Événements hybrides multilingues : un écheveau que nous démêlons pour vous

Dans un article précédent, nous vous parlions du sous-titrage des vidéos dans le contexte de la communication marketing. Évidemment, cette branche n’est pas la seule à avoir recours aux vidéos. De plus en plus, les conférenciers, les intervenants et les organisateurs s’appuient eux aussi sur un matériel enregistré pour échanger des connaissances. Ainsi, au sortir de la période du coronavirus, nous constatons que les formes hybrides de conférences, de journées d’étude et de cours gagnent en importance. Si l’on ajoute à cela un public cible multilingue, cela devient rapidement un imbroglio de défis technologiques et linguistiques. Si vous envisagez d’organiser un tel événement, vous avez tout intérêt à vous faire épauler par un partenaire professionnel qui travaillera à vos côtés pour que tout se déroule comme prévu. Eloquentia est à votre service.

Des possibilités illimitées si elles sont correctement préparées

Avec les technologies modernes d’aujourd’hui, nous pouvons faire beaucoup de choses. Naturellement, chaque solution a un prix. Il est donc utile, mais aussi économique, de procéder à un examen approfondi de votre événement multilingue avec un spécialiste du domaine. Nous travaillerons avec vous pour déterminer exactement les installations dont vous avez besoin :

• Qui prend la parole ? S’agit-il uniquement de personnes présentes sur place, ou également de personnes qui mènent et/ou suivent l’événement en ligne ?
• Quelles sont les langues vers lesquelles et à partir desquelles il faut interpréter ?
• Qui a besoin d’interprétation ? Ces personnes sont-elles présentes physiquement ou en ligne, ou les deux ?
• Des vidéos seront-elles projetées ? Peut-on les sous-titrer à l’avance ? Faut-il les interpréter ?
• Avez-vous besoin d’un système de vote interactif ?
• Etc.

Un partenaire professionnel

Ensemble, nous examinerons en détail le déroulement de votre événement et le soutien que nous pouvons vous offrir. Nous passerons en revue les scénarios possibles et la manière d’y faire face. Un conseil : contactez-nous dès que possible pour que nous puissions réfléchir ensemble dès le début. Cette préparation permettra d’éviter les mauvaises surprises, telles qu’un travail redondant, une technologie inadaptée, un lieu inapproprié, etc. Nous nous ferons un plaisir de tout mettre en œuvre pour que votre événement soit un succès. Contactez-nous dès aujourd’hui à l’adresse info@eloquentia.biz.

Het bericht Démêler l’écheveau d’un événement hybride multilingue verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

Depuis le début de la pandémie, notre blog s’est enrichi de dix articles évoquant d’une manière ou d’une autre les « conférences en ligne (avec interprétation simultanée) ». En ces temps de confinement et de distanciation sociale, nous avons en effet tout comme bien d’autres recherché des solutions en ligne afin d’assurer une certaine continuité de nos activités.

Leçons tirées de 18 mois de mesures restrictives

Dès le début des mesures restrictives, l’équipe d’Eloquentia a pu grandement mettre à profit son expérience naturelle du télétravail. C’était en effet déjà notre pain quotidien avant même le Corona. L’introduction des mesures Corona n’en représentait pas moins un sacré défi.

Résilience

Est-il vraiment encore nécessaire de le dire ? À peu près tout le monde a fait preuve de résilience dans le domaine professionnel. Nous avons soudainement été confrontés à un contexte inédit qui nous a rapidement poussés à expérimenter des solutions que nous avons su perfectionner au fil du temps.

Littératie numérique

Il va sans dire que l’équipement a joué un rôle crucial dans le passage éclair du monde « physique » à une distanciation qui ne permettait quasi plus que des rencontres en ligne ; chaque participant disposait-il d’un ordinateur, de préférence avec un casque-micro adapté pour plus de confort, la connexion internet disponible était-elle suffisante, le logiciel nécessaire était-il installé ? La littératie numérique était tout aussi déterminante : certains se sont montrés capables de s’adapter plus rapidement à la réalité distancielle que d’autres.

