Une étude menée récemment par Camille Collard et Marta Bujan nous apprend que pas moins de 83 % des interprètes trouvent que l’interprétation à distance est un exercice plus complexe que l’interprétation en présentiel. Pas moins de 67 % trouvent que les conditions de travail se sont dégradées depuis la crise sanitaire. Il n’y a rien d’étonnant donc que 56 % préfèrent interpréter depuis un hub ou studio spécialisé, autrement dit un bureau proposant des cabines. Voilà pourquoi, nous avons décidé l’année dernière d’équiper nos bureaux d’une cabine d’interprétation. Nous vous en énumérons les avantages dans cet article.

L’isolation constitue l’un des principaux avantages. Vous l’aurez probablement remarqué lors de vos réunions en ligne : les bruits environnants vous distraient. Si ce n’est pas le lave-vaisselle qui tourne, c’est le chien qui ronfle, le trafic en arrière-fond ou encore votre partenaire en télétravail qui passe un coup de téléphone. Une cabine d’interprétation est conçue pour vous épargner au maximum ces bruits environnants. Le résultat ? Les interprètes entendent correctement les interventions des participants à la réunion en ligne et peuvent ainsi interpréter facilement et sans erreurs.

De plus, notre cabine est équipée de microphones USB. Les participants entendent donc mieux les interprètes. Ajoutez-y un cadre insonorisé et vous obtenez une qualité sonore optimale sans bruits de fond dérangeants. Saviez-vous d’ailleurs qu’une exposition fréquente au son « pauvre » d’un micro d’ordinateur portable standard cause une surdité progressive ? Ces microphones (tout comme certains logiciels de réunion) filtrent certaines fréquences de la voix naturelle afin d’économiser de la bande passante, ou tout simplement parce qu’ils n’ont pas la qualité requise pour les capter. Moins vous êtes exposé à ces fréquences, moins vous parvenez à les entendre. Un thème à prendre en considération si vous êtes conseiller en prévention.

Vous pensez peut-être que nous avons caché notre cabine insonorisée dans un recoin obscure ? Rien n’est moins vrai. Elle se trouve tout simplement dans nos bureaux : outre ses équipements techniques, elle offre également un cadre de travail agréable baigné de lumière naturelle. Les interprètes peuvent ainsi travailler dans un environnement de travail des plus accommodants qui contribue à leur bien-être et à vous offrir une qualité au top pour toutes vos réunions.

Eloquentia est parée pour l’avenir des réunions en ligne avec interprétation simultanée. Vous souhaitez utiliser notre cabine en tant qu’interprète ? Ou vous cherchez des interprètes pour votre réunion en ligne ? N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez un devis, sans aucun engagement de votre part.

Het bericht Découvrez notre cabine d’interprétation parfaitement adaptée aux réunions en ligne avec interprétation simultanée verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

1 Connaissez vos participants

En tant qu’organisateur de la réunion, vous devez identifier les participants et les orateurs. S’agit-il d’une présentation pendant laquelle un orateur s’adresse surtout aux autres participants, ou plutôt d’un événement interactif pendant lequel de nombreuses personnes prennent la parole ? En outre, dans le cadre d’une réunion plurilingue en distanciel, il est important de connaître les langues parlées par les orateurs et par le public. La première étape consiste donc à dresser la liste des orateurs et des langues parlées.

2 Faites appel à des interprètes

Le nombre de langues pratiquées vous permet de déterminer le nombre d’interprètes nécessaires. Nous vous expliquons dans cet article comment réaliser ce calcul. Contactez une agence d’interprètes et parcourez ensemble votre situation concrète. Les interprètes sont ainsi impliqués dès le début et peuvent également vous conseiller.

3 Choisissez l’outil de réunion en ligne qui vous convient

La plupart des entreprises utilisent Microsoft Teams, Skype, Zoom ou Google Meet dans le cadre de leurs réunions en ligne. Malheureusement, la plupart de ces outils de réunion plus connus ou classiques ne se prêtent pas à l’interprétation simultanée, contrairement à QuaQua par exemple. Parmi les outils classiques, seul Zoom offre cette possibilité et permet d’utiliser plusieurs canaux audio, offrant ainsi un canal pour l’/les orateur(s) et pour l’/interprète(s).

