche à suivre dans le cadre de votre prochaine réunion (en ligne) avec interprètes afin de vous garantir une réunion sans heurt.

Het bericht Voici ce qu’il ne faut surtout PAS faire si vous organisez une réunion en ligne avec interprètes verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

1. Ne vous connectez pas au Wi-Fi

Évitez si possible de vous connecter au Wi-Fi, et utilisez plutôt une connexion câblée qui sera souvent plus stable. Vous éviterez ainsi de perdre la connexion en pleine réunion et de louper une partie importante du contenu.

2) Utilisez un micro USB

Malgré une qualité sonore qui laisse souvent à désirer, nombreux sont ceux qui font appel au micro intégré de leur ordinateur portable.. Optez plutôt pour un micro USB ou un casque avec micro intégré. Ce dernier permet en outre de réduire les bruits de fond pour vos auditeurs. Les interprètes vous comprendront plus facilement aussi, ce qui ne fera qu’améliorer leurs prestations.

3) Lancez un seul programme de réunion en ligne à la fois

En principe, vous suivez une seule réunion à la fois. Pensez dès lors à fermer les éventuels autres programmes de réunion. Deux programmes ouverts simultanément vous compliqueront inutilement la vie car certains « détournent » en quelque sorte vos micro et caméra. Vous suivez une réunion dans Zoom ? Pensez donc à fermer Teams !

4) Mieux vaut tester que stresser

Vérifiez à l’avance que tout fonctionne correctement (micro, caméra, présentation, partage d’écran). Cette approche vaut pour les réunions en présentiel mais aussi pour celles organisées en ligne et elle est encore plus importante lorsque vous êtes amené à utiliser une nouvelle plateforme , même si vous n’intervenez pas. La plateforme est souvent accessible avant le début de la réunion. Profitez-en pour vous connecter dix minutes à l’avance et tester le tout. Vous serez ainsi fin prêt lorsque la réunion commence. Vous désirez être davantage préparé ? Pourquoi ne pas prévoir un test quelques jours avant le jour J ?

5) Activez votre caméra lorsque vous prenez la parole

Pour économiser de la bande passante, nous avons tendance à éteindre la caméra. Pensez toutefois à l’activer lorsque vous prenez la parole. Vos auditeurs ET les interprètes pourront ainsi mieux vous suivre tout en bénéficiant d’un support visuel. N’oubliez pas non plus d’activer votre micro : éteignez-le une fois que vous avez terminé pour éviter que les bruits de fond dérangent les autres participants. Rallumez-le dès que vous souhaitez intervenir. Bref : activez caméra et micro lorsque vous prenez la parole et éteignez-les une fois terminé.

Vous organisez prochainement une réunion en ligne multilingue ? Pensez à réserver à temps les interprètes d’Eloquentia pour que tout le monde puisse suivre la réunion dans sa langue maternelle. Nos interprètes se feront un plaisir de vous aider.

Het bericht Voici 5 astuces pour une réunion en ligne réussie verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

Dit alles heeft verregaande gevolgen op vele vlakken, waarvan we de draagwijdte gaandeweg hebben ervaren (en wellicht nog verder zullen ondervinden). Geen enkele sector bleef buiten schot.

Van meet af aan was het voor professionele tolken overduidelijk dat de “oude” vergadercultuur danig door elkaar geschud werd. Bedrijven die hun activiteiten konden en/of moesten verderzetten, zochten meteen naar werkbare alternatieven.

Als tolkenagentschap bleef Déesse niet met gekruiste armen toekijken. We timmerden meteen aan oplossingen voor onze klanten. Omdat we onder andere tolkdiensten verlenen aan bedrijven in de zogenaamde “essentiële” sectoren, zagen we ons verplicht om heel snel te schakelen.

Nu zou u kunnen denken dat eenvoudigweg een online vergadertool invoeren meteen de volledige oplossing is, ook voor meertalig overleg. Niets is minder waar. De doorsnee vergadertool heeft namelijk maar één audiokanaal. Wil u tolken toevoegen aan de vergadering, dan bieden de meeste omgevingen niet de nodige extra audiokanalen voor simultaantolken. Bij simultaantolken spreken de spreker en de tolk namelijk ongeveer gelijktijdig. Deze vorm van tolken heet niet voor niets “simultaan” tolken. Daarvoor heb je dus simultaan een kanaal nodig voor de spreker én per taal waarin wordt getolkt. Hoe los je dat op?

Opties

Er zijn drie mogelijkheden.

• Oplossing 1: we tolken consecutief in plaats van simultaan: de spreker is enkele minuten aan het woord terwijl de tolk noteert, waarna de tolk in de andere taal herhaalt wat de spreker heeft gezegd. Het voordeel: één audiokanaal volstaat. Het kan dus in eender welke online vergaderomgeving. Maar het heeft ook een aantal nadelen:
  • Consecutief tolken is enkel haalbaar als er maar twee talen zijn (bv. Nederlands en Frans).
  • Consecutief tolken verdubbelt de vergadertijd. De tolk heeft namelijk evenveel tijd nodig als de spreker om alles gezegd te krijgen, en start pas wanneer de spreker even pauzeert.
  • De presentaties en het overleg zijn minder dynamisch.