Au sein de la concertation sociale, nous avons pu constater comment les partenaires sociaux qui en avaient besoin ont été équipés en un temps record d’un ordinateur portable et/ou Smartphone et ont su en apprécier les possibilités. Même si la technique nous a occasionnellement mis des bâtons dans les roues, la concertation a été maintenue. Nos clients ont pu compter sur nous par le soutien en ligne des interprétations consécutives ou simultanées.

Ces moyens et cette expérience étant avérés, l’avenir nous dira comment ils pourront être intégrés au mieux dans un contexte plus proche de la normale.

Retour des réunions sur site

L’assouplissement des dernières semaines permet à nouveau la tenue de réunions sur site ou sur le terrain. Certains sujets sensibles ou complexes ont été, à juste titre, reportés à ce moment tant attendu. De telles discussions auraient été trop pénibles à mener à distance et auraient encore plus pâti des éventuelles pannes techniques d’une réunion en ligne.

Une rencontre en chair et en os favorise par ailleurs les contacts informels. La toile des interactions humaines entre partenaires sociaux peut à nouveau être renforcée autour d’une tasse de café ou de thé et lors d’un repas. Cela fait bien souvent retomber la pression, surtout lorsque les esprits s’échauffent.

Coup d’œil sur demain

Nous constatons que bien des entreprises souhaitent actuellement mettre un terme aux réunions en ligne. Pour l’instant, les réunions sur site ont le vent en poupe. Prenons toutefois garde à ne pas jeter le bébé avec l’eau du bain. De nouvelles formules hybrides peuvent être élaborées afin de tirer le meilleur parti des deux approches. Cela nécessite de soupeser quantité de paramètres : la concertation elle-même (thème, durée, fréquence), les participants (nombre, leur provenance, autres tâches et rendez-vous) et le lieu.

Où que se situent les besoins, nous sommes convaincus de pouvoir proposer l’encadrement adapté à chaque formule. Nous sommes impatients de développer, avec nos clients, la formule la mieux adaptée pour chaque occasion. N’hésitez pas à nous contacter pour mettre au point avec nous la bonne combinaison pour votre concertation sociale multilingue.

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Aie, ça se passe mal dès le début ! Après votre introduction, votre collègue anglais ne parvient pas à partager sa présentation. Vous tentez de régler le problème au niveau des paramètres, mais vous n’y parvenez pas immédiatement. Heureusement, vos collègues vous viennent en aide ! Mais, tout le monde parle en même temps et vous ne comprenez donc rien à leurs conseils avisés. Les interprètes sont eux aussi perdus car ils ne savent pas qui interpréter en priorité… Après dix minutes de chipotage, vous y êtes enfin parvenu : la présentation est visible de tous !

Votre collègue anglais fait un exposé d’un quart d’heure avant de passer la parole à une autre intervenante. Malheureusement, celle-ci n’utilise pas de casque doté d’un micro intégré avec pour résultat un écho en bruit de fond. Ce problème n’améliore bien évidemment en rien la communication (plurilingue)… Heureusement, son intervention est vite bouclée. C’est à présent au tour de la collègue française.

Depuis le tout début de la réunion, celle-ci rencontre des problèmes avec sa connexion Wi-Fi. Elle la perd ou alors l’image se bloque. Elle doit par conséquent souvent répéter ses explications, ce qui ralentit forcément la réunion. Après un temps, elle décide de mettre une partie de son explication dans la fenêtre de messagerie instantanée. Or, les interprètes traduisent ce qu’elle dit, et non pas ce qu’elle écrit. Son message n’est donc pas totalement traduit dans les autres langues. L’on ignore au final si tous les participants ont bien reçu le message en entier mais malheureusement le délai de la réunion doit être respecté. C’est au tour du collègue allemand !

Ce dernier a décidé de joindre l’utile à l’agréable puisqu’il se promène tout en participant à la réunion. Bonne idée puisque c’est excellent pour la santé ! À cette occasion, il utilise ses oreillettes et entend donc tout clairement. Mais vous, vous ne parvenez pas à l’entendre correctement car son micro est trop loin de sa bouche et frotte en plus contre son écharpe. Vous entendez aussi tous les bruits de fond gênants, comme les voitures qui passent ou encore les enfants qui jouent. Votre collègue décide donc de rentrer chez lui au plus vite et propose de d’abord donner la parole au collègue néerlandais.

