Dit alles heeft verregaande gevolgen op vele vlakken, waarvan we de draagwijdte gaandeweg hebben ervaren (en wellicht nog verder zullen ondervinden). Geen enkele sector bleef buiten schot.

Van meet af aan was het voor professionele tolken overduidelijk dat de “oude” vergadercultuur danig door elkaar geschud werd. Bedrijven die hun activiteiten konden en/of moesten verderzetten, zochten meteen naar werkbare alternatieven.

Als tolkenagentschap bleef Déesse niet met gekruiste armen toekijken. We timmerden meteen aan oplossingen voor onze klanten. Omdat we onder andere tolkdiensten verlenen aan bedrijven in de zogenaamde “essentiële” sectoren, zagen we ons verplicht om heel snel te schakelen.

Nu zou u kunnen denken dat eenvoudigweg een online vergadertool invoeren meteen de volledige oplossing is, ook voor meertalig overleg. Niets is minder waar. De doorsnee vergadertool heeft namelijk maar één audiokanaal. Wil u tolken toevoegen aan de vergadering, dan bieden de meeste omgevingen niet de nodige extra audiokanalen voor simultaantolken. Bij simultaantolken spreken de spreker en de tolk namelijk ongeveer gelijktijdig. Deze vorm van tolken heet niet voor niets “simultaan” tolken. Daarvoor heb je dus simultaan een kanaal nodig voor de spreker én per taal waarin wordt getolkt. Hoe los je dat op?

Opties

Er zijn drie mogelijkheden.

• Oplossing 1: we tolken consecutief in plaats van simultaan: de spreker is enkele minuten aan het woord terwijl de tolk noteert, waarna de tolk in de andere taal herhaalt wat de spreker heeft gezegd. Het voordeel: één audiokanaal volstaat. Het kan dus in eender welke online vergaderomgeving. Maar het heeft ook een aantal nadelen:
  • Consecutief tolken is enkel haalbaar als er maar twee talen zijn (bv. Nederlands en Frans).
  • Consecutief tolken verdubbelt de vergadertijd. De tolk heeft namelijk evenveel tijd nodig als de spreker om alles gezegd te krijgen, en start pas wanneer de spreker even pauzeert.
  • De presentaties en het overleg zijn minder dynamisch.

Bij Déesse hebben we met deze oplossing gewerkt voor één van onze klanten. Meteen bleek dat voor het sociaal overleg (ondernemingsraad, cpbw, syndicale delegatie) de beperkte dynamiek van de gesprekken een struikelblok vormde. Consecutief tolken werkt wel, maar vraagt veel meer tijd.

• Oplossing 2: de tolken kunnen worden beluisterd via een apparte app. De tolken zelf luisteren dus naar de vergadering in de tool van de klant (bv. Microsoft Teams) en tolken simultaan, maar dan wel in een andere app, waar de anderstalige toehoorders op kunnen afstemmen – en liefst nog op een ander toestel dan het toestel waarmee ze naar de originele vergadering kijken. Het evidente voordeel: de tolken werken simultaan. Zo beïnvloeden ze noch de duur, noch de dynamiek van de online vergadering. Toch zijn er ook hier nadelen:
  • Zowel de tolken als de anderstalige toehoorders moeten goochelen met twee applicaties – idealiter ook met twee aparte toestellen.
  • De kans dat er zich technische problemen voordoen, wordt verdubbeld, omdat twee tools gelijktijdig vlekkeloos moeten werken.
  • Als u de beschrijving hierboven leest, dan merkt u onmiddellijk dat dit een vrij complexe oplossing is, die eigenlijk indruist tegen de missie van Déesse, namelijk om u meertaligheid aan te bieden met het comfort van eentaligheid.

Bij Déesse hebben we voor een andere klant met deze oplossing gewerkt. We weten intussen dat het van groot belang is dat de deelnemers niet alleen met de vergadertool eigen aan hun organisatie volledig werkklaar zijn, maar ook met de tool waarop de vertolking aangeboden wordt. Voor sommigen is dat jammer genoeg een brug te ver, en terecht. Als je vergadert, wil je je kunnen concentreren op de inhoud en niet op de techniek.

• Oplossing 3: vergadering én simultaanvertolking verlopen via één en hetzelfde platform. Dit is de meest comfortabele oplossing. Tenzij u sowieso al Zoom gebruikt, betekent zo’n platform wel dat u vergadert in een andere tool dan u gewend bent, maar die is niet noodzakelijk complex(er). Het voordeel ligt voor de hand: simultaanvertolking binnen dezelfde omgeving als de vergadering zelf. De enige nadelen die hieraan verbonden zijn:
  • De deelnemers moeten (misschien) leren werken in een nieuwe tool, dus er is een (beperkte) leercurve.
  • Deze oplossing houdt extra kosten in omdat u een nieuw platform moet huren, tenzij u al over een Business-account beschikt bij Zoom.

