L’importance d’une communication cohérente

Supposons que vous receviez une lettre d’une entreprise qui s’adresse à vous en tant que « Madame » ou « Monsieur », avec les formules de politesse correspondantes. Quelques jours plus tard dans une deuxième lettre, on vous appelle par votre prénom en utilisant la deuxième personne du singulier. Une brochure rédigée dans un style impersonnel par lequel vous ne vous sentez pas du tout concerné y est jointe. Le style de communication est tout sauf cohérent.

Quels que soient vos centres d’intérêt et votre profession, il y a de fortes chances qu’une communication aussi incohérente ne vous inspire pas beaucoup de confiance, même si vous ne pouvez pas immédiatement mettre le doigt sur la raison. Or, voilà pourquoi Mary Shores plaide en faveur d’une communication cohérente dans son article dans Forbes. Dans cet article, elle se penche principalement sur le contenu et situe son plaidoyer dans le contexte des services à la clientèle. Chez Eloquentia, nous sommes d’avis que cela contribue à la crédibilité de votre entreprise dans toutes vos communications.

Puisque chacun possède un style de communication qui lui est propre, il est important de prendre des décisions claires à ce sujet au sein de votre organisation. Bien sûr, vous n’avez pas attendu qu’une agence de traduction vous le signale, n’est-ce pas ? Alors pourquoi y prêterions-nous attention ? Parce que les traductions multiplient la cohérence et l’incohérence des textes sources dans chaque langue cible. Si vos textes sont traduits à la fois en interne et en externe (par différents prestataires), la situation n’en devient que plus complexe. Heureusement, il existe une solution pratique pour cela : le guide de style de traduction.

Le guide de style de traduction : du papier au logiciel de traduction

Dans un tableau simple, dans Word par exemple

L’élaboration d’un guide de style de traduction dans votre entreprise ne doit pas relever de l’exploit. Par exemple, si vous opérez en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, vous pouvez simplement consigner les conventions de communication du français et du néerlandais dans un document à deux colonnes, éventuellement accompagnées d’une brève explication. Vous y dressez la liste des formes d’adresse interne et externe, de la conclusion d’un e-mail interne et externe, de la conclusion d’une lettre interne et externe, des conventions autour des formes en « tu » et en « vous », des notions spécifiques avec le terme correct, des outils spécifiques qui peuvent ou non avoir un nom différent dans chaque langue, des titres de fonction, des abréviations courantes, etc.

Sur Excel

Un guide de style aussi simple n’est utile que si la liste des conventions est assez limitée, ou pour résumer les principaux points d’attention. Il est préférable de le limiter à une ou deux pages au maximum. Lorsque la liste s’allonge, il devient plus pratique d’inclure les informations dans un fichier Excel, où chacun pourra effectuer des recherches. Dans les grandes entreprises, cela s’avère vite pratique, par exemple en raison du grand nombre de fonctions, de services ou de termes spécifiques.

Dans le logiciel de traduction

Nous sommes ravis de recevoir un document simple ou un fichier Excel de la part de nos clients qui ont un guide de style (de traduction). Afin de garantir un service rapide sans sacrifier la qualité, nous aimons nous organiser efficacement. Le contenu des versions papier et Excel des guides de style de traduction sont dès lors intégrés dans nos logiciels de traduction. Nous pouvons y ajouter des termes, la traduction spécifique du client, ainsi que des termes que nous ne sommes pas autorisés à utiliser. Il nous suffit alors de traiter les documents à traduire du client X d’une manière spécifique. Après la traduction, nous faisons vérifier le document par notre logiciel de traduction et qui nous informe de conventions de traduction qui n’ont pas été respectées.

Naturellement, nous devons avant tout configurer ce système dans notre logiciel de traduction, ce qui prend du temps… mais cela s’avère payant. Comme nous devons respecter des règles différentes pour des clients différents, il est utile de disposer de ces informations dans notre logiciel de traduction, où elles sont regroupées dans un projet spécifique au client. Si nous accueillons un nouveau collègue dans notre équipe, il peut également s’appuyer immédiatement sur les informations du guide de style de traduction automatique contenues dans notre logiciel. Les organisations disposant d’un service de traduction composé de plusieurs personnes en profitent également, surtout si elles externalisent une partie du travail de traduction.