Après une courte discussion avec lui, vous constatez qu’il est déjà 12 h 30. Il est grand temps de savourer votre déjeuner ! Vous oubliez cependant d’éteindre votre micro : vos collègues entendent sans le vouloir les bruits de votre mastication. Ils vous en font rapidement la remarque, et vous tentez de vous excuser en lançant une blague sur votre micro externe qui fait apparemment bien son boulot. La réunion se poursuit sans problème et à 13 h, vous voilà fin prêt à participer à une autre réunion.

Avant de vous connecter, vous notez qu’il faudrait savoir pour l’avenir comment organiser une réunion en ligne sans problème.

Ne cherchez plus puisque notre précédent article vous donne toute une série de conseils pour garantir la réussite de votre réunion en ligne.

Vous souhaitez avoir d’autres conseils ? N’hésitez pas à nous contacter afin d’analyser l’approche à suivre dans le cadre de votre prochaine réunion (en ligne) avec interprètes afin de vous garantir une réunion sans heurt.

Het bericht Voici ce qu’il ne faut surtout PAS faire si vous organisez une réunion en ligne avec interprètes verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.

Dit alles heeft verregaande gevolgen op vele vlakken, waarvan we de draagwijdte gaandeweg hebben ervaren (en wellicht nog verder zullen ondervinden). Geen enkele sector bleef buiten schot.

Van meet af aan was het voor professionele tolken overduidelijk dat de “oude” vergadercultuur danig door elkaar geschud werd. Bedrijven die hun activiteiten konden en/of moesten verderzetten, zochten meteen naar werkbare alternatieven.

Als tolkenagentschap bleef Déesse niet met gekruiste armen toekijken. We timmerden meteen aan oplossingen voor onze klanten. Omdat we onder andere tolkdiensten verlenen aan bedrijven in de zogenaamde “essentiële” sectoren, zagen we ons verplicht om heel snel te schakelen.

Nu zou u kunnen denken dat eenvoudigweg een online vergadertool invoeren meteen de volledige oplossing is, ook voor meertalig overleg. Niets is minder waar. De doorsnee vergadertool heeft namelijk maar één audiokanaal. Wil u tolken toevoegen aan de vergadering, dan bieden de meeste omgevingen niet de nodige extra audiokanalen voor simultaantolken. Bij simultaantolken spreken de spreker en de tolk namelijk ongeveer gelijktijdig. Deze vorm van tolken heet niet voor niets “simultaan” tolken. Daarvoor heb je dus simultaan een kanaal nodig voor de spreker én per taal waarin wordt getolkt. Hoe los je dat op?

Opties

Er zijn drie mogelijkheden.

• Oplossing 1: we tolken consecutief in plaats van simultaan: de spreker is enkele minuten aan het woord terwijl de tolk noteert, waarna de tolk in de andere taal herhaalt wat de spreker heeft gezegd. Het voordeel: één audiokanaal volstaat. Het kan dus in eender welke online vergaderomgeving. Maar het heeft ook een aantal nadelen:
  • Consecutief tolken is enkel haalbaar als er maar twee talen zijn (bv. Nederlands en Frans).
  • Consecutief tolken verdubbelt de vergadertijd. De tolk heeft namelijk evenveel tijd nodig als de spreker om alles gezegd te krijgen, en start pas wanneer de spreker even pauzeert.
  • De presentaties en het overleg zijn minder dynamisch.

Bij Déesse hebben we met deze oplossing gewerkt voor één van onze klanten. Meteen bleek dat voor het sociaal overleg (ondernemingsraad, cpbw, syndicale delegatie) de beperkte dynamiek van de gesprekken een struikelblok vormde. Consecutief tolken werkt wel, maar vraagt veel meer tijd.