Nóg professioneler

Zoals u ziet, is Déesse de voorbije maanden de uitdaging aangegaan om de voor- en nadelen van deze drie oplossingen in kaart te brengen, zodat we onze klanten hierin onderbouwd advies kunnen geven en de juiste oplossing aanbieden. Maar er is meer! Het thuiskantoor van de tolken vormt bij dit alles immers een bijkomende uitdaging.

De meeste tolken hebben ondertussen geïnvesteerd in een degelijke computer en headset, maar een thuiskantoor geeft je noch de geluidskwaliteit, noch het comfort van een professionele cabine. Thuis raak je sneller afgeleid, wat je prestatie kan verstoren: de buurman verbouwt zijn badkamer, een hond blaft, een vrachtwagen levert grind, een vriendelijke PostNL-medewerker brengt je het kleinood dat je gisteren bestelde…

Die storende elementen kun je moeilijk voorkomen of verhelpen. Tenzij… je natuurlijk op kantoor over een professionele cabine beschikt, met technische ondersteuning en een onthaal. Intussen is die professionele cabine met het benodigde back-upmateriaal bij Déesse een realiteit. Onze tolken zijn dus helemaal klaar om de online uitdagingen aan te gaan die u ons als klant wil toevertrouwen, vanuit een uiterst professionele omgeving.

De ervaring van de voorbije maanden heeft ons geleerd dat een degelijke, technische voorbereiding van een online vergadering met tolken een troef is om alles vlot te laten verlopen. Laten we ons dus samen buigen over uw vraag, de (technische) mogelijkheden en de verwachtingen die u heeft, en de best mogelijke oplossing uitwerken voor uw online vergaderingen. Met of zonder coronamaatregelen, u kunt op onze professionele diensten rekenen. Het online vergaderen in meerdere talen wordt wellicht een vaste waarde binnen uw vergadercultuur.

Meertaligheid bieden met het comfort van eentaligheid, daar staan we voor.

Contacteer gerust Sébastien: 0472 76 54 55 – sebastien@eloquentia.biz.

Het bericht Tolken: het online avontuur verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

De coronamaatregelen worden geleidelijk aan versoepeld, maar in de afgelopen twee maand ontstond toch een nieuw normaal: het online vergaderen.

Vele organisaties werden een tweetal maanden geleden in snelheid gepakt. In een mum van tijd vergrendelden onze regeringen het land. Bedrijven die open mochten blijven, moesten zo veel mogelijk overschakelen op telewerk. Voor Déesse en Eloquentia geen probleem: onze bedrijfsvoering is al sinds jaar en dag voorzien op telewerk. Andere bedrijven hadden er wel een vette kluif aan.

Ondertussen zijn we een tweetal maand verder. Bedrijven die de deuren niet hebben gesloten, hebben kunnen proeven van een digitale werkomgeving of hebben die uitgebouwd. Er ontstond een nieuw normaal. Werkvergaderingen werden afgewisseld met Zoomeritivo’s. Iedereen roeide met de riemen die hij had en paste zich zo goed en zo kwaad mogelijk aan de nettiquette aan.

Maar … Wat hebben we nu geleerd?

Online vergaderen is slopend. Onderzoek toonde aan dat je tijdens vergaderingen waarbij je je webcam gebruikt, permanent alert bent omdat iedereen je te allen tijde kan zien, zonder dat je zeker weet of ze kijken. Om niet uit de toon te vallen, gun je jezelf geen moment rust, ook niet wanneer je gewoon met je vrienden chat. Houd het dus kort, maar krachtig. Weersta de neiging om uit te weiden en de bijeenkomst zo te laten uitlopen. Je bent thuis en je verliest dus geen tijd met verplaatsingen, maar dat betekent daarom nog niet dat je tijd minder kostbaar is.

Online vergaderen is slopend. Ik val in herhaling; ik weet het. Maar toch, los van onze eerste tip, is er nog eentje die we kunnen meegeven om de bijeenkomst minder vermoeiend te maken: gebruik een degelijke, comfortabele headset met een degelijke, ingebouwde microfoon. Niets is zo vervelend als een headset die je na tien minuten hoofdpijn bezorgt omdat hij te veel spant om je oren. Je gebruikt best ook geen luidsprekers want die kunnen bij je gesprekspartners echo veroorzaken. Als iedereen bovendien een goede microfoon gebruikt, is iedereen ook vlot verstaanbaar en vermijden we gebral en gekraak in de oren.