Bij Déesse hebben we met deze oplossing gewerkt voor één van onze klanten. Meteen bleek dat voor het sociaal overleg (ondernemingsraad, cpbw, syndicale delegatie) de beperkte dynamiek van de gesprekken een struikelblok vormde. Consecutief tolken werkt wel, maar vraagt veel meer tijd.

• Oplossing 2: de tolken kunnen worden beluisterd via een apparte app. De tolken zelf luisteren dus naar de vergadering in de tool van de klant (bv. Microsoft Teams) en tolken simultaan, maar dan wel in een andere app, waar de anderstalige toehoorders op kunnen afstemmen – en liefst nog op een ander toestel dan het toestel waarmee ze naar de originele vergadering kijken. Het evidente voordeel: de tolken werken simultaan. Zo beïnvloeden ze noch de duur, noch de dynamiek van de online vergadering. Toch zijn er ook hier nadelen:
  • Zowel de tolken als de anderstalige toehoorders moeten goochelen met twee applicaties – idealiter ook met twee aparte toestellen.
  • De kans dat er zich technische problemen voordoen, wordt verdubbeld, omdat twee tools gelijktijdig vlekkeloos moeten werken.
  • Als u de beschrijving hierboven leest, dan merkt u onmiddellijk dat dit een vrij complexe oplossing is, die eigenlijk indruist tegen de missie van Déesse, namelijk om u meertaligheid aan te bieden met het comfort van eentaligheid.

Bij Déesse hebben we voor een andere klant met deze oplossing gewerkt. We weten intussen dat het van groot belang is dat de deelnemers niet alleen met de vergadertool eigen aan hun organisatie volledig werkklaar zijn, maar ook met de tool waarop de vertolking aangeboden wordt. Voor sommigen is dat jammer genoeg een brug te ver, en terecht. Als je vergadert, wil je je kunnen concentreren op de inhoud en niet op de techniek.

• Oplossing 3: vergadering én simultaanvertolking verlopen via één en hetzelfde platform. Dit is de meest comfortabele oplossing. Tenzij u sowieso al Zoom gebruikt, betekent zo’n platform wel dat u vergadert in een andere tool dan u gewend bent, maar die is niet noodzakelijk complex(er). Het voordeel ligt voor de hand: simultaanvertolking binnen dezelfde omgeving als de vergadering zelf. De enige nadelen die hieraan verbonden zijn:
  • De deelnemers moeten (misschien) leren werken in een nieuwe tool, dus er is een (beperkte) leercurve.
  • Deze oplossing houdt extra kosten in omdat u een nieuw platform moet huren, tenzij u al over een Business-account beschikt bij Zoom.

Nóg professioneler

Zoals u ziet, is Déesse de voorbije maanden de uitdaging aangegaan om de voor- en nadelen van deze drie oplossingen in kaart te brengen, zodat we onze klanten hierin onderbouwd advies kunnen geven en de juiste oplossing aanbieden. Maar er is meer! Het thuiskantoor van de tolken vormt bij dit alles immers een bijkomende uitdaging.

De meeste tolken hebben ondertussen geïnvesteerd in een degelijke computer en headset, maar een thuiskantoor geeft je noch de geluidskwaliteit, noch het comfort van een professionele cabine. Thuis raak je sneller afgeleid, wat je prestatie kan verstoren: de buurman verbouwt zijn badkamer, een hond blaft, een vrachtwagen levert grind, een vriendelijke PostNL-medewerker brengt je het kleinood dat je gisteren bestelde…

Die storende elementen kun je moeilijk voorkomen of verhelpen. Tenzij… je natuurlijk op kantoor over een professionele cabine beschikt, met technische ondersteuning en een onthaal. Intussen is die professionele cabine met het benodigde back-upmateriaal bij Déesse een realiteit. Onze tolken zijn dus helemaal klaar om de online uitdagingen aan te gaan die u ons als klant wil toevertrouwen, vanuit een uiterst professionele omgeving.

De ervaring van de voorbije maanden heeft ons geleerd dat een degelijke, technische voorbereiding van een online vergadering met tolken een troef is om alles vlot te laten verlopen. Laten we ons dus samen buigen over uw vraag, de (technische) mogelijkheden en de verwachtingen die u heeft, en de best mogelijke oplossing uitwerken voor uw online vergaderingen. Met of zonder coronamaatregelen, u kunt op onze professionele diensten rekenen. Het online vergaderen in meerdere talen wordt wellicht een vaste waarde binnen uw vergadercultuur.

Meertaligheid bieden met het comfort van eentaligheid, daar staan we voor.

Contacteer gerust Sébastien: 0472 76 54 55 – sebastien@eloquentia.biz.

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