4 Fournissez l’ordre du jour et/ou les présentations aux interprètes

Pour garantir le bon déroulement de l’interprétation, il n’y a rien de plus pratique que de fournir au préalable aux interprètes, la présentation ou l’ordre du jour de la réunion en ligne pour qu’ils puissent se préparer au mieux.

5 Veillez à mettre en place un environnement de réunion agréable

Les réunions en ligne peuvent s’avérer inconfortables : mauvaises connexion, bruit de fond dérangeant, problèmes de microphone ou d’écran, et cetera. Nous vous avions déjà donné quelques astuces pratiques pour vos réunions en ligne avec interprètes tout en mentionnant les éléments à prendre en compte. Lisez également cet article si vous voulez savoir comment une réunion en ligne avec des interprètes peut devenir un véritable calvaire. Afin de garantir un service de qualité à nos clients, nous avons installé dans nos bureaux, une cabine d’interprétation qui vient à point pour les missions à distance.

Ces conseils pourront certainement vous aider à organiser une réunion virtuelle plurilingue réussie. Nos interprètes se feront un plaisir de vous conseiller. Contactez-nous pour obtenir des conseils concrets et une offre correcte.

Het bericht Voici comment préparer une réunion en ligne avec interprétation simultanée verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

Notre blog vous prodigue déjà de très nombreux conseils pour vous garantir une réunion réussie : connexion câblée ou encore activation de la caméra en cas de prise de parole. Les conseils en la matière fusent également sur Internet.

Et pourtant, il existe encore une petite astuce connue de très peu pour améliorer la qualité sonore sur Zoom. En effet, l’activation d’une fonctionnalité dans les paramètres permet de produire un son un tout petit peu plus naturel, augmentant ainsi le confort d’écoute de vos auditeurs, peu importe que ce soient vos collègues, vos clients ou vos interprètes. Activez cette fonctionnalité et impressionnez vos interlocuteurs avec une qualité sonore inégalée.

Pssst… le jeu consiste en réalité à transmettre le lien de notre vidéo aux personnes et interprètes avec qui vous vous réunissez en ligne pour bénéficier ainsi, vous aussi, d’un confort optimal.

Het bericht Zoom : voici l’ultime conseil pour une qualité sonore inégalée verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

Aie, ça se passe mal dès le début ! Après votre introduction, votre collègue anglais ne parvient pas à partager sa présentation. Vous tentez de régler le problème au niveau des paramètres, mais vous n’y parvenez pas immédiatement. Heureusement, vos collègues vous viennent en aide ! Mais, tout le monde parle en même temps et vous ne comprenez donc rien à leurs conseils avisés. Les interprètes sont eux aussi perdus car ils ne savent pas qui interpréter en priorité… Après dix minutes de chipotage, vous y êtes enfin parvenu : la présentation est visible de tous !

Votre collègue anglais fait un exposé d’un quart d’heure avant de passer la parole à une autre intervenante. Malheureusement, celle-ci n’utilise pas de casque doté d’un micro intégré avec pour résultat un écho en bruit de fond. Ce problème n’améliore bien évidemment en rien la communication (plurilingue)… Heureusement, son intervention est vite bouclée. C’est à présent au tour de la collègue française.

Depuis le tout début de la réunion, celle-ci rencontre des problèmes avec sa connexion Wi-Fi. Elle la perd ou alors l’image se bloque. Elle doit par conséquent souvent répéter ses explications, ce qui ralentit forcément la réunion. Après un temps, elle décide de mettre une partie de son explication dans la fenêtre de messagerie instantanée. Or, les interprètes traduisent ce qu’elle dit, et non pas ce qu’elle écrit. Son message n’est donc pas totalement traduit dans les autres langues. L’on ignore au final si tous les participants ont bien reçu le message en entier mais malheureusement le délai de la réunion doit être respecté. C’est au tour du collègue allemand !