Eloquentia et votre guide de style de traduction

Où que vous en soyez aujourd’hui avec votre guide de style de traduction, nous nous ferons un plaisir d’étudier avec vous comment nous pouvons y contribuer davantage. Non seulement Eloquentia en a l’expérience, mais notre directeur général, Sébastien Devogele, est également formateur agréé pour notre logiciel de traduction (Trados Studio). Souhaitez-vous en discuter plus en détail et envisager une éventuelle collaboration ? Ou seriez-vous intéressé par une formation professionnelle pour votre service de traduction quant aux possibilités étendues de Studio ? Alors, contactez-nous dès aujourd’hui à l’adresse info@eloquentia.biz.

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La propreté.

Comment ça ?

Valérie De Groote de JCI, qui contribue également à l’organisation de l’initiative World Cleanup Day, nous a contactés afin de savoir si nous étions disposés à les aider dans le cadre de traductions vers le français. Une magnifique occasion qui nous permet de mettre ainsi aussi la main à la pâte. Le World Cleanup Day lutte pour la propreté de nos quartiers et Déesse veille quant à elle à fournir jour après jour des traductions et des interprétations soignées. Un vrai plaisir donc.

Nous traduisons toutes les publications Facebook ainsi que les lettres et les courriels de l’organisation vers le français. L’organisation et Déesse n’ont dans ce cadre qu’un seul objectif en vue : veiller à ce que le plus de personnes possible se retroussent les manches le 15 septembre prochain.

Le nom « World Cleanup Day » résume bien l’objectif de cette initiative : un nettoyage à l’échelle mondiale. Cette initiative de collecte de déchets mondiale a vu le jour en Estonie, où une communauté locale a prouvé que l’on peut obtenir un quartier tout propre à l’aide d’une action collective. Entretemps, cette initiative a évolué pour devenir la plus grande action citoyenne de nettoyage.

Grâce à nos traductions, la communication de la branche belge du World Cleanup Day atteint également nos compatriotes francophones. Plus il y a d’initiatives locales, plus il y a de personnes au courant, plus l’impact est grand.

Lisez-en plus à propos de cette initiative et découvrez les actions de nettoyage locales qui ont déjà été enregistrées sur la page Facebook du World Cleanup Day Belgium. Elle vous indique également comment vous enregistrer pour que vous puissiez vous aussi y participer le 15 septembre.

Vous ne connaissez pas encore Déesse ? Jetez certainement un coup d’œil à notre philosophie sur notre site web et visionnez notre vidéo de présentation.

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La concertation dans le cadre de la traduction

Une situation que nous avons récemment décrite  est un bel exemple qui prouve l’importance de la concertation. Dans ce cas, la concertation se composait de deux volets : la concertation avec le client lorsque les traducteurs avaient des questions quant au choix d’un mot spécifique, aux interprétations ou aux formulations et celle avec les linguistes afin de garantir la cohérence de la traduction en néerlandais et en français.

Le gestionnaire de projet désigné a comme toujours mené sa mission à bien. Il a tout d’abord centralisé toutes les questions des traducteurs.  Et lorsque l’équipe interne ne pouvait y répondre de manière satisfaisante, le gestionnaire a fait appel au client. Il a ensuite communiqué les informations reçues du client aux différents traducteurs qui pouvaient ainsi tenir compte des explications du client dans leur traduction.

Il arrive parfois que le gestionnaire de projet doive expliquer l’importance d’une question bien spécifique pour pouvoir garantir un produit final de qualité.  Notre personne de contact chez le client a rarement une formation linguistique. L’interprétation peut toutefois être très délicate. Et dans ce cas, il vaut mieux parler au client afin de se mettre d’accord sur deux interprétations possibles ou plus.

Élément indispensable surtout pour ce projet. Il s’agissait ici notamment de textes reprenant souvent des listes et des énumérations. Nos traducteurs avaient donc peu de contexte pour pouvoir étoffer leur interprétation. En bref, la bonne relation que nous entretenons avec notre personne de contact chez le client a ici aussi fait une grande différence.