In dat opzicht moeten we met zijn allen opletten voor de zogenaamde “akoestische schok”. Een akoestische schok ontstaat wanneer plots een geluid met een veel te hoog volume het oor bereikt. We kennen het allemaal: we zetten het geluid iets harder omdat Tine niet goed hoorbaar is, maar Wouter pikt er zonder waarschuwing op in en komt veel luider door. In het beste geval schrikken we even en zetten we het geluid onmiddellijk weer lager, maar in het slechtste geval kunnen we (blijvende) gehoorschade ondervinden. Er bestaan headsets die akoestische schokken opvangen en zo je oren beschermen. Heb je al een headset, maar is die niet uitgerust met zo’n systeem? Geen nood, je kan ook een apparaatje kopen dat je aansluit tussen je headset en computer, met hetzelfde effect en er bestaat zelfs (gratis) software voor.

Voor een vlotte online vergadering ga je best ook voor een bekabelde internetverbinding. Wifi werkt best wel goed, maar is toch minder stabiel en snel dan een kabel. Staan er veel camera’s op, dan ga je het verschil wel merken.

Een laatste tip: gebruik zeker je webcam. Inderdaad, hierboven zei ik dat je webcam opzetten je alert houdt, maar het is ook zoveel aangenamer voor je gesprekspartners om te zien, en niet alleen te horen, dat je er bent. Zeker in tijden van semi-lockdown is het wel fijn om bekende gezichten te zien. Gebruik zeker je camera als je online wordt getolkt. De toehoorders van de tolken horen immers enkel de stem van de tolk die actief is en weten dus zonder camera heel moeilijk wie er werkelijk aan het woord is. Wil je niet dat je collega’s de rommel van je kinderen achter je bureau zien? Geen nood. Tools zoals Zoom en Skype laten je toe om je achtergrond te vervagen. Deze functie werkt niet perfect, maar als je een paar tientallen euro’s ervoor over hebt, kun je een greenkey kopen voor je bureaustoel en het effect gigantisch verbeteren.

Online vergaderen: het is een kunst op zich, maar als je een paar richtlijnen indachtig bent, komt het zeker goed.

Het bericht Heb je het online vergaderen al in de vingers? verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.

Annuleer uw vergaderingen niet door de vertolking

Integendeel: vergader online, met online vertolking. Bij Déesse keken we al een tijdje uit naar een platform om online te tolken. Om u online te blijven bedienen, bekeken we demo’s, testten we uit, spraken we met leveranciers en dachten we na over een eigen oplossing.

Ons oordeel over de bestaande platformen is tot nader order jammer genoeg vernietigend. Ze zijn niet intuïtief en, wat erger en zelfs onoverkomelijk is, ze zijn vaak heel erg onstabiel. Natuurlijk willen we u niet opzadelen met een ‘oplossing’ die uw vergadering volledig doet stranden.

Uiteindelijk bedachten we een eigen oplossing, die we ondertussen al een aantal keer konden uittesten bij een aantal klanten – en die we zelfs aan de UGent, waar ik ook lesgeef, bezigen. Een eenvoudig én stabiel systeem, dat u bovendien toelaat om te vergaderen in uw eigen vertrouwde tool. Wie vertolking nodig heeft, heeft enkel een extra appje nodig op zijn gsm of tablet.

Uw voordeel: continuïteit

Want daar draait het om. U wil natuurlijk uw vergaderingen niet annuleren omdat u niet weet hoe u de vertolking ervan moet organiseren. Het is onze taak om daar een mouw aan te passen. Het nadeel? Onze oplossing heeft een hoog rock-‘n-rollgehalte en doet op het eerste gezicht de wenkbrauwen fronsen. Het voordeel? Onze oplossing werkt. Punt uit. Bijzondere tijden vragen bijzondere oplossingen.

Meestal vertel ik klanten en prospecten dat de koffie bij Déesse klaar staat, mochten ze willen overleggen over een samenwerking. Het coronavirus gooit op dat vlak wel danig roet in het eten, maar dan overleggen we gewoon online – zoals we toch gewend aan het raken zijn – en houden we de koffie voor later. Benieuwd hoe Déesse de online simultane vertolking van uw vergaderingen kan aanpakken? Geef me gerust een seintje per mail (sebastien@eloquentia.biz) of telefonisch (0472 76 54 55).

Het bericht Online vergaderen mét simultaantolken: check verscheen eerst op Meertaligheid met het comfort van eentaligheid.