Ce dernier a décidé de joindre l’utile à l’agréable puisqu’il se promène tout en participant à la réunion. Bonne idée puisque c’est excellent pour la santé ! À cette occasion, il utilise ses oreillettes et entend donc tout clairement. Mais vous, vous ne parvenez pas à l’entendre correctement car son micro est trop loin de sa bouche et frotte en plus contre son écharpe. Vous entendez aussi tous les bruits de fond gênants, comme les voitures qui passent ou encore les enfants qui jouent. Votre collègue décide donc de rentrer chez lui au plus vite et propose de d’abord donner la parole au collègue néerlandais.

Après une courte discussion avec lui, vous constatez qu’il est déjà 12 h 30. Il est grand temps de savourer votre déjeuner ! Vous oubliez cependant d’éteindre votre micro : vos collègues entendent sans le vouloir les bruits de votre mastication. Ils vous en font rapidement la remarque, et vous tentez de vous excuser en lançant une blague sur votre micro externe qui fait apparemment bien son boulot. La réunion se poursuit sans problème et à 13 h, vous voilà fin prêt à participer à une autre réunion.

Avant de vous connecter, vous notez qu’il faudrait savoir pour l’avenir comment organiser une réunion en ligne sans problème.

Ne cherchez plus puisque notre précédent article vous donne toute une série de conseils pour garantir la réussite de votre réunion en ligne.

Vous souhaitez avoir d’autres conseils ? N’hésitez pas à nous contacter afin d’analyser l’approche à suivre dans le cadre de votre prochaine réunion (en ligne) avec interprètes afin de vous garantir une réunion sans heurt.

Het bericht Voici ce qu’il ne faut surtout PAS faire si vous organisez une réunion en ligne avec interprètes verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

Dit alles heeft verregaande gevolgen op vele vlakken, waarvan we de draagwijdte gaandeweg hebben ervaren (en wellicht nog verder zullen ondervinden). Geen enkele sector bleef buiten schot.

Van meet af aan was het voor professionele tolken overduidelijk dat de “oude” vergadercultuur danig door elkaar geschud werd. Bedrijven die hun activiteiten konden en/of moesten verderzetten, zochten meteen naar werkbare alternatieven.

Als tolkenagentschap bleef Déesse niet met gekruiste armen toekijken. We timmerden meteen aan oplossingen voor onze klanten. Omdat we onder andere tolkdiensten verlenen aan bedrijven in de zogenaamde “essentiële” sectoren, zagen we ons verplicht om heel snel te schakelen.

Nu zou u kunnen denken dat eenvoudigweg een online vergadertool invoeren meteen de volledige oplossing is, ook voor meertalig overleg. Niets is minder waar. De doorsnee vergadertool heeft namelijk maar één audiokanaal. Wil u tolken toevoegen aan de vergadering, dan bieden de meeste omgevingen niet de nodige extra audiokanalen voor simultaantolken. Bij simultaantolken spreken de spreker en de tolk namelijk ongeveer gelijktijdig. Deze vorm van tolken heet niet voor niets “simultaan” tolken. Daarvoor heb je dus simultaan een kanaal nodig voor de spreker én per taal waarin wordt getolkt. Hoe los je dat op?

Opties

Er zijn drie mogelijkheden.

• Oplossing 1: we tolken consecutief in plaats van simultaan: de spreker is enkele minuten aan het woord terwijl de tolk noteert, waarna de tolk in de andere taal herhaalt wat de spreker heeft gezegd. Het voordeel: één audiokanaal volstaat. Het kan dus in eender welke online vergaderomgeving. Maar het heeft ook een aantal nadelen:
  • Consecutief tolken is enkel haalbaar als er maar twee talen zijn (bv. Nederlands en Frans).
  • Consecutief tolken verdubbelt de vergadertijd. De tolk heeft namelijk evenveel tijd nodig als de spreker om alles gezegd te krijgen, en start pas wanneer de spreker even pauzeert.
  • De presentaties en het overleg zijn minder dynamisch.

Bij Déesse hebben we met deze oplossing gewerkt voor één van onze klanten. Meteen bleek dat voor het sociaal overleg (ondernemingsraad, cpbw, syndicale delegatie) de beperkte dynamiek van de gesprekken een struikelblok vormde. Consecutief tolken werkt wel, maar vraagt veel meer tijd.