Le gestionnaire de projet a également veillé à ce que les deux traductions soient cohérentes. Ce n’est qu’après toutes ces étapes que le projet a pu être livré au client. Pour ce projet gargantuesque de pas moins de 60 000 mots multipliés par deux (néerlandais et français), l’approche adoptée par Déesse a permis de fournir, en un gros mois, des textes utilisables par les partenaires de concertation au sein de l’organisation. Même s’il nous arrive de proférer des injures à l’encontre des mystères impénétrables de SDL Trados Studio 2017, ce type de projets prouve une nouvelle fois que notre outil de TAO de pointe constitue clairement une valeur ajoutée.

Traduire efficacement à l’aide d’un outil de TAO

Comment traduire efficacement trois fichiers Excel d’environ 15 MB qui comprennent de très nombreuses répétitions ? Vous ne remercierez jamais assez votre outil de TAO pour ce genre de projet. Il identifie notamment toutes les répétitions et suggère également, même si ce n’est pas tout à fait le même texte, des traductions de passages que vous avez déjà traduits par le passé  (ou mieux connus sous le nom de fuzzy matches). Lorsque vous recevez un feedback du client ou du réviseur à propos d’un passage qui revient des dizaines de fois, vous pouvez effectuer les modifications nécessaires beaucoup plus efficacement. L’outil de TAO proposera notamment d’apporter les modifications là où cela s’avère nécessaire.

Étant donné qu’il y avait aussi beaucoup de vocabulaire utile récurrent et propre à notre client, nous avons pu considérablement alimenter notre base terminologique. Une base où il est possible d’indiquer pour chaque terme, « propre au client X ». Notre outil de TAO propose aussi toujours au moment opportun, la traduction la plus appropriée des mots repris dans notre base terminologique. Très pratique, même pour les traductions futures, vous ne trouvez pas ?

L’utilisation efficace de ces instruments nous a permis dans le cadre de ce projet, de livrer les traductions dans un délai de livraison particulièrement serré. Le client souhaitait recevoir les traductions avant la période de vacances bien méritée de la plupart des collaborateurs. Grâce à une bonne organisation, nous avons pu livrer à temps ! Les descriptions de fonction ont ainsi pu être distribuées, et chacun a reçu le matériel nécessaire dans sa langue maternelle de manière à pouvoir l’utiliser durant la concertation prévue au mois de septembre.

Un service intégré

Mais cela ne veut certainement pas dire que chez Déesse, nous pouvons nous reposer sur nos lauriers. Afin de veiller à ce que chaque participant puisse intervenir dans sa langue maternelle durant la concertation, nos interprètes se chargeront de l’interprétation simultanée. Ils peuvent eux aussi aller puiser dans les traductions déjà réalisées ainsi que dans la base terminologique pour se préparer de manière à trouver le bon mot au pied levé. Chaque participant parle et écoute dans sa langue maternelle. La langue n’est dès lors pas un obstacle. En fonction du nombre de participants, nous utilisons des cabines (en faisant appel à un partenaire fixe) ou un valisette d’interprétation (que nous fournissons).

Ce projet est un bel exemple des valeurs que défend Déesse : une communication de qualité qui contribue à une meilleure compréhension mutuelle et donc à la réussite d’entreprises.  Nous avons pu amplement recourir à notre expérience dans le cadre de projets plus complexes. Une expérience que nous chérissons.

D’une simple traduction à des projets complexes : un défi que nous aimons et pouvons relever

Il est évident qu’un projet de traduction ou d’interprétation ne s’inscrit pas toujours dans un projet d’envergure. Mais chaque projet amène son lot de défis, des défis que Déesse relève haut la main avec ses clients. Cela va d’une traduction d’un texte commercial à la traduction de présentations PowerPoint en passant par l’interprétation de formations juridiques, pour ne citer que quelques exemples. Et si nous sommes confrontés à des différences linguistiques, nous avons là aussi une solution sur mesure.

Vous souhaitez vous aussi faire passer un message de manière professionnelle, peu importe la langue ? La compréhension mutuelle est pour vous aussi importante au sein de votre organisation ou entre votre organisation, vos clients et vos fournisseurs ? Contactez-nous afin que nous puissions vous proposer une approche adaptée à votre demande. N’hésitez pas à nous contacter pour une offre. Nos coordonnées sont reprises au bas de cette page.

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