En 2016 aussi, Déesse continue de vous apporter aide et conseil.

Tout le monde participe tôt ou tard à une réunion. Que vous travailliez pour une grande entreprise ou pour une PME, un service public ou une association. Il vous arrive peut-être parfois de devoir organiser une réunion avec des collègues, des clients ou des fournisseurs. Et qui sait, peut-être devez-vous en l’occurrence faire appel à des interprètes ? Il est probable que vous sachiez comment vous y prendre, surtout si vous n’en êtes pas à votre coup d’essai. Mais il se peut aussi que vous n’ayez aucune expérience de l’organisation de réunions et que quelques consignes soient les bienvenues. Sur le net circulent bon nombre de listes qui énumèrent ce que vous devez faire lorsque vous programmez une réunion. Mais à quel moment devez-vous contacter votre agence de traduction (ou mieux : une agence d’interprètes spécialisée comme Déesse) pour préparer la traduction simultanée de votre réunion ? Et quand faut-il que vous réserviez vos interprètes ?

Aussi avons-nous cru bon, au sein de l’agence d’interprètes Déesse, de constituer notre propre check-list, que vous pourrez consulter chaque fois que vous êtes chargé d’organiser une réunion pour laquelle vous devez faire intervenir des interprètes.  Vous trouvez la check-list ici.

Si vous désirez avoir une idée de l’équipement requis avant même de contacter une agence de traduction, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil sur notre Guide de l’équipement des interprètes. À l’aide de quelques questions simples auxquelles il vous suffit de répondre par oui ou par non, vous obtenez une indication quant à la manière de procéder et l’équipement éventuel de votre (vos) interprète(s).

Le pense-bête de l’interprétation vous informe déjà dans une large mesure, mais rien ne remplace bien sûr le conseil ad hoc d’un interprète avisé. Vous hésitez sur la manière d’aborder la traduction simultanée de votre réunion ? Dans ce cas, contactez sans plus attendre l’un des interprètes de l’agence Déesse. Vous trouverez nos coordonnées en bas de la page.

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Salle des Congrès Chambre des Représentants

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Depuis quelques mois, la tendance est aux chroniques et articles intitulés « X manières de … ». J’ai été séduit par l’idée d’appliquer la même formule dans mon blog. Résultat : cinq manières de faire échouer une réunion ou une conférence où des interprètes sont (supposés être) à l’œuvre.

Préparation du contenu

Souvent, les clients qui désirent faire intervenir des interprètes, n’aiment pas trop mettre ceux-ci préalablement au courant du propos de la réunion. Les interprètes n’ont pas besoin de savoir tout à l’avance, mais dans la plupart des cas, une bonne préparation relative au contenu de la réunion est absolument nécessaire. Le vocabulaire dans le cadre d’une conférence sur la musculature du plancher pelvien ou sur la castration des porcs ne s’improvise pas. En outre, vouloir à tout prix garder le secret sur la teneur de la matière qui sera abordée, n’a pas beaucoup de sens. Quand se tiendra la réunion, les interprètes pourront difficilement ne pas entendre et voir l’information tenue pour confidentielle. Cela ne signifie par pour autant qu’ils iront crier sur les toits les « secrets » dont ils auront pris connaissance. En somme, l’organisateur d’un événement qui s’accompagne de prestations d’interprétation a intérêt à faire parvenir aux interprètes le plus possible d’information préalable.

Mauvaise organisation

Tout événement, toute réunion coûte (trop) cher. Les collaborateurs désertent leur travail, il faut payer la restauration des participants, peut-être aussi le lieu où se tient l’assemblée, et bien sûr les interprètes. Le risque pour l’interprétation est que l’organisateur – sous prétexte de limiter les frais – fasse le choix d’utiliser par exemple une valisette (appelée « bidule » dans le jargon des interprètes) pour une conférence nécessitant l’utilisation d’une cabine. La valisette n’est pas le substitut bon marché de la cabine. Les deux équipements sont valables, mais pas dans les mêmes circonstances. Il est possible (et même fort probable) qu’une partie du travail d’interprétation tourne mal en raison d’un mauvais choix de matériel. Un matériel dont l’utilisation a un coût pour l’organisateur, quoi qu’il arrive. Il est préférable, me semble-t-il, de dépenser un peu plus et d’être assuré de la qualité des prestations.

Vous hésitez sur la meilleure option à prendre ? Dans ce cas, consultez notre guide sur l’interprétation ou téléphonez-nous. Nous examinerons ensemble quelle peut être la solution la plus appropriée pour que votre rassemblement multilingue soit une réussite.

Pas de briefing

Briefer les interprètes et les intervenants ne prend pas beaucoup de temps, ne coûte rien, et favorise à coup sûr le bon déroulement de la réunion. Expliquer brièvement aux interprètes « qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi » et faire comprendre aux intervenants qui font une présentation quelles sont les maladresses à éviter pour ne pas compliquer voire rendre impossible le travail des interprètes, demande peu d’effort mais peut avoir un impact considérable sur le confort de l’audience.

Interprétation avec vue

Ne placez pas les interprètes derrière une colonne ou un rideau. Même s’il est vrai qu’une cabine mobile grisâtre n’est pas un modèle de perfection en termes de design, cacher les interprètes, vous fera plus de tort que de bien. Les interprètes qui ne voient pas (bien) leurs conférenciers, traduisent moins bien, point barre. Inversement, les interprètes qui ont une bonne vue sur tout ce qui se passe interprèteront plus facilement et seront surtout plus complets dans leur propos. Le public ne s’en plaindra pas. Si malgré tout vous voulez éviter la présence des interprètes dans la salle où se tient la conférence, vous pouvez opter pour notre système d’interprétation à distance.

Accords pratiques

En lisant ce qui va suivre, vous allez penser que je défonce des portes ouvertes, mais croyez-moi, cela arrive plus souvent que vous ne l’imaginez : il va de soi qu’il importe de réserver les interprètes suffisamment longtemps à l’avance (et pourtant on n’y pense pas toujours lorsqu’on prépare un événement) et de leur communiquer le plus rapidement possible chaque modification d’horaire ou de date. Or chaque année, j’ai plusieurs fois le cas : être contacté un vendredi après-midi par un client qui a besoin d’interprètes pour le lundi, ou arriver sur place une demi-heure à l’avance pour m’entendre dire que la réunion a été annulée la semaine précédente ou qu’elle a été reportée plus tard dans la journée. Cela n’amuse personne, et surtout, cela coûte malheureusement cher au client final.

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