• Oplossing 2: de tolken kunnen worden beluisterd via een apparte app. De tolken zelf luisteren dus naar de vergadering in de tool van de klant (bv. Microsoft Teams) en tolken simultaan, maar dan wel in een andere app, waar de anderstalige toehoorders op kunnen afstemmen – en liefst nog op een ander toestel dan het toestel waarmee ze naar de originele vergadering kijken. Het evidente voordeel: de tolken werken simultaan. Zo beïnvloeden ze noch de duur, noch de dynamiek van de online vergadering. Toch zijn er ook hier nadelen:
  • Zowel de tolken als de anderstalige toehoorders moeten goochelen met twee applicaties – idealiter ook met twee aparte toestellen.
  • De kans dat er zich technische problemen voordoen, wordt verdubbeld, omdat twee tools gelijktijdig vlekkeloos moeten werken.
  • Als u de beschrijving hierboven leest, dan merkt u onmiddellijk dat dit een vrij complexe oplossing is, die eigenlijk indruist tegen de missie van Déesse, namelijk om u meertaligheid aan te bieden met het comfort van eentaligheid.

Bij Déesse hebben we voor een andere klant met deze oplossing gewerkt. We weten intussen dat het van groot belang is dat de deelnemers niet alleen met de vergadertool eigen aan hun organisatie volledig werkklaar zijn, maar ook met de tool waarop de vertolking aangeboden wordt. Voor sommigen is dat jammer genoeg een brug te ver, en terecht. Als je vergadert, wil je je kunnen concentreren op de inhoud en niet op de techniek.

• Oplossing 3: vergadering én simultaanvertolking verlopen via één en hetzelfde platform. Dit is de meest comfortabele oplossing. Tenzij u sowieso al Zoom gebruikt, betekent zo’n platform wel dat u vergadert in een andere tool dan u gewend bent, maar die is niet noodzakelijk complex(er). Het voordeel ligt voor de hand: simultaanvertolking binnen dezelfde omgeving als de vergadering zelf. De enige nadelen die hieraan verbonden zijn:
  • De deelnemers moeten (misschien) leren werken in een nieuwe tool, dus er is een (beperkte) leercurve.
  • Deze oplossing houdt extra kosten in omdat u een nieuw platform moet huren, tenzij u al over een Business-account beschikt bij Zoom.

Nóg professioneler

Zoals u ziet, is Déesse de voorbije maanden de uitdaging aangegaan om de voor- en nadelen van deze drie oplossingen in kaart te brengen, zodat we onze klanten hierin onderbouwd advies kunnen geven en de juiste oplossing aanbieden. Maar er is meer! Het thuiskantoor van de tolken vormt bij dit alles immers een bijkomende uitdaging.

De meeste tolken hebben ondertussen geïnvesteerd in een degelijke computer en headset, maar een thuiskantoor geeft je noch de geluidskwaliteit, noch het comfort van een professionele cabine. Thuis raak je sneller afgeleid, wat je prestatie kan verstoren: de buurman verbouwt zijn badkamer, een hond blaft, een vrachtwagen levert grind, een vriendelijke PostNL-medewerker brengt je het kleinood dat je gisteren bestelde…

Die storende elementen kun je moeilijk voorkomen of verhelpen. Tenzij… je natuurlijk op kantoor over een professionele cabine beschikt, met technische ondersteuning en een onthaal. Intussen is die professionele cabine met het benodigde back-upmateriaal bij Déesse een realiteit. Onze tolken zijn dus helemaal klaar om de online uitdagingen aan te gaan die u ons als klant wil toevertrouwen, vanuit een uiterst professionele omgeving.

De ervaring van de voorbije maanden heeft ons geleerd dat een degelijke, technische voorbereiding van een online vergadering met tolken een troef is om alles vlot te laten verlopen. Laten we ons dus samen buigen over uw vraag, de (technische) mogelijkheden en de verwachtingen die u heeft, en de best mogelijke oplossing uitwerken voor uw online vergaderingen. Met of zonder coronamaatregelen, u kunt op onze professionele diensten rekenen. Het online vergaderen in meerdere talen wordt wellicht een vaste waarde binnen uw vergadercultuur.

