1 Connaissez vos participants

En tant qu’organisateur de la réunion, vous devez identifier les participants et les orateurs. S’agit-il d’une présentation pendant laquelle un orateur s’adresse surtout aux autres participants, ou plutôt d’un événement interactif pendant lequel de nombreuses personnes prennent la parole ? En outre, dans le cadre d’une réunion plurilingue en distanciel, il est important de connaître les langues parlées par les orateurs et par le public. La première étape consiste donc à dresser la liste des orateurs et des langues parlées.

2 Faites appel à des interprètes

Le nombre de langues pratiquées vous permet de déterminer le nombre d’interprètes nécessaires. Nous vous expliquons dans cet article comment réaliser ce calcul. Contactez une agence d’interprètes et parcourez ensemble votre situation concrète. Les interprètes sont ainsi impliqués dès le début et peuvent également vous conseiller.

3 Choisissez l’outil de réunion en ligne qui vous convient

La plupart des entreprises utilisent Microsoft Teams, Skype, Zoom ou Google Meet dans le cadre de leurs réunions en ligne. Malheureusement, la plupart de ces outils de réunion plus connus ou classiques ne se prêtent pas à l’interprétation simultanée, contrairement à QuaQua par exemple. Parmi les outils classiques, seul Zoom offre cette possibilité et permet d’utiliser plusieurs canaux audio, offrant ainsi un canal pour l’/les orateur(s) et pour l’/interprète(s).

4 Fournissez l’ordre du jour et/ou les présentations aux interprètes

Pour garantir le bon déroulement de l’interprétation, il n’y a rien de plus pratique que de fournir au préalable aux interprètes, la présentation ou l’ordre du jour de la réunion en ligne pour qu’ils puissent se préparer au mieux.

5 Veillez à mettre en place un environnement de réunion agréable

Les réunions en ligne peuvent s’avérer inconfortables : mauvaises connexion, bruit de fond dérangeant, problèmes de microphone ou d’écran, et cetera. Nous vous avions déjà donné quelques astuces pratiques pour vos réunions en ligne avec interprètes tout en mentionnant les éléments à prendre en compte. Lisez également cet article si vous voulez savoir comment une réunion en ligne avec des interprètes peut devenir un véritable calvaire. Afin de garantir un service de qualité à nos clients, nous avons installé dans nos bureaux, une cabine d’interprétation qui vient à point pour les missions à distance.

Ces conseils pourront certainement vous aider à organiser une réunion virtuelle plurilingue réussie. Nos interprètes se feront un plaisir de vous conseiller. Contactez-nous pour obtenir des conseils concrets et une offre correcte.

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Vérifiez au préalable que tout le monde vous entend correctement

Il n’y a rien de plus ennuyeux que de disposer d’une connexion instable ou d’avoir une mauvaise qualité sonore. C’est désagréable pour les participants mais cela complique aussi le travail des interprètes. Lors d’une réunion physique, les interprètes peuvent se trouver dans une cabine spécialisée ou alors déambuler librement dans la salle pour mieux entendre l’intervenant. Dans le cas d’une réunion en ligne, ils dépendent totalement de la qualité sonore. Il faut donc à tout prix vous munir d’un micro de qualité.

Ne parlez pas trop vite

Si vous prenez la parole, évitez de parler trop vite. Cela permet ainsi à l’ensemble des participants mais aussi aux interprètes de comprendre correctement le message. En ralentissant votre débit verbal, votre message a aussi plus d’impact même en cas d’interruptions passagères de la connexion. N’oubliez pas de prévoir suffisamment de temps de repos pour reprendre votre souffle. Les interprètes peuvent ainsi aussi transmettre plus facilement le message.

Ne passez pas trop rapidement à la diapositive suivante

Ici aussi, nous vous conseillons de vous interrompre brièvement après chaque diapositive. Les interprètes ont en effet un léger retard par rapport à votre exposé. Rien de plus agréable pour les participants allophones que de disposer de la diapositive sous les yeux lorsqu’ils reçoivent les explications dans l’autre langue.

Lisez les réactions et les questions reçues dans la messagerie instantanée

Les interprètes ne se focalisent que sur le message transmis oralement. Et c’est déjà pas mal car écouter, traduire et parler en même temps, il faut le faire ! Vous souhaitez réagir à une question ou à une réaction dans la messagerie instantanée ? Lisez-la donc à voix haute avant d’y répondre. Cette approche est également plus agréable pour les personnes qui ne suivent pas la messagerie instantanée. Et en plus, vous ne perdez rien au message !

Faites confiance aux interprètes

Si vous parlez plusieurs langues, vous avez peut-être tendance à répondre dans la langue dans laquelle la question a été posée. Nous vous conseillons toutefois de vous exprimer le plus possible dans votre langue maternelle. Vous vous exprimerez mieux tout en faisant passer l’entièreté du message avec les bonnes nuances. Faites confiance aux interprètes pour ce qui est des langues étrangères. Ce sont de vrais spécialistes de la transmission correcte des messages. Si pour des raisons diplomatiques, vous souhaitez quand même vous exprimer de temps en temps dans une autre langue, soyez cohérent dans votre approche et ne changez pas de langue à tout bout de champ.

Vous organisez prochainement une réunion en ligne avec des participants allophones ? Faites donc appel à temps à des interprètes. Eloquentia a acquis une vaste expérience dans l’organisation de réunions en ligne avec service d’interprétation. Nous nous ferons dès lors un plaisir de vous prodiguer les bons conseils et de vous fournir une offre au juste prix.

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