• Oplossing 2: de tolken kunnen worden beluisterd via een apparte app. De tolken zelf luisteren dus naar de vergadering in de tool van de klant (bv. Microsoft Teams) en tolken simultaan, maar dan wel in een andere app, waar de anderstalige toehoorders op kunnen afstemmen – en liefst nog op een ander toestel dan het toestel waarmee ze naar de originele vergadering kijken. Het evidente voordeel: de tolken werken simultaan. Zo beïnvloeden ze noch de duur, noch de dynamiek van de online vergadering. Toch zijn er ook hier nadelen:
  • Zowel de tolken als de anderstalige toehoorders moeten goochelen met twee applicaties – idealiter ook met twee aparte toestellen.
  • De kans dat er zich technische problemen voordoen, wordt verdubbeld, omdat twee tools gelijktijdig vlekkeloos moeten werken.
  • Als u de beschrijving hierboven leest, dan merkt u onmiddellijk dat dit een vrij complexe oplossing is, die eigenlijk indruist tegen de missie van Déesse, namelijk om u meertaligheid aan te bieden met het comfort van eentaligheid.

Bij Déesse hebben we voor een andere klant met deze oplossing gewerkt. We weten intussen dat het van groot belang is dat de deelnemers niet alleen met de vergadertool eigen aan hun organisatie volledig werkklaar zijn, maar ook met de tool waarop de vertolking aangeboden wordt. Voor sommigen is dat jammer genoeg een brug te ver, en terecht. Als je vergadert, wil je je kunnen concentreren op de inhoud en niet op de techniek.

• Oplossing 3: vergadering én simultaanvertolking verlopen via één en hetzelfde platform. Dit is de meest comfortabele oplossing. Tenzij u sowieso al Zoom gebruikt, betekent zo’n platform wel dat u vergadert in een andere tool dan u gewend bent, maar die is niet noodzakelijk complex(er). Het voordeel ligt voor de hand: simultaanvertolking binnen dezelfde omgeving als de vergadering zelf. De enige nadelen die hieraan verbonden zijn:
  • De deelnemers moeten (misschien) leren werken in een nieuwe tool, dus er is een (beperkte) leercurve.
  • Deze oplossing houdt extra kosten in omdat u een nieuw platform moet huren, tenzij u al over een Business-account beschikt bij Zoom.

Nóg professioneler

Zoals u ziet, is Déesse de voorbije maanden de uitdaging aangegaan om de voor- en nadelen van deze drie oplossingen in kaart te brengen, zodat we onze klanten hierin onderbouwd advies kunnen geven en de juiste oplossing aanbieden. Maar er is meer! Het thuiskantoor van de tolken vormt bij dit alles immers een bijkomende uitdaging.

De meeste tolken hebben ondertussen geïnvesteerd in een degelijke computer en headset, maar een thuiskantoor geeft je noch de geluidskwaliteit, noch het comfort van een professionele cabine. Thuis raak je sneller afgeleid, wat je prestatie kan verstoren: de buurman verbouwt zijn badkamer, een hond blaft, een vrachtwagen levert grind, een vriendelijke PostNL-medewerker brengt je het kleinood dat je gisteren bestelde…

Die storende elementen kun je moeilijk voorkomen of verhelpen. Tenzij… je natuurlijk op kantoor over een professionele cabine beschikt, met technische ondersteuning en een onthaal. Intussen is die professionele cabine met het benodigde back-upmateriaal bij Déesse een realiteit. Onze tolken zijn dus helemaal klaar om de online uitdagingen aan te gaan die u ons als klant wil toevertrouwen, vanuit een uiterst professionele omgeving.

De ervaring van de voorbije maanden heeft ons geleerd dat een degelijke, technische voorbereiding van een online vergadering met tolken een troef is om alles vlot te laten verlopen. Laten we ons dus samen buigen over uw vraag, de (technische) mogelijkheden en de verwachtingen die u heeft, en de best mogelijke oplossing uitwerken voor uw online vergaderingen. Met of zonder coronamaatregelen, u kunt op onze professionele diensten rekenen. Het online vergaderen in meerdere talen wordt wellicht een vaste waarde binnen uw vergadercultuur.

Meertaligheid bieden met het comfort van eentaligheid, daar staan we voor.

Contacteer gerust Sébastien: 0472 76 54 55 – sebastien@eloquentia.biz.

Het bericht Tolken: het online avontuur verscheen eerst op Invitez la simplicité dans votre communication plurilingue.