Meertaligheid bieden met het comfort van eentaligheid, daar staan we voor.

Contacteer gerust Sébastien: 0472 76 54 55 – sebastien@eloquentia.biz.

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Si l’heure est à l’assouplissement progressif des mesures de confinement, les deux derniers mois ont vu l’émergence d’une nouvelle normalité sous la forme de réunions virtuelles.

Bon nombre d’organisations ont été prises de court par la décision de nos gouvernements de cadenasser soudainement le pays. Les entreprises autorisées à poursuivre leurs activités ont été priées de recourir autant que possible au télétravail. Rien de nouveau pour Déesse et Eloquentia dont le fonctionnement est depuis toujours axé sur le travail à distance. En revanche, pour d’autres entreprises, le défi s’est révélé beaucoup plus ardu.

Entretemps, un peu plus de deux mois ont passé. Les entreprises qui n’ont pas fermé leurs portes ont eu l’occasion de tester le mode de travail numérique ou de développer leur environnement virtuel existant. Une nouvelle normalité s’est peu à peu installée. Les réunions de travail alternent désormais avec les Zoom-apéros. Chacun s’est débrouillé avec les moyens du bord et s’est tant bien que mal familiarisé avec la nétiquette.

Quelles leçons avons-nous tirées ?

Les réunions en ligne sont épuisantes. Des études ont démontré que les participants à des réunions organisées sous l’œil d’une webcam sont en état d’alerte permanent étant donné que tout le monde peut en principe les voir. Pour ne pas nous faire remarquer, nous ne nous autorisons aucun moment de répit, même lors de simples conversations entre amis. Efforcez-vous donc de communiquer votre message de manière brève et efficace. Évitez les digressions qui risquent de prolonger inutilement la réunion. Ce n’est pas parce que vous êtes à la maison et que vous économisez des déplacements que votre temps est moins précieux.

Les réunions en ligne sont épuisantes. Je me répète, je sais. Mais c’est pour mieux introduire un conseil supplémentaire qui rendra vos réunions moins pénibles : équipez-vous d’un casque confortable et de bonne qualité, doté d’un microphone intégré. Rien de pire qu’un casque qui vous file la migraine au bout de dix minutes d’utilisation parce qu’il est trop serré au niveau des oreilles. Mieux vaut en outre éviter d’utiliser des haut-parleurs susceptibles de générer un écho chez vos interlocuteurs. L’emploi d’un microphone performant par l’ensemble des participants permet à chacun d’être parfaitement audible sans hurlements ni grésillements dans les oreilles.

Le principal objectif est d’éviter le fameux « choc acoustique ». Ce phénomène très désagréable se produit lorsqu’un son d’une intensité beaucoup trop élevée parvient à nos oreilles. Nous en avons déjà tous fait l’expérience : nous augmentons un peu le volume car nous peinons à comprendre ce que dit Martine lorsque Nicolas prend la parole sans crier gare et nous explose les tympans. Dans le meilleur des cas, nous sursautons un bon coup et baissons immédiatement le volume mais, au pire, nous risquons des dommages auditifs (permanents). Certains casques d’écoute sont conçus pour neutraliser ces chocs acoustiques et protéger ainsi votre ouïe. Vous possédez déjà un casque, mais il n’est pas pourvu d’un tel dispositif ? Pas de panique ! Vous pouvez aussi vous procurer un petit appareil qui se raccorde entre le casque et l’ordinateur et qui remplit la même fonction. Il existe même des logiciels (gratuits).

Pour assurer la fluidité de votre réunion en ligne, il est également recommandé d’utiliser une connexion Internet câblée. Le Wi-Fi fonctionne généralement bien, mais la connexion s’avère tout de même moins stable et moins rapide qu’avec un câble. Lorsqu’un grand nombre de caméras exploitent la même connexion, la différence est notable.

Enfin, dernier conseil : activez votre webcam. Comme je l’ai expliqué précédemment, l’utilisation de la webcam sollicite votre vigilance, mais il est quand même beaucoup plus agréable pour vos interlocuteurs de ne pas seulement vous entendre, mais aussi de vous voir. En cette période de semi-confinement, il est réconfortant de voir des visages familiers. N’oubliez pas non plus d’allumer votre caméra en cas d’interprétation en ligne de votre réunion. Dans la mesure où les auditeurs concernés n’entendent que la voix de l’interprète, il leur est difficile de savoir qui prend effectivement la parole lorsque la caméra ne fonctionne pas. Si vous ne voulez pas que vos collègues voient le désordre laissé par vos enfants dans votre bureau, vous pouvez toujours recourir à la fonction de floutage d’arrière-plan proposée notamment par Zoom et Skype. Et si cela ne vous suffit pas, vous pouvez moyennant quelques dizaines d’euros vous procurer un fond vert à accrocher à votre chaise de bureau pour un effet vraiment bluffant.

Les réunions virtuelles sont un art en soi mais, pour peu que l’on observe quelques règles de base, elles n’ont finalement rien de sorcier.

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La crise du coronavirus est à l’origine de beaucoup de souffrances, mais elle met aussi en exergue la résilience et la créativité de quantité d’individus et d’entreprises. Elle a joué un rôle d’accélérateur dans de nombreux domaines. Le télétravail, qui est depuis toujours la règle par excellence pour les traducteurs de Déesse mais représente un exercice ô combien difficile pour bien d’autres entreprises, a soudainement été imposé par le gouvernement. Pour bon nombre d’organisations, cette mesure a nécessité un gros effort d’adaptation. L’une des décisions qu’elles ont dû prendre à ce niveau concernait le choix de l’outil utilisé pour les réunions en ligne. De Skype à WebEx en passant par WhatsApp, Zoom ou encore Microsoft Teams, ce ne sont pas les solutions qui manquent sur le marché. Pour les entreprises devant mener des réunions plurilingues, l’exercice s’avère encore plus complexe : comment organiser facilement en ligne l’interprétation de ces réunions ?

N’annulez pas vos réunions faute de pouvoir en assurer l’interprétation

Misez plutôt sur les réunions virtuelles avec interprétation en ligne. Déesse s’intéressait depuis quelque temps déjà à la question d’une plate-forme d’interprétation en ligne. Afin de pouvoir aussi vous accompagner en ligne, nous avons visionné des démos, effectué des tests, discuté avec des fournisseurs et réfléchi à une solution propriétaire.

Jusqu’à nouvel ordre, notre jugement à propos des plates-formes existantes est malheureusement sans appel. En plus de manquer d’intuitivité, elles sont souvent très instables, ce qui constitue un problème plus grave voire insurmontable. Il n’est évidemment pas dans notre intention de vous imposer une « solution » qui risque de faire échouer votre réunion.

C’est la raison pour laquelle nous avons décidé de développer notre propre solution, qui a entretemps été testée auprès de plusieurs clients et est utilisée par l’université de Gand, où je donne moi-même cours. Ce système à la fois simple et stable vous permet en outre d’organiser vos réunions dans votre outil habituel. Pour bénéficier de nos services d’interprétation en ligne, il vous suffit d’installer une app sur votre smartphone ou votre tablette.

L’avantage : assurer la continuité de vos activités

Car c’est bien de cela qu’il est question aujourd’hui. Vous n’avez bien sûr aucune envie d’annuler vos réunions sous prétexte de ne pas pouvoir en assurer l’interprétation. Nous le comprenons parfaitement et avons donc tout mis en œuvre pour vous venir en aide. L’inconvénient ? Notre solution a des allures quelque peu rock’n’roll qui peuvent surprendre au premier abord. L’avantage ? Notre solution fonctionne. Un point c’est tout. À circonstances exceptionnelles, mesures exceptionnelles.

En règle générale, je propose aux clients et prospects de venir discuter d’une éventuelle collaboration autour d’une tasse de café dans nos bureaux. Ce moment de convivialité n’est hélas pas à l’ordre du jour à cause du coronavirus. Mais rien ne nous empêche de nous concerter en ligne, comme nous en prenons tous peu à peu l’habitude. Le café n’est que partie remise. Vous aimeriez en savoir plus sur la solution d’interprétation simultanée en ligne de Déesse ? N’hésitez pas à me contacter par courriel (sebastien@eloquentia.biz) ou par téléphone (0472 76 54